Phần mềm hợp đồng điện tử đang trở thành công cụ không thể thiếu cho doanh nghiệp và cá nhân trong thời đại số. Thay vì mất nhiều thời gian với giấy tờ truyền thống, các giải pháp này cho phép tạo, ký và lưu trữ hợp đồng nhanh chóng, tiện lợi và bảo mật. Trong bài viết này, EasyHRM sẽ review 15+ phần mềm hợp đồng điện tử giá rẻ, dễ dùng, hiệu quả, giúp bạn dễ dàng lựa chọn công cụ phù hợp, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý và hiệu quả công việc.

1. Phần mềm hợp đồng điện tử là gì?

Theo Khoản 16, Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử (HĐĐT) là hợp đồng được lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tức là được tạo ra, gửi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử như phần mềm, email hay nền tảng trực tuyến.

Khác với hợp đồng giấy, HĐĐT cho phép ký bằng chữ ký điện tử, vừa hợp pháp vừa dễ dàng quản lý, lưu trữ và tra cứu mọi lúc, mọi nơi, giúp giao dịch nhanh chóng, an toàn và minh bạch.

Từ đó, phần mềm hợp đồng điện tử được hiểu là công cụ giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình hợp đồng: soạn thảo, ký kết, lưu trữ và quản lý trên nền tảng số.

Bên cạnh đó, phần mềm còn tích hợp nhiều tiện ích như mẫu hợp đồng có sẵn, nhắc hạn, lập phụ lục hay kết nối với dữ liệu nhân sự – kế toán, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

Ví dụ: EasyHRM là một trong những phần mềm hợp đồng điện tử được ưa chuộng hiện nay. Thông qua phần mềm, doanh nghiệp dễ dàng tạo hợp đồng lao động hoặc các hợp đồng kinh tế khác gửi cho nhân viên hoặc đối tác ký bằng chữ ký số. Đồng thời lưu trữ toàn bộ hợp đồng trên hệ thống một cách an toàn và pháp lý.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử là gì?

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử

Sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp ký kết nhanh chóng mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội về thời gian, chi phí, quản lý và bảo mật.

2.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Với phần mềm hợp đồng điện tử, bạn không cần in ấn, gửi bưu điện hay gặp trực tiếp đối tác. Mọi giao dịch và ký kết hợp đồng có thể thực hiện ngay lập tức trên máy tính hoặc điện thoại, giúp rút ngắn thời gian xử lý và giảm chi phí vận hành đáng kể.

2.2. Tăng tính chính xác và minh bạch

Hợp đồng được ký bằng chữ ký điện tử có giá trị pháp lý, đồng thời hệ thống lưu lại toàn bộ quá trình ký kết và chỉnh sửa. Điều này giúp các bên nắm rõ lịch sử giao dịch, giảm nguy cơ sai sót, tranh chấp hoặc gian lận.

2.3. Dễ dàng quản lý và tra cứu

Hợp đồng được lưu trữ trực tuyến, có thể tìm kiếm nhanh chóng theo tên, ngày ký hoặc bên liên quan. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hợp đồng mà không lo thất lạc hay hư hỏng như hợp đồng giấy.

2.4. An toàn và bảo mật cao

Dữ liệu hợp đồng được mã hóa và bảo vệ theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Chỉ những người được ủy quyền mới có quyền truy cập và ký hợp đồng, đảm bảo thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp luôn được bảo vệ.

2.5. Tiện lợi cho mọi thiết bị và mọi nơi

Phần mềm hợp đồng điện tử cho phép ký và quản lý hợp đồng trên máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đối tác ở xa, giúp ký kết mọi lúc, mọi nơi mà vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Phần mềm hợp đồng điện tử mang lại những lợi ích gì?

3. Các tính năng nổi bật của phần mềm hợp đồng điện tử

Phần mềm hợp đồng điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu, được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì những tính năng:

3.1. Soạn thảo và tải lên hợp đồng

Phần mềm hợp đồng điện tử cho phép người dùng tạo hợp đồng trực tuyến ngay trên nền tảng, không cần soạn thảo bằng phần mềm bên ngoài. Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ tải lên các tài liệu có sẵn như PDF, Word hay Excel, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện trong việc chuẩn bị hợp đồng trước khi ký kết.

