Trong quá trình làm việc, sẽ có lúc người lao động cần ứng lương trước kỳ trả lương để giải quyết những nhu cầu tài chính đột xuất. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ khi nào được ứng lương, mức được ứng bao nhiêu và quy trình thực hiện ra sao. Bài viết dưới đây Phần mềm tính lương EasyHRM sẽ cung cấp đầy đủ và dễ hiểu nhất về quy định, giới hạn, cách tính, quy trình tạm ứng lương chuẩn luật.

Ứng Lương – Quy Định, Quy Trình Và Người Lao Động Cần Biết

1. Khái niệm về ứng lương

1.1 Ứng lương là gì?

Ứng lương hay còn được gọi là tạm ứng lương. Đây là việc người lao động xin nhận trước một phần tiền lương của mình trước ngày công ty chi trả lương chính thức.

Nói đơn giản, đây là hình thức “vay tạm” tiền lương sắp tới để giải quyết nhu cầu cá nhân cấp bách như chi tiêu, chữa bệnh, hay việc gia đình đột xuất.

Ví dụ: Nếu công ty trả lương vào cuối tháng, nhưng giữa tháng bạn cần tiền gấp, bạn có thể làm đơn xin ứng trước một phần lương — thường là dựa trên số ngày công đã làm đến thời điểm đó.

XEM THÊM: Tổng Hợp Các Mẫu Đơn Xin Tạm Ứng Lương Mới Nhất

1.2 Phân biệt: ứng lương, tạm ứng lương và trả lương trước hạn

Trong thực tế, “ứng lương” và “tạm ứng lương” được hiểu là một, tức là người lao động xin nhận trước một phần tiền lương sắp tới. Tuy nhiên, khái niệm này vẫn khác với “trả lương trước hạn”, dù cùng là việc chi lương sớm.

2. Ý nghĩa của chính sách ứng lương

Chính sách ứng lương không chỉ giúp người lao động giải quyết khó khăn trước mắt mà còn thể hiện sự quan tâm, linh hoạt trong cách quản lý nhân sự của doanh nghiệp.

2.1 Đối với người lao động

Chính sách ứng lương giúp người lao động chủ động hơn trong tài chính và yên tâm làm việc:

• Giảm bớt áp lực tài chính: Hỗ trợ nhân viên xử lý kịp thời các chi phí đột xuất như ốm đau, việc gia đình, hay sinh hoạt cá nhân.
• Tạo cảm giác an tâm và gắn bó: Khi được doanh nghiệp linh hoạt hỗ trợ, người lao động cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng hơn.
• Giữ vững tinh thần làm việc: Khi không còn lo lắng về tài chính, nhân viên dễ tập trung, duy trì hiệu suất và thái độ tích cực hơn.

2.2 Đối với doanh nghiệp

Về phía doanh nghiệp, chính sách ứng lương thể hiện tầm nhìn nhân sự hiện đại và tạo ra nhiều lợi ích lâu dài:

• Thể hiện văn hóa nhân văn, linh hoạt: Doanh nghiệp cho phép ứng lương là doanh nghiệp biết lắng nghe và thấu hiểu nhân viên.
• Tăng sự gắn kết, giữ chân nhân tài: Nhân viên được hỗ trợ đúng lúc sẽ cảm thấy trân trọng, từ đó trung thành và gắn bó hơn.
• Nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng: Chính sách ứng lương minh bạch giúp doanh nghiệp ghi điểm, thu hút ứng viên tốt và xây dựng hình ảnh tích cực trên thị trường lao động.

3. Quyền lợi & nghĩa vụ của người lao động khi ứng lương

Khi thực hiện việc ứng lương (tạm ứng lương), người lao động không chỉ được hưởng một số quyền lợi hợp pháp, mà cũng cần tuân thủ nghĩa vụ nhất định để đảm bảo công bằng và minh bạch giữa hai bên.

3.1 Quyền lợi của người lao động

Người lao động có thể chủ động đề nghị ứng lương trong các trường hợp cần thiết, đồng thời được pháp luật bảo vệ quyền lợi của mình:

• Được quyền xin ứng lương theo Điều 101 Bộ luật Lao động 2019 khi có lý do chính đáng, chẳng hạn như: nhu cầu đột xuất, tạm thời nghỉ phép hoặc hoàn thành một phần công việc.
• Được ứng tối đa một tháng lương, tính theo hợp đồng lao động, nếu hai bên có thỏa thuận.
• Không bị tính lãi hoặc chịu thêm khoản phí nào khi nhận tiền ứng lương.
• Được đảm bảo quyền riêng tư và bảo mật thông tin trong quá trình xin ứng lương, tránh ảnh hưởng đến uy tín hoặc quan hệ nội bộ.
• Không bị phân biệt đối xử hoặc gây khó dễ chỉ vì có yêu cầu ứng lương.

