Ghi công bằng giấy tờ hay Excel giờ đây đã không còn phù hợp, dễ sai, khó tổng hợp, mất thời gian. Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm chấm công để giải quyết những vấn đề trên. Bài viết dưới đây, phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ lý do vì sao nên sử dụng phần mềm chấm công. Đồng thời, gợi ý giải pháp đơn giản, dễ dùng, chi phí hợp lý cho mọi doanh nghiệp.
Vì sao nên sử dụng phần mềm chấm công?
Mục lục
1. Những bất cập khi chấm công thủ công
Chấm công thủ công tuy phổ biến trong nhiều doanh nghiệp nhỏ nhưng lại tiềm ẩn nhiều bất cập, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý nhân sự và tính minh bạch trong công việc. Dưới đây là những hạn chế điển hình:
- Dễ gian lận, “chấm hộ”: Không kiểm soát được việc chấm công hộ, ảnh hưởng đến tính minh bạch và công bằng.
- Tốn thời gian tổng hợp: Nhân sự phải mất nhiều giờ đối chiếu, nhập liệu, dễ sai sót, đặc biệt khi nhân sự đông.
- Dữ liệu rời rạc, dễ sai lương: Không liên kết với phần mềm tính lương, dễ nhầm lẫn khi nhập tay, gây sai lệch thu nhập.
- Không phù hợp với làm việc linh hoạt: Không hỗ trợ làm từ xa, theo ca, linh hoạt giờ giấc – dễ gây rối và thiếu hiệu quả.
Những hạn chế khi chấm công bằng phương pháp thủ công
Đã có hơn 500 doanh nghiệp sử dụng phần mềm chấm công EasyHRM và rút ngắn thời gian xử lý công, lương lên đến 70% mỗi tháng. Dùng thử ngay.
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm chấm công
Việc chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang phần mềm chấm công mang lại nhiều lợi ích rõ rệt:
2.1 Tự động ghi nhận công chuẩn xác, real-time
Với phần mềm chấm công, mọi hoạt động vào, a của nhân viên đều được ghi nhận tức thời, giảm thiểu rủi ro sai sót do ghi tay hoặc quên chấm công. Hệ thống sẽ lưu trữ đầy đủ dữ liệu, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng tra cứu và xử lý khi cần.
2.2 Hạn chế gian lận, minh bạch cho cả nhân viên và quản lý
Các công nghệ tiên tiến như định vị GPS, nhận diện khuôn mặt, hoặc kết nối WiFi nội bộ giúp loại bỏ hoàn toàn tình trạng “chấm công hộ”.
Cả nhân viên và quản lý đều có thể theo dõi dữ liệu minh bạch ngay trên ứng dụng, tạo nên sự tin tưởng và công bằng trong nội bộ.
Chấm công qua ứng dụng giúp minh bạch, rõ ràng
2.3 Tự động đồng bộ dữ liệu với phần mềm tính lương
Phần mềm chấm công thường tích hợp trực tiếp với hệ thống tính lương, đảm bảo dữ liệu đầu vào luôn chính xác. Điều này giúp giảm thiểu sai sót khi tính công, đồng thời tiết kiệm thời gian xử lý bảng lương hàng tháng.
2.4 Dễ dàng quản lý nhân sự từ xa (qua GPS, App điện thoại)
Phù hợp với xu hướng làm việc online và từ xa, phần mềm cho phép nhân viên chấm công tại bất cứ đâu thông qua định vị GPS hoặc App di động. HR cũng dễ dàng theo dõi tình trạng chấm công mà không cần có mặt tại văn phòng.
2.5 Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành nhân sự
Thay vì phải tổng hợp bảng công bằng tay, mất nhiều giờ xử lý và kiểm tra chéo, phần mềm giúp bộ phận nhân sự rút ngắn thời gian làm việc chỉ còn vài phút mỗi ngày. Đồng thời, doanh nghiệp cũng giảm được chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ và đầu tư thiết bị cồng kềnh.
Vì sao nên sử dụng phần mềm chấm công?
3. EasyHRM – Phần mềm chấm công toàn diện, tối ưu cho mọi doanh nghiệp
Bạn đang loay hoay giữa hàng loạt cách chấm công thủ công, tốn kém thời gian và dễ sai sót? EasyHRM chính là phần mềm chấm công giúp doanh nghiệp bạn thoát khỏi rắc rối đó.Không phải lo nhập liệu thủ công, toàn bộ dữ liệu chấm công, nghỉ phép, bảng công đều được xử lý nhanh gọn, chính xác, minh bạch trên một nền tảng duy nhất.