3.2. Thiết lập quy trình ký kết (Workflow)

Một tính năng quan trọng là thiết lập quy trình ký hợp đồng. Doanh nghiệp có thể xác định vai trò của từng người ký, ví dụ người ký chính, người ký phụ, người phê duyệt hay người nhận bản sao. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép đặt thứ tự ký và chọn vị trí chữ ký trên hợp đồng, đồng thời lựa chọn loại chữ ký phù hợp như chữ ký số, chữ ký điện tử hay chữ ký hình ảnh.

3.3. Ký hợp đồng từ xa

Người dùng có thể ký hợp đồng trên nhiều thiết bị như máy tính, điện thoại hay máy tính bảng mà không cần cài đặt phần mềm phức tạp. Hợp đồng cũng có thể gửi qua email hoặc SMS, giúp đối tác ký trực tiếp mà không cần tài khoản trên nền tảng, thuận tiện cho các giao dịch từ xa.

3.4. Quản lý và lưu trữ hợp đồng

Phần mềm cung cấp lưu trữ hợp đồng tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng trăm hoặc hàng nghìn hợp đồng trong cùng một hệ thống. Người dùng cũng có thể tải xuống bản sao hợp đồng đã ký để lưu trữ hoặc chia sẻ khi cần, đảm bảo hợp đồng luôn được bảo mật và sẵn sàng truy xuất.

3.5. Thông báo và nhắc nhở

Các phần mềm hợp đồng điện tử thường có tính năng gửi thông báo tự động khi hợp đồng cần ký hoặc đã hoàn thành. Đồng thời, hệ thống có thể nhắc nhở định kỳ khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc cần gia hạn, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý và tránh bỏ lỡ các hợp đồng quan trọng.

3.6. Bảo mật và xác thực

Bảo mật là yếu tố quan trọng khi sử dụng hợp đồng điện tử. Phần mềm mã hóa dữ liệu theo các tiêu chuẩn hiện đại để bảo vệ thông tin hợp đồng. Đồng thời, việc xác thực người ký bằng OTP, eKYC hoặc chữ ký số giúp đảm bảo tính xác thực và pháp lý cho mọi giao dịch.

3.7. Báo cáo và phân tích

Cuối cùng, phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về trạng thái hợp đồng, số lượng hợp đồng đã ký, thời gian ký kết và các thông tin liên quan. Tính năng này giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả quy trình ký kết, phát hiện điểm cần cải thiện và tối ưu hóa công việc quản lý hợp đồng.

Những tính năng nổi bật của phần mềm hợp đồng điện tử

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp

Chọn được phần mềm hợp đồng điện tử phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp số hóa quy trình ký kết, quản lý hợp đồng hiệu quả và an toàn tuyệt đối. Những tiêu chí quan trọng sẽ là kim chỉ nam để doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn.

• Tính pháp lý và bảo mật: Phần mềm cần tuân thủ quy định pháp luật, hỗ trợ chữ ký số/chứng thư số và áp dụng công nghệ mã hóa để bảo vệ dữ liệu.
• Tính năng đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp: Nên ưu tiên giải pháp có đầy đủ tính năng từ soạn thảo, ký kết đến quản lý vòng đời hợp đồng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Giúp nhân viên nhanh chóng làm quen, tiết kiệm thời gian đào tạo và triển khai.
• Khả năng mở rộng và tích hợp: Có thể kết nối với các hệ thống CRM, ERP, kế toán… để đồng bộ quy trình làm việc.
• Chi phí hợp lý, có gói dùng thử: Doanh nghiệp nên chọn phần mềm có nhiều gói linh hoạt, kèm bản demo hoặc dùng thử miễn phí trước khi mua.

Tiêu chí để lựa chọn được một phần mềm quản lý hợp đồng điện tử chất lượng

5. Top 15+ phần mềm hợp đồng điện tử uy tín tại Việt Nam

5.1 EasyHRM

EasyHRM là phần mềm quản trị nhân sự tích hợp hợp đồng điện tử, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ vòng đời hợp đồng lao động từ khâu soạn thảo, ký kết, lưu trữ cho đến gia hạn.

Hiện, hơn 5.000+ doanh nghiệp tin dùng giải pháp này nhờ sự tiện lợi, an toàn pháp lý và khả năng đồng bộ dữ liệu toàn diện.