3.2 Nghĩa vụ của người lao động

Song song với quyền lợi, người lao động cần tuân thủ một số nghĩa vụ để việc ứng lương diễn ra minh bạch và đúng quy định:

• Làm đơn hoặc đề nghị bằng văn bản, nêu rõ lý do, số tiền muốn ứng và thời điểm hoàn trả (nếu có).
• Chỉ được ứng trong phạm vi cho phép, không vượt quá mức doanh nghiệp và pháp luật quy định.
• Sử dụng khoản tiền ứng lương đúng mục đích cá nhân, tránh lạm dụng hoặc xin nhiều lần không cần thiết.
• Chấp hành việc trừ vào kỳ lương sau, theo đúng thỏa thuận đã ký hoặc phê duyệt từ bộ phận nhân sự/kế toán.
• Giữ tinh thần trách nhiệm và trung thực, vì việc ứng lương là sự tin tưởng giữa người lao động và doanh nghiệp.

3. Quy định pháp luật về tạm ứng lương

3.1. Khi nào người lao động được ứng lương

Căn cứ Điều 97, 101, 113, 128 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 114 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, người lao động có quyền được tạm ứng tiền lương trong một số trường hợp nhất định:

• Người lao động và người sử dụng lao động có thỏa thuận về việc tạm ứng lương.
• Người lao động làm việc theo sản phẩm hoặc khoán dài hạn, có khối lượng công việc phải thực hiện trong nhiều tháng.
• Người lao động nghỉ hằng năm (nghỉ phép) theo quy định của pháp luật.
• Người lao động tạm nghỉ để thực hiện nghĩa vụ công dân từ 01 tuần trở lên.
• Người lao động bị tạm đình chỉ công việc theo quyết định của doanh nghiệp.
• Người lao động đang trong quá trình giải quyết tranh chấp lao động, được Tòa án yêu cầu doanh nghiệp tạm ứng lương hoặc khoản tương ứng để bảo đảm đời sống.

3.2. Giới hạn số tiền được ứng lương

Pháp luật không quy định cứng về mức tối đa được ứng. Thông thường, mức ứng sẽ do người lao động và doanh nghiệp thỏa thuận, nhưng đa phần chỉ dao động từ 30% – 50% tiền lương tháng hiện tại.

• Ứng theo thỏa thuận: Hai bên tự thống nhất mức tạm ứng, nhưng thường không vượt quá phần lương của những ngày đã làm việc và không được tính lãi.
• Ứng khi nghỉ để thực hiện nghĩa vụ công dân: Người lao động chỉ được tạm ứng tối đa 01 tháng lương theo hợp đồng.
• Ứng khi bị tạm đình chỉ công việc: Được tạm ứng 50% tiền lương trong thời gian bị đình chỉ.
• Các trường hợp khác: Mức tạm ứng sẽ căn cứ vào quy định của doanh nghiệp hoặc quyết định của Tòa án, bảo đảm người lao động có đủ chi phí sinh hoạt tạm thời.

3.3. Số lần được ứng lương (tháng/năm)

Pháp luật không giới hạn cụ thể số lần người lao động được tạm ứng lương, tuy nhiên việc ứng phải tuân theo nguyên tắc sau:

• Theo thỏa thuận: Người lao động có thể đề nghị tạm ứng nhiều lần nếu có lý do chính đáng và được người sử dụng lao động đồng ý.
• Theo quy định bắt buộc (như nghỉ phép năm, tạm đình chỉ, làm nghĩa vụ công dân, làm việc theo khoán): mỗi trường hợp chỉ được ứng một lần tương ứng với đợt phát sinh quyền lợi đó.

Doanh nghiệp có thể quy định thêm nội bộ về số lần, thời điểm, hoặc điều kiện ứng lương để đảm bảo quản lý tài chính, miễn không trái quy định pháp luật và thỏa ước lao động.

3.4. Không ứng lương cho nhân viên có bị phạt không?

Doanh nghiệp không tạm ứng lương cho nhân viên bị tạm đình chỉ không chỉ vi phạm quyền lợi người lao động mà còn đối mặt với mức phạt tiền khá cao, tùy vào số lượng người bị ảnh hưởng.

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP mức phạt trong trường hợp này như sau:

• Từ 5 – 10 triệu đồng: nếu vi phạm từ 01 đến 10 người lao động.
• Từ 10 – 20 triệu đồng: nếu vi phạm từ 11 đến 50 người lao động.
• Từ 20 – 30 triệu đồng: nếu vi phạm từ 51 đến 100 người lao động.
• Từ 30 – 40 triệu đồng: nếu vi phạm từ 101 đến 300 người lao động.
• Từ 40 – 50 triệu đồng: nếu vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Lưu ý:

• Mức phạt trên áp dụng cho cá nhân vi phạm.
• Nếu hành vi vi phạm do tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện, thì mức phạt sẽ gấp đôi, tối đa lên đến 100 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Quy định pháp luật về tạm ứng lương

4. Cách tính & quy trình tạm ứng lương

4.1. Cách tính số tiền ứng lương phù hợp

Pháp luật không quy định cứng một công thức cụ thể để tính tiền tạm ứng lương. Tuy nhiên, doanh nghiệp và người lao động có thể xác định mức ứng phù hợp dựa trên thời gian làm việc, hình thức trả lương và lý do ứng lương.

Tùy từng trường hợp cụ thể, số tiền được tạm ứng sẽ khác nhau. Người lao động và doanh nghiệp có thể tham khảo các cách tính sau:

Ứng lương theo thỏa thuận

• Hai bên tự thống nhất mức tạm ứng, thường dựa trên số ngày đã làm việc trong kỳ lương.
• Công thức: Tiền ứng = (Lương tháng / Số ngày công trong tháng) × Số ngày đã làm việc

Ví dụ:

• Lương tháng 10 triệu, tháng có 26 công, đã làm 15 công.
• Lương ứng = 10.000.000 / 26 × 15 = 5.769.000 đồng

Ứng lương khi nghỉ làm để thực hiện nghĩa vụ công dân

• Người lao động được tạm ứng tương ứng với số ngày nghỉ, nhưng không vượt quá 01 tháng lương.
• Công thức: Tiền ứng = (Lương tháng / Số ngày công trong tháng) × Số ngày nghỉ.

Ví dụ:

• Lương 12 triệu, nghỉ 10 ngày
• Lương ứng: 12.000.000 / 26 × 10 = 4.615.000 đồng

Ứng lương khi bị tạm đình chỉ công việc

• Doanh nghiệp phải tạm ứng 50% tiền lương theo hợp đồng trong thời gian bị đình chỉ.
• Công thức: Tiền ứng = 50% × Lương theo hợp đồng

Ví dụ:

• Lương hợp đồng 14 triệu.
• Lương ứng = 50% × 14.000.000 = 7.000.000 đồng

Ứng lương khi làm việc theo sản phẩm hoặc khoán dài hạn

• Được tạm ứng dựa trên tỷ lệ công việc đã hoàn thành.
• Công thức: Tiền ứng = (Giá trị hợp đồng × Tỷ lệ công việc hoàn thành)

Ví dụ:

• Giá trị hợp đồng 100 triệu, đã hoàn thành 40%
• Lương ứng = 100.000.000 × 40% = 40.000.000 đồng

4.2. Quy trình đăng ký tạm ứng lương

Để được xét duyệt tạm ứng lương, người lao động cần thực hiện đúng quy trình mà doanh nghiệp quy định. Thông thường, quá trình này gồm 3 bước cơ bản sau:

• Nộp đơn/email: Người lao động gửi đơn đề nghị ứng lương hoặc email nêu rõ số tiền, lý do và thời điểm nhận.
• Xét duyệt bởi quản lý/HR: Quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự sẽ xem xét tính hợp lý và đối chiếu với quy định công ty.
• Kế toán thực hiện chi trả: Sau khi phê duyệt, kế toán sẽ lập phiếu chi và thực hiện thanh toán cho người lao động.

4.3. Thời gian xử lý & hình thức chi trả

Sau khi hồ sơ tạm ứng được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ tiến hành giải ngân theo thời gian và hình thức phù hợp. Cụ thể:

• Thời gian xử lý: Thường từ 1 – 3 ngày làm việc sau khi đơn được duyệt, tùy vào quy trình từng doanh nghiệp.
• Hình thức chi trả: Có thể bằng tiền mặt tại phòng kế toán hoặc chuyển khoản ngân hàng, tùy chính sách công ty và thỏa thuận với người lao động.

5. Hồ sơ & giấy tờ cần thiết khi tạm ứng

5.1. Khi cá nhân yêu cầu ứng lương

Người lao động khi đề nghị ứng lương cần chuẩn bị:

• Đơn xin tạm ứng lương: Ghi rõ số tiền, lý do và thời điểm nhận.
• Giấy tờ chứng minh lý do (nếu có): Ví dụ giấy nhập viện, giấy báo học phí, hoặc các tài liệu liên quan để tăng tính thuyết phục (trường hợp cần ứng vì lý do đặc biệt).

5.2. Khi doanh nghiệp thực hiện tạm ứng

• Doanh nghiệp cần có hồ sơ để đảm bảo tính minh bạch và quản lý tài chính:
• Phiếu chi/phiếu thu: Ghi nhận số tiền đã tạm ứng cho nhân viên.
• Bảng theo dõi tạm ứng: Lưu lại toàn bộ danh sách nhân viên được tạm ứng, số tiền, thời gian và tình trạng hoàn trả.
• Biên bản đối chiếu khi trừ lương kỳ sau: Làm căn cứ khấu trừ chính xác vào lương thực nhận của nhân viên.

Quy trình tạm ứng lương

6. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

6.1. Tạm ứng lương có bị tính lãi suất không?

Không. Theo quy định, việc tạm ứng lương chỉ là hình thức trả trước một phần thu nhập của người lao động. Doanh nghiệp không được phép tính lãi suất khi nhân viên yêu cầu ứng lương.