Cách tính lương OT vào ban đêm, cuối tuần hay lễ Tết thường khiến nhiều doanh nghiệp và người lao động lúng túng. Bài viết này của Phần mềm tính lương EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ cách tính theo quy định, minh bạch và chính xác. Ngoài ra, bạn còn có thể tải ngay mẫu Excel tính lương OT mới nhất để áp dụng thực tế.

1. Lương OT là gì?

1.1 OT là gì?

OT là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Overtime, có nghĩa là làm thêm giờ – tức thời gian người lao động làm việc vượt quá thời gian làm việc bình thường theo quy định (thường là 8 giờ/ngày hoặc 48 giờ/tuần theo Bộ luật Lao động Việt Nam).

Làm thêm giờ có thể diễn ra vào ngày thường, ban đêm, ngày nghỉ hàng tuần hoặc các ngày lễ, Tết, tùy theo yêu cầu công việc và sự thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động.

OT là gì?

1.2 Lương OT là gì?

Lương OT là khoản tiền mà người lao động được nhận khi làm việc ngoài khung giờ làm việc tiêu chuẩn. Đây là khoản thu nhập cộng thêm ngoài lương cơ bản và được tính theo mức lương giờ nhân với hệ số làm thêm giờ theo quy định của pháp luật.

Lương làm thêm giờ thường được tính cao hơn mức lương bình thường để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Mức chi trả sẽ khác nhau tùy vào thời điểm làm thêm (ngày thường, ban đêm, ngày nghỉ, lễ Tết…).

Lương OT là gì?

2. Quy định tính tiền lương làm thêm giờ

Theo Điều 98, Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm thêm giờ sẽ được trả thêm dựa trên mức lương hoặc đơn giá lương hiện tại. Cụ thể:

• Làm thêm vào ngày thường: ít nhất 150% lương giờ.
• Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần: ít nhất 200% lương giờ.
• Làm thêm vào ngày lễ, Tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương: ít nhất 300% lương giờ, chưa kể phần lương ngày lễ, Tết.

3. Cách tính lương OT chuẩn xác theo từng trường hợp (Có ví dụ)

3.1. Công thức chung cách tính OT theo luật

Công thức tính lương làm thêm giờ (OT) theo luật:

Tiền lương OT = Lương giờ thực trả × Hệ số OT × Số giờ/sản phẩm làm thêm

Trong đó:

Lương giờ thực trả = Lương thực nhận / Tổng số giờ làm việc thực tế.

Hệ số OT:

• Ngày thường: tối thiểu 150%
• Ngày nghỉ hằng tuần: tối thiểu 200%
• Ngày lễ, Tết: tối thiểu 300%

3.2. Cách tính lương OT làm ban ngày

3.2.1. Người lao động hưởng lương theo thời gian

Công thức:

• Lương OT = Lương giờ × Hệ số OT × Số giờ làm thêm
• Ngày thường: ít nhất 150%
• Ngày nghỉ hàng tuần: ít nhất 200%
• Ngày lễ, Tết: ít nhất 300% (chưa tính lương ngày lễ/Tết được hưởng nguyên lương)

Ví dụ:

• Anh Minh lương tháng 9.000.000đ, làm 26 ngày, 8 giờ/ngày
• Lương giờ = 9.000.000 ÷ (26×8) = 43.269đ/giờ
• Ngày thường tăng ca 3 giờ → 43.269 × 150% × 3 = 194.712đ

Vậy hôm đó anh Minh được thêm 194.712đ tiền OT.

Cách tính lương tăng ca ban ngày cho lao động hưởng lương theo thời gian

3.2.2. Người lao động hưởng lương theo sản phẩm

Công thức:

• Lương OT = Đơn giá sản phẩm × Hệ số OT × Số sản phẩm làm thêm
• Ngày thường: 150%
• Ngày nghỉ hàng tuần: 200%
• Ngày lễ, Tết: 300%

Ví dụ:

• Chị Lan lương 50.000đ/sản phẩm
• Làm thêm 5 sản phẩm vào ngày nghỉ hàng tuần (200%)
• Lương OT = 50.000 × 200% × 5 = 500.000đ

Vậy chị Lan nhận thêm 500.000đ tiền OT.

