Chuyển đổi số nhân sự – Bước tiến chiến lược giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả

Đôi nét về thương hiệu Dihafo

Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dihafo là một trong những doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam chuyên sản xuất và xuất khẩu gốm sứ, nội thất kim loại cùng nhiều sản phẩm trang trí nhà cửa, sân vườn chất lượng cao. Với hơn 600 nhân sự và hệ thống nhà xưởng hiện đại, Dihafo không chỉ phục vụ thị trường trong nước mà còn có mặt tại nhiều quốc gia trên thế giới.

Trải qua nhiều năm phát triển, Dihafo đã khẳng định vị thế của mình nhờ vào sự kết hợp giữa nghệ thuật truyền thống và công nghệ sản xuất tiên tiến. Công ty sở hữu quy trình sản xuất khép kín, từ khâu thiết kế, chế tác thủ công, nung sản phẩm, kiểm định chất lượng cho đến đóng gói xuất khẩu. Với sứ mệnh đưa sản phẩm gốm sứ và nội thất kim loại Việt Nam vươn xa, Dihafo luôn đặt ra những tiêu chuẩn nghiêm ngặt trong sản xuất, đảm bảo tính thẩm mỹ, độ bền và thân thiện với môi trường.

Tuy nhiên, để vận hành một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn, Dihafo cũng phải đối mặt với nhiều bài toán trong quản lý nhân sự.

Dihafo không chỉ phục vụ thị trường trong nước mà còn có mặt tại nhiều quốc gia trên thế giới

Những thách thức trong quản lý nhân sự tại Dihafo

Là một doanh nghiệp sản xuất, Dihafo có hệ thống nhân sự đa dạng, bao gồm công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên kho vận, nhân viên hành chính và đội ngũ quản lý. Đặc thù của ngành sản xuất khiến Dihafo gặp không ít thách thức trong việc quản lý ca kíp, theo dõi giờ làm và tính lương cho hàng trăm nhân viên mỗi tháng.

Chấm công thủ công gây sai sót và tốn thời gian

Trước đây, Dihafo sử dụng các phương pháp chấm công truyền thống như máy quẹt thẻ, máy vân tay hoặc chấm công giấy. Tuy nhiên, các phương pháp này gặp phải nhiều hạn chế:

– Gian lận chấm công: Một số nhân viên có thể chấm công hộ nhau, dẫn đến dữ liệu không chính xác.

– Máy chấm công lỗi hoặc mất dữ liệu: Đặc biệt với máy vân tay, công nhân làm việc trong môi trường sản xuất thường xuyên tiếp xúc với bụi, đất sét hoặc kim loại, khiến cảm biến vân tay khó nhận diện, gây gián đoạn trong quá trình chấm công.

– Khó kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực: Phòng nhân sự phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, mất thời gian đối soát và dễ xảy ra sai sót.

Ca kíp luân phiên phức tạp, khó theo dõi

Sản xuất tại Dihafo không diễn ra cố định trong giờ hành chính mà chia thành nhiều ca làm việc khác nhau, bao gồm ca sáng, ca tối và thậm chí là tăng ca đột xuất. Việc xoay ca liên tục khiến quản lý nhân sự gặp khó khăn trong việc sắp xếp lịch làm việc và đảm bảo đủ nhân lực cho từng bộ phận.

Tính lương thủ công dễ sai sót, mất nhiều thời gian

Hàng tháng, bộ phận nhân sự tại Dihafo phải tổng hợp dữ liệu chấm công, tăng ca, nghỉ phép của hơn 600 nhân sự để tính lương. Quá trình này:

Tốn nhiều thời gian do phải nhập liệu và kiểm tra bằng tay. Dễ nhầm lẫn giữa các mức lương, phụ cấp theo ca kíp, giờ làm thêm. Từ đó gây chậm trễ trong việc chi trả lương, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

Khó kiểm soát hiệu suất nhân sự

Với quy mô lớn, việc theo dõi hiệu suất làm việc của từng bộ phận, từng công nhân trở nên khó khăn. Việc không có dữ liệu tổng hợp rõ ràng khiến doanh nghiệp gặp thách thức trong việc đánh giá nhân viên, đề xuất khen thưởng hay cải thiện năng suất lao động.