Chấm công linh hoạt, đa phương thức
- Chấm công qua GPS định vị, AI nhận diện khuôn mặt, vân tay, hoặc đơn giản chỉ bằng app trên điện thoại.
- Hỗ trợ check-in/check-out từ xa, phù hợp cho cả văn phòng, công trường…
Kết nối dữ liệu, tự động hóa quy trình nhân sự
- Tự động đồng bộ dữ liệu chấm công sang bảng lương, bảng công, phê duyệt phép.
- Tiết kiệm 80% thời gian xử lý cho bộ phận nhân sự, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
Giao diện thân thiện, ai cũng dùng được
- Thiết kế tối giản, dễ dùng cho cả người không rành công nghệ.
- Không cần cài đặt phức tạp – chỉ cần truy cập trên web hoặc điện thoại là có thể bắt đầu sử dụng.
Tối ưu chi phí – Không cần mua máy chấm công
- EasyHRM hoạt động hoàn toàn trên nền tảng cloud.
- Không cần đầu tư thiết bị phần cứng tốn kém, cực kỳ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phân quyền rõ ràng – Phù hợp với mọi mô hình làm việc
- Phân quyền theo phòng ban, chức vụ, vị trí địa lý.
- Dù bạn quản lý mô hình văn phòng cố định, làm việc linh hoạt hay hybrid, EasyHRM đều hỗ trợ mượt mà.
4. Câu hỏi thường gặp về phần mềm chấm công
4.1 Dùng phần mềm chấm công có cần mua thiết bị không?
Không bắt buộc. EasyHRM cho phép chấm công linh hoạt bằng nhiều hình thức: app điện thoại, trình duyệt web hoặc máy chấm công. Nếu doanh nghiệp đã có thiết bị như máy vân tay, máy chấm công khuôn mặt thì phần mềm vẫn tích hợp mượt mà.
4.2 Có phù hợp với doanh nghiệp dưới 20 người không?
Hoàn toàn phù hợp. EasyHRM được thiết kế để tối ưu cho mọi quy mô doanh nghiệp, từ công ty nhỏ dưới 20 nhân sự đến các tập đoàn lớn.
Với giao diện dễ dùng, quy trình thiết lập đơn giản, chi phí linh hoạt, phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho cả nhân viên và bộ phận nhân sự, kể cả khi bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ tự vận hành.
4.3 Phần mềm có hỗ trợ chấm công từ xa, làm việc online không?
Có. Đây là điểm mạnh nổi bật của EasyHRM. Phần mềm hỗ trợ chấm công online thông qua định vị GPS, rất phù hợp với các mô hình làm việc remote hoặc nhân sự thường xuyên di chuyển. Dù làm việc ở bất kỳ đâu, nhân viên vẫn có thể chấm công đúng giờ, minh bạch, còn quản lý thì dễ dàng theo dõi trên hệ thống thời gian thực.
4.4 Dữ liệu có đảm bảo bảo mật không?
Có. EasyHRM cam kết bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn cao. Tất cả thông tin chấm công, dữ liệu nhân sự được mã hóa và lưu trữ an toàn trên nền tảng điện toán đám mây.
Quyền truy cập được phân quyền rõ ràng, đảm bảo chỉ người có thẩm quyền mới xem và chỉnh sửa dữ liệu. Ngoài ra, hệ thống còn sao lưu định kỳ, giúp tránh mất mát dữ liệu do lỗi kỹ thuật.
4.5 Dùng thử EasyHRM như thế nào?
Bạn có thể dùng thử EasyHRM miễn phí bằng cách truy cập easyhrm.vn và nhấn “Dùng thử miễn phí”.
Điền thông tin đăng ký cơ bản để nhận tài khoản trải nghiệm.
Hệ thống hỗ trợ đầy đủ tính năng: chấm công GPS, quản lý ca, báo cáo tự động,…
5. Kết luận
Trên đây là những lý do giúp bạn hiểu rõ vì sao nên sử dụng phần mềm chấm công trong doanh nghiệp hiện đại. Việc áp dụng công nghệ không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, dễ dàng kiểm soát nhân sự mọi lúc, mọi nơi.
👉 EasyHRM – Được các doanh nghiệp Việt tin tưởng lựa chọn
- Hơn 5.000+ khách hàng đang sử dụng mỗi ngày
- Đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm, hỗ trợ tận tâm
- Cam kết bảo mật toàn bộ dữ liệu nhân sự – tài chính
Trải nghiệm ngay hôm nay để quản lý nhân sự dễ dàng, minh bạch và hiệu quả hơn bao giờ hết!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.