Cách tính lương tăng ca vào ban ngày đối với người lao động hưởng lương theo sản phẩm

3.3. Cách tính lương OT ban đêm

3.3.1. Người hưởng lương theo thời gian

Khi làm thêm ban đêm, lương được tính:

Lương OT = (Lương giờ × Hệ số OT + 30% lương giờ + 20% lương giờ) × Số giờ làm thêm ban đêm

3.3.2. Người hưởng lương theo sản phẩm

• Ngày thường: từ 150% đơn giá sản phẩm
• Ngày nghỉ hàng tuần: từ 200%
• Ngày lễ, Tết: từ 300%

Nghĩa là làm thêm ban đêm luôn có thu nhập cao hơn nhiều so với ban ngày.

3.4. Cách tính lương OT Thứ 7, Chủ nhật

• Nếu là ngày nghỉ hằng tuần: OT = Lương giờ × 200% × Số giờ
• Nếu làm ban đêm ngày nghỉ tuần: OT = ít nhất 270% (200% + 30% + 20%)
• Nếu T7/CN vẫn là ngày làm việc bình thường (theo hợp đồng): trả lương như ngày thường, không tính OT

Nếu trùng lễ, Tết:

• Ban ngày: ≥ 300% (cộng lương ngày lễ thành ≥ 400%)
• Ban đêm: ≥ 390% (cộng lương ngày lễ thành ≥ 490%)

3.5. Cách tính lương OT ngày lễ, Tết

3.5.1. Người hưởng lương theo thời gian

Ví dụ:

• Anh Nam lương tháng 12.000.000đ, làm 26 ngày, 8 giờ/ngày
• Lương giờ = 12.000.000 ÷ (26×8) = 57.692đ
• Làm thêm 5 giờ ngày 1/1 (lễ Tết, hệ số 300%)
• Lương OT = 57.692 × 300% × 5 = 865.380đ

Anh Nam nhận thêm 865.380đ.

3.5.2. Người hưởng lương theo sản phẩm

Ví dụ:

• Chị Lan lương 50.000đ/sản phẩm
• Ngày 2/9 (Quốc khánh), làm thêm 15 sản phẩm
• Lương OT = 50.000 × 300% × 15 = 2.250.000đ

Chị Lan được thêm 2.250.000đ.

4. Những lỗi thường gặp khi tính lương OT

Để tính lương làm thêm giờ đúng và tuân thủ quy định, doanh nghiệp cần tránh những sai sót thường gặp sau:

• Thiếu hoặc sai giờ OT: Nhập tay, hệ thống chấm công không đồng bộ khiến giờ làm thêm bị thiếu, gây thiệt cho nhân viên.
• Không có quy trình duyệt OT: Giờ làm thêm không được xác nhận rõ ràng nên dễ bị bỏ sót khi tính lương.
• Áp dụng sai hệ số OT: Nhầm lẫn giữa 150%, 200%, 300% hoặc không phân biệt ngày thường – cuối tuần – lễ Tết.
• Không phân loại ngày chính xác: Lẫn lộn ngày làm việc, ngày nghỉ hay ngày lễ dẫn đến sai cách tính.
• Bỏ sót quy định mới: Không cập nhật kịp luật lao động, quy định về giờ đêm hay hệ số OT.
• Hồ sơ lộn xộn, thiếu minh bạch: Ghi chép thủ công, lưu trữ rời rạc khiến khó kiểm tra, dễ tranh chấp.

Những lỗi phổ biến khi tính lương OT

5. Doanh nghiệp có thể bị phạt gì nếu không trả lương OT đúng luật?

Theo khoản 2 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không trả đủ tiền lương làm thêm giờ cho người lao động sẽ bị xử phạt hành chính như sau:

• Từ 5 – 10 triệu đồng: Vi phạm 1 – 10 lao động.
• Từ 10 – 20 triệu đồng: Vi phạm 11 – 50 lao động.
• Từ 20 – 30 triệu đồng: Vi phạm 51 – 100 lao động.
• Từ 30 – 40 triệu đồng: Vi phạm 101 – 300 lao động.

Lưu ý: Các mức trên áp dụng cho cá nhân. Nếu vi phạm là tổ chức, số tiền phạt sẽ gấp đôi.