Điểm nổi bật khiến EasyHRM được lựa chọn:

• Quản lý tập trung và minh bạch: Doanh nghiệp dễ dàng tạo, theo dõi và phê duyệt hợp đồng trực tiếp trong hệ thống HRM, đảm bảo quy trình mạch lạc và kiểm soát hiệu quả.
• Thư viện mẫu hợp đồng thông minh: Cung cấp sẵn các mẫu hợp đồng chuẩn, tự động điền thông tin nhân sự, tiết kiệm đáng kể thời gian soạn thảo.
• Ký điện tử hợp pháp, lưu trữ an toàn: Hợp đồng được ký trực tuyến bằng chữ ký số, lưu trữ tập trung, dễ dàng tra cứu theo nhân viên, phòng ban hoặc loại hợp đồng.
• Chủ động trong quản lý hạn hợp đồng: Hệ thống tự động nhắc khi hợp đồng sắp hết hạn, hỗ trợ gia hạn hoặc lập phụ lục nhanh chóng.
• Đồng bộ dữ liệu đa chiều: Liên kết trực tiếp với các phân hệ nhân sự khác như tuyển dụng, chấm công, lương… giúp quản lý chính xác, giảm thiểu sai sót.

Chính nhờ những ưu điểm này, EasyHRM không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành, mà còn xây dựng được một quy trình hợp đồng chuyên nghiệp, minh bạch và an toàn pháp lý tuyệt đối.

Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM

5.2 MISA AMIS WeSign

MISA AMIS WeSign là giải pháp ký số và hợp đồng điện tử phổ biến, nổi bật nhờ tính pháp lý cao và tích hợp với hệ sinh thái AMIS của MISA.

Ưu điểm

• Hỗ trợ nhiều phương thức ký: USB Token, Cloud, OTP.
• Ký đa bên, theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
• Quản lý mẫu, ký hàng loạt, nhắc ký tự động.
• Tích hợp với CRM, ERP, kế toán.
• Dễ sử dụng trên cả web và mobile.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử MISA AMIS WeSign

5.3 C-Contract (CMC TS)

C-Contract do CMC TS phát triển, là nền tảng hợp đồng điện tử “Make in Vietnam” được nhiều tập đoàn lớn và cơ quan nhà nước tin dùng.

Ưu điểm

• Nền tảng hợp đồng điện tử “Make in Vietnam”, được vinh danh Top 10 Make in Vietnam.
• Tích hợp CMC CA Remote Signing; hỗ trợ đa phương thức ký, đa nền tảng.
• Bảo mật: mã hoá trước khi lưu trữ, xác thực danh tính, dấu thời gian.
• Thiết kế theo vai trò & phân quyền dữ liệu; log đầy đủ để đối soát.
• API tích hợp hệ thống nghiệp vụ, triển khai cho DN lớn, cơ quan nhà nước.

Ứng dụng hợp đồng điện tử C-Contract

5.4 VNPT eContract

VNPT eContract là giải pháp ký kết điện tử từ tập đoàn VNPT, phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ lẫn tổ chức lớn.

Ưu điểm

• Ký mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị; hỗ trợ nhiều loại tài liệu phổ biến.
• Luồng duyệt linh hoạt, ký đa bên, theo dõi tiến trình & thông báo tự động.
• Lưu trữ, tra cứu tập trung, đáp ứng quy định pháp lý tại Việt Nam.
• API/SDK tích hợp hệ thống sẵn có của doanh nghiệp.
• Nền tảng ổn định từ nhà cung cấp hạ tầng lớn VNPT.

Dịch vụ hợp đồng điện tử VNPT eContract

5.5 FPT.eContract

FPT.eContract giúp số hóa toàn bộ quy trình hợp đồng, từ khâu tạo lập đến lưu trữ, được FPT phát triển và triển khai rộng rãi.

Ưu điểm

• Số hoá toàn bộ quy trình hợp đồng: tạo – trình duyệt – ký – lưu trữ – tra cứu.
• Hỗ trợ nhiều phương thức ký (token/remote/OTP), ký đa bên, đa thiết bị.
• Bảo mật & tính pháp lý: dấu thời gian, nhật ký giao dịch, chứng cứ số.
• Tích hợp hệ sinh thái FPT & API mở cho CRM/ERP/BI.
• Giao diện thân thiện, triển khai nhanh cho nhiều quy mô doanh nghiệp.

