Chấm công bằng mã QR đang trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp nhờ sự tiện lợi, dễ triển khai và cực kỳ minh bạch. Trong bài viết này, Phần mềm nhân sự EasyHRM sẽ cùng bạn tìm hiểu chi tiết về hình thức chấm công bằng mã QR và gợi ý phần mềm hỗ trợ hiệu quả, phù hợp với nhiều mô hình tổ chức.

1. Chấm công bằng mã QR là gì?

1.1 Mã QR là gì?

Mã QR (viết tắt của Quick Response Code) là loại mã vạch hai chiều có khả năng chứa một lượng lớn thông tin như: đường dẫn, mã nhân viên, văn bản…

Người dùng chỉ cần dùng camera điện thoại thông minh hoặc thiết bị quét chuyên dụng để nhận diện mã nhanh chóng.

QR code được sử dụng rộng rãi trong:

  • Thương mại điện tử
  • Thanh toán không tiền mặt
  • Xác thực danh tính
  • Và đặc biệt là quản lý nhân sự

Xem thêm: Chấm công bằng thẻ từ

1.2 Chấm công bằng QR code là gì?

Chấm công bằng mã QR là hình thức nhân viên quét mã QR tại khu vực làm việc hoặc trên thiết bị chấm công để ghi nhận thời gian ra vào.

Hệ thống sẽ tự động lưu dữ liệu vào phần mềm quản lý, đồng bộ với ca làm, vị trí, và các thông tin liên quan. Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm thiểu gian lận, tiết kiệm thời gian, đồng thời phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt, nhiều địa điểm.

Chấm công bằng mã qr code là nhân viên quét mã QR tại khu vực làm việc

Chấm công bằng mã qr code là nhân viên quét mã QR tại khu vực làm việc

2. Lý do hình thức chấm công bằng mã QR được nhiều đơn vị lựa chọn

2.1 Chi phí thấp

Không cần đầu tư máy móc đắt tiền như máy vân tay hay khuôn mặt, doanh nghiệp chỉ cần in mã QR và sử dụng smartphone có camera là đủ. Đây là giải pháp tiết kiệm tối đa chi phí triển khai ban đầu và bảo trì về sau.

2.2 Triển khai siêu nhanh

Hệ thống chấm công bằng qr code có thể triển khai trong vài giờ. Doanh nghiệp dễ dàng thiết lập mã, cài đặt app cho nhân viên và bắt đầu sử dụng ngay mà không cần đào tạo phức tạp hay lắp đặt thiết bị.

2.3 Phù hợp nhiều mô hình

Từ văn phòng, chuỗi cửa hàng, nhà máy đến nhân viên đi công tác, làm từ xa – chấm công QR đáp ứng linh hoạt mọi loại hình tổ chức, kể cả doanh nghiệp có nhân sự phân tán nhiều điểm.

2.4 An toàn, không tiếp xúc

Quét mã QR giúp hạn chế tiếp xúc trực tiếp, đảm bảo an toàn sức khỏe cho nhân viên, đặc biệt hữu ích trong bối cảnh phòng chống dịch bệnh hoặc tại các môi trường cần vệ sinh nghiêm ngặt.

2.5 Dễ mở rộng, kết nối hệ thống

QR code có thể tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự, hệ thống kiểm soát ra vào hoặc ứng dụng di động, giúp mở rộng tính năng, quản lý tập trung và tối ưu vận hành.

2.6 Tích hợp tiện ích HRM

Khi kết hợp với phần mềm HRM như EasyHRM, doanh nghiệp có thể tự động liên kết dữ liệu chấm công với bảng lương, KPI, đơn từ, phê duyệt… Từ đó tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tăng hiệu quả quản trị.

QR code có thể tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự

QR code có thể tích hợp với các phần mềm quản lý nhân sự

3. Những hạn chế ở hình thức chấm công bằng mã QR

Dù mang nhiều lợi ích, hình thức này vẫn tồn tại một số nhược điểm mà doanh nghiệp cần cân nhắc:

3.1 Dễ phát sinh gian lận nếu không kiểm soát tốt

Nếu không kết hợp với công nghệ xác thực như GPS, nhận diện khuôn mặt, chụp ảnh selfie, việc quét mã từ xa hoặc nhờ người khác chấm công hộ hoàn toàn có thể xảy ra.

3.2 Phụ thuộc vào thiết bị cá nhân

Nhân viên phải sở hữu điện thoại thông minh có internet. Điều này gây khó khăn nếu lực lượng lao động là người lớn tuổi, lao động phổ thông hoặc khu vực thiếu kết nối.

3.3 Kém ổn định trong môi trường mạng yếu

Nếu nơi làm việc không có sóng mạnh hoặc WiFi ổn định, việc quét mã có thể gián đoạn, ảnh hưởng đến trải nghiệm và dữ liệu chấm công.

3.4 Không hiển thị trực quan ngay lập tức

Khác với máy vân tay hay máy nhận diện khuôn mặt có thể hiển thị trạng thái ra vào ngay tại chỗ, chấm công QR cần truy cập phần mềm để xem thông tin, đôi khi gây chậm trễ trong giám sát.

4. EasyHRM – Phần mềm chấm công tiện lợi, không gian lận

Quản lý nhân sự không chỉ cần chính xác, mà còn phải linh hoạt và minh bạch. Đó là lý do EasyHRM ra đời, phần mềm quản trị toàn diện được phát triển bởi Softdreams, giúp doanh nghiệp làm chủ toàn bộ quy trình nhân sự một cách nhẹ nhàng, hiệu quả.

Với EasyHRM, việc chấm công trở nên cực kỳ đơn giản nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác tuyệt đối. Nhân viên có thể linh hoạt chấm công bằng khuôn mặt, mã QR, GPS hoặc WiFi, tùy theo mô hình làm việc, từ văn phòng, nhà máy cho tới nhân viên đi thị trường hay làm từ xa.

Điểm đặc biệt khiến EasyHRM khác biệt chính là tính năng chấm công bằng khuôn mặt kết hợp eKYC – xác thực sinh trắc học điện tử. Nhờ đó, tình trạng “chấm công hộ” gần như không thể xảy ra.

Hệ thống sẽ tự động nhận diện khuôn mặt, định vị vị trí và lưu lại thời gian – đảm bảo mỗi lần chấm công là một lần minh bạch, rõ ràng và không thể gian lận.

Không dừng lại ở đó, EasyHRM còn tích hợp đầy đủ các tính năng tính lương, quản lý ca kíp, theo dõi KPI, phê duyệt đơn từ, tất cả đồng bộ trong một nền tảng duy nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý giấy tờ, mà còn giảm tối đa sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

EasyHRM còn có phân hệ tính lương, quản lý ca/kíp, đánh giá KPI,…

EasyHRM còn có phân hệ tính lương, quản lý ca/kíp, đánh giá KPI,…

Trên đây là chia sẻ của EasyHRM về hình thức chấm công bằng mã QR – một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả cho các doanh nghiệp hiện đại. Dù vẫn tồn tại một số hạn chế, nhưng với sự hỗ trợ từ các phần mềm chuyên biệt như EasyHRM, doanh nghiệp có thể khắc phục dễ dàng và tối ưu hóa toàn bộ quy trình chấm công – tính lương. 

Doanh nghiệp của bạn có đang bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa quy trình nhân sự chỉ vì chưa thử EasyHRM?

Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp phù hợp:

Đánh giá bài viết