Mức phạt doanh nghiệp phải chịu khi trả lương OT không đúng luật

Trách nhiệm bồi thường cho người lao động

Ngoài việc bị xử phạt hành chính, doanh nghiệp vi phạm quy định về trả lương làm thêm giờ (OT) còn phải bồi thường đầy đủ quyền lợi cho người lao động, cụ thể:

• Trả đủ phần lương OT còn thiếu + tiền lãi (tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của ngân hàng thương mại nhà nước tại thời điểm xử phạt).
• Hoàn trả khoản BHXH, BHYT, BHTN chưa nộp cho người lao động + tiền lãi phát sinh (tính theo cùng mức lãi suất nêu trên).

6. EasyHRM – Tự động hóa quản lý lương OT chuẩn xác

Dễ dàng quản lý lương tăng ca bằng phần mềm EasyHRM

EasyHRM là phần mềm quản trị nhân sự toàn diện, nổi bật với khả năng tự động hóa quy trình chấm công, tính lương, bao gồm cả lương làm thêm giờ (OT) giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót:

• Chấm công đa phương thức hiện đại:  Hỗ trợ chấm công qua App di động bằng AI nhận diện khuôn mặt, GPS/Wi-Fi, hoặc kết nối máy chấm công truyền thống. Đảm bảo ghi nhận chính xác giờ công, bao gồm OT ban ngày và ban đêm.
• Tự động tính lương (bao gồm OT): Kết nối dữ liệu chấm công, lịch làm việc, phụ cấp, KPI,… để tự động tính lương đúng với từng ca làm thêm.
• Giao diện trực quan, dễ dàng kiểm soát: Bảng lương và dữ liệu OT được xử lý tự động, thông tin minh bạch giúp cả lãnh đạo và nhân viên dễ theo dõi tình trạng làm việc, số giờ OT và lương thực nhận.
• Tiết kiệm thời gian đến 90%: Theo phản hồi từ thực tế doanh nghiệp, EasyHRM giúp giảm đến 90% thời gian xử lý bảng công và tính lương so với phương pháp thủ công

7. FAQ – Câu hỏi thường gặp về lương OT

7.1 Lương tăng ca có phải đóng BHXH không?

Không. Theo Khoản 2 Điều 30 Thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH, lương làm thêm giờ (tăng ca) không được tính vào tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc, vì đây là khoản thu nhập phát sinh ngoài thời gian làm việc bình thường, không ổn định và chỉ được trả dựa trên số giờ làm thêm thực tế.

Tuy nhiên, các khoản phụ cấp và bổ sung khác nếu mang tính thường xuyên thì vẫn phải tính đóng BHXH. Do đó, doanh nghiệp cần phân loại rõ ràng các khoản thu nhập trong cơ cấu lương để tránh vi phạm quy định.

7.2 OT không lương là gì? Có bị phạt không?

OT không lương là trường hợp người lao động làm thêm giờ ngoài thời gian làm việc bình thường nhưng không được doanh nghiệp trả thêm tiền lương theo quy định của Bộ luật Lao động.

OT không lương là trái luật. Bộ luật Lao động 2019 quy định lương làm thêm giờ phải trả tối thiểu 150% (ngày thường), 200% (ngày nghỉ hằng tuần) và 300% (ngày lễ, tết, ngày nghỉ hưởng lương). Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt 10 – 100 triệu đồng và buộc trả đủ lương kèm lãi chậm trả.

7.3 Lương OT có phải đóng thuế TNCN không? 

Theo Điểm i Khoản 1 Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định, thu nhập từ tiền lương, tiền công làm thêm giờ hoặc làm ban đêm được trả cao hơn so với mức trong Bộ luật Lao động 2019 sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân.

Nói cách khác, chỉ phần chênh lệch giữa lương OT và lương giờ làm việc bình thường mới được miễn thuế.

Ví dụ: Nếu lương giờ bình thường là 40.000 đồng và lương OT ngày thường là 60.000 đồng thì 20.000 đồng/giờ là phần được miễn thuế; phần còn lại 40.000 đồng/giờ vẫn tính vào thu nhập chịu thuế.

7.4 Thời gian OT là gì?

Thời gian OT (Overtime) là khoảng thời gian người lao động làm việc ngoài khung giờ làm việc tiêu chuẩn theo hợp đồng hoặc theo luật lao động. 

8. Kết luận

Nắm vững các quy định và phương pháp tính lương OT là yếu tố quan trọng để cả người lao động và doanh nghiệp đảm bảo quyền lợi, nghĩa vụ của mình. Việc áp dụng đúng không chỉ giúp tránh các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc minh bạch, công bằng và bền vững.