Phần mềm hợp đồng điện tử FPT.eContract

5.6 OnSign (Novaon)

OnSign là giải pháp hợp đồng điện tử thuộc Novaon, được thiết kế để tối ưu quy trình ký kết cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ưu điểm

• Ký hợp đồng điện tử nhanh bằng OTP, chữ ký số USB/Cloud CA.
• Tạo mẫu & luồng duyệt linh hoạt; theo dõi trạng thái ký theo thời gian thực.
• Nhắc nhở tự động, chống bỏ sót; ký trên web & mobile.
• Lưu trữ đám mây, tra cứu theo trường thông tin; xuất báo cáo.
• API kết nối CRM/ERP, hỗ trợ bán hàng từ xa

Ứng dụng ký hợp đồng điện tử OnSign

5.7 EFY-eCONTRACT

EFY-eCONTRACT là phần mềm hợp đồng điện tử tuân thủ đầy đủ quy định pháp lý, được EFY Việt Nam cung cấp.

Ưu điểm

• Đa dạng phương thức ký: USB Token, HSM, Cloud.
• Có tem thời gian, nhật ký giao dịch minh bạch.
• Tích hợp với cổng ký số và các hệ thống nghiệp vụ.
• Lưu trữ an toàn, phân quyền theo vai trò.
• Hỗ trợ nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau.

Phần mềm ký hợp đồng điện tử EFY-eCONTRACT

5.8 MegaDoc (TPA)

MegaDoc là nền tảng số hóa tài liệu và hợp đồng từ TPA, phù hợp cho doanh nghiệp muốn quản lý hồ sơ tập trung.

Ưu điểm

• Tạo – trình duyệt – ký – lưu trữ hợp đồng ngay trên một nền tảng.
• Hỗ trợ ký điện tử, quản lý phiên bản & lịch sử thao tác.
• Lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập; tìm kiếm nhanh.
• Có module số hoá hồ sơ, số hoá quy trình tài liệu doanh nghiệp.
• Phù hợp đơn vị cần quản trị tài liệu & hợp đồng đồng bộ.

Phần mềm hợp đồng điện tử MegaDoc

5.9 MobiFone eContract

MobiFone eContract là dịch vụ ký hợp đồng điện tử do MobiFone cung cấp, linh hoạt trong hình thức ký và dễ dàng tiếp cận.

Ưu điểm

• Ký trên nhiều định dạng (Word/PDF/Excel) và mọi thiết bị (web, mobile app).
• Chỉ cần 1 bên dùng hệ thống, bên còn lại có thể ký mà không cần tài khoản.
• Nhiều hình thức ký: SIM PKI, USB Token, ký ảnh; dữ liệu được mã hoá.
• Tạo luồng trình ký linh hoạt; có API tích hợp hệ thống.
• Lưu trữ trên hệ thống MobiFone; đáp ứng Nghị định 85/2021/NĐ-CP.

Phần mềm hợp đồng điện tử MobiFone

5.10 TENTEN eContract

TENTEN eContract là giải pháp từ TENTEN, hỗ trợ nhiều loại chữ ký số và lưu trữ đám mây.

Ưu điểm

• Hỗ trợ đa nền tảng chữ ký số (USB Token, SimCA, CloudCA, HSM, MySign).
• Ký từ xa, xác thực OTP; phù hợp ký với đối tác ngoài DN.
• Lưu trữ đám mây, quản trị người dùng & phân quyền truy cập.
• API tích hợp với hệ thống bán hàng/kế toán hiện có.
• Nhà cung cấp hạ tầng internet lâu năm, dễ mở rộng.

Ứng dụng ký hợp đồng điện tử Tenten

5.11 iContract

iContract là giải pháp hợp đồng điện tử có giao diện Việt hóa, dễ sử dụng, phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Ưu điểm

• Tạo hợp đồng & luồng duyệt tuỳ biến; ký đa bên, theo dõi tiến trình.
• Hỗ trợ ký OTP và chữ ký số USB Token/Cloud; tem thời gian.
• Quản lý mẫu, nhật ký thao tác; lưu trữ & tra cứu nhanh.
• Có API tích hợp hệ thống; triển khai linh hoạt cho SME đến doanh nghiệp lớn.
• Giao diện Việt hoá, dễ thao tác cho người ký ngoài tổ chức.

Phần mềm hợp đồng điện tử iContract

5.12 FAST e-Contract

FAST e-Contract là phần mềm ký hợp đồng điện tử do FAST phát triển, nổi bật với khả năng tích hợp phần mềm kế toán/ERP.

Ưu điểm

• Nền tảng ký hợp đồng điện tử của FAST, hỗ trợ ký từ xa & đa phương thức.
• Tạo luồng duyệt, nhắc ký tự động; theo dõi trạng thái thời gian thực.
• Lưu trữ tập trung, phân quyền truy cập; quản lý mẫu hợp đồng.
• API tích hợp với phần mềm FAST và hệ thống bên thứ ba.
• Phù hợp DN cần đồng bộ với phần mềm kế toán/ERP.

Phần mềm quản lý hợp đồng điện tử FAST e-Contract

5.13 Hilo-eContract

Hilo-eContract là nền tảng ký hợp đồng điện tử nhẹ, dễ triển khai, có ứng dụng di động để ký nhanh.

Ưu điểm

• Khởi tạo hợp đồng, tự thiết lập luồng xem xét & ký điện tử nhanh.
• Hỗ trợ công nghệ ký số hiện đại, dùng được trên mobile (ứng dụng Android).
• Lưu trữ & tra cứu tài liệu; theo dõi trạng thái ký trên ứng dụng.
• Phù hợp DN cần giải pháp nhẹ, dễ triển khai cho người ký ngoài.
• Kênh hỗ trợ & cổng thông tin dùng thử rõ ràng.

Phần mềm hợp đồng điện tử Hilo-eContract

6. FAQ phần mềm hợp đồng điện tử 

6.1 Hợp đồng điện tử có hợp pháp không?

Có. Theo Khoản 16, Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và được pháp luật công nhận giá trị như hợp đồng giấy.

Ngoài ra, Điều 34 của Luật này cũng khẳng định hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được giao kết bằng phương tiện điện tử. Như vậy, khi đáp ứng điều kiện về chữ ký điện tử và tính toàn vẹn dữ liệu, hợp đồng điện tử hoàn toàn hợp pháp tại Việt Nam.

6.2 Doanh nghiệp nhỏ có cần dùng phần mềm hợp đồng điện tử không?

Hoàn toàn cần. Dù quy mô nhỏ, doanh nghiệp vẫn phải ký nhiều hợp đồng lao động hay hợp đồng hợp tác. Thay vì in ấn, ký tay rồi lưu trữ rườm rà, phần mềm hợp đồng điện tử giúp ký kết nhanh chóng, quản lý gọn gàng và tiết kiệm chi phí.

Quan trọng hơn, phần mềm ký hợp đồng điện tử vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ nên doanh nghiệp nhỏ có thể yên tâm sử dụng. Đây cũng là cách để doanh nghiệp nhỏ làm việc chuyên nghiệp và hiện đại hơn trong mắt đối tác.

6.3 Người ký hợp đồng có cần tài khoản phần mềm không?

Không bắt buộc. Với EasyHRM, người ký có thể đăng nhập tài khoản để ký trực tiếp trên hệ thống hoặc ký qua đường link được gửi qua email/SMS mà không cần tài khoản. Điều này giúp việc ký hợp đồng trở nên linh hoạt, thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp và nhân sự.

6.4 Hợp đồng điện tử có đảm bảo bảo mật không?

Có. Các phần mềm đều dùng công nghệ mã hóa, chứng thư số, SSL và nhật ký truy vết để đảm bảo tính an toàn và toàn vẹn dữ liệu.

6.5 Báo giá phần mềm hợp đồng điện tử có đắt không? 

Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM không hề đắt, chi phí được xây dựng linh hoạt tùy theo quy mô và số lượng nhân sự của doanh nghiệp.

Nhờ vậy, dù là doanh nghiệp nhỏ hay tập đoàn lớn đều có thể dễ dàng triển khai mà không lo tốn kém, đồng thời vẫn tận dụng được đầy đủ các tính năng số hóa hợp đồng hiện đại.o.

7. Kết luận

Trên đây là tổng hợp những phần mềm hợp đồng điện tử uy tín và được nhiều doanh nghiệp tin dùng tại Việt Nam. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp có thể chọn được cho mình giải pháp phù hợp, giúp tối ưu quy trình ký kết, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quản lý hợp đồng.