Với quy mô lớn, việc theo dõi hiệu suất làm việc của từng bộ phận, từng công nhân trở nên khó khăn

Số hoá quản lý nhân sự với EasyHRM

Những bất cập này không chỉ gây áp lực lớn lên bộ phận nhân sự, mà còn ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành của toàn doanh nghiệp. Nhận thấy nhu cầu cấp thiết cần một giải pháp quản lý nhân sự hiện đại, Dihafo đã quyết định hợp tác cùng EasyHRM để tối ưu hóa quy trình chấm công – tính lương – quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

Chấm công tính lương tự động

EasyHRM cung cấp giải pháp chấm công thông minh bằng nhận diện khuôn mặt, GPS và WiFi, giúp theo dõi thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và minh bạch. Hệ thống tự động ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực, loại bỏ tình trạng gian lận chấm công và giảm thiểu sai sót trong việc tổng hợp giờ làm.

Bên cạnh đó, tính năng quản lý ca kíp linh hoạt giúp Dihafo dễ dàng sắp xếp, điều chỉnh lịch làm việc theo nhu cầu sản xuất. Nhân viên có thể theo dõi lịch làm trên ứng dụng, đăng ký ca hoặc xin đổi ca trực tiếp, giúp tối ưu nhân sự và đảm bảo vận hành trơn tru.

Với khả năng tự động tính lương theo công thức có sẵn, EasyHRM giúp bộ phận nhân sự rút ngắn thời gian xử lý bảng lương, hạn chế sai sót và đảm bảo lương thưởng chính xác. Dữ liệu về lương, thưởng, phụ cấp được lưu trữ và quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chi phí nhân sự.

Hợp đồng lao động điện tử 

Với đặc thù lao động phổ thông số lượng lớn, việc quản lý hồ sơ nhân sự tại Dihafo đòi hỏi sự chính xác, nhanh chóng và bảo mật. EasyHRM mang đến giải pháp ký hợp đồng lao động điện tử, giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình tuyển dụng, xác thực thông tin và ký kết hợp đồng mà không cần đến hồ sơ giấy.

Điểm đặc biệt của giải pháp này chính là thiết bị xác thực CCCD kết nối trực tiếp với C06 Bộ Công An, giúp kiểm tra chính xác thông tin cá nhân và đảm bảo tính hợp pháp của giấy tờ.

• Xác thực CCCD gắn chíp thật/giả chỉ trong vài giây.
• So khớp khuôn mặt chụp thực tế với ảnh trên CCCD để xác minh danh tính chính chủ.
• Tích hợp với hệ thống xác thực C06, đảm bảo thông tin nhân sự chính xác tuyệt đối.
• Ký hợp đồng lao động điện tử qua EasyCA, giúp người lao động dễ dàng ký từ xa.
• Tự động lập và ký hàng loạt hợp đồng, tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình quản lý.

Giải pháp này giúp Dihafo thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy, giảm thiểu rủi ro giả mạo, lừa đảo, đồng thời nâng cao tính bảo mật và tối ưu chi phí vận hành. 

Với EasyHRM, doanh nghiệp có thể chuyển đổi số toàn diện quy trình nhân sự, giúp bộ phận HR làm việc hiệu quả hơn, giảm tải áp lực hành chính và tập trung vào phát triển nguồn nhân lực.

Với EasyHRM, doanh nghiệp có thể đồng thời nâng cao tính bảo mật và tối ưu chi phí vận hành

EasyHRM – Phần mềm quản trị nhân sự toàn diện cho doanh nghiệp

Nằm trong hệ sinh thái Softdreams, EasyHRM là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân viên từ chấm công, tính lương, quản lý ca kíp, đến lưu trữ hồ sơ nhân sự. Với tính năng tự động hóa và tích hợp đồng bộ, EasyHRM giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian trong việc xử lý các công việc hành chính nhân sự.

Dễ dàng sử dụng và linh hoạt, EasyHRM phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, những nơi cần giải pháp hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong việc quản lý nhân sự. Phần mềm hỗ trợ báo cáo minh bạch, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và ra quyết định kịp thời, đồng thời tạo ra môi trường làm việc thông minh và tiện lợi.

Liên hệ ngay hotline 0869 425 631 để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí 30 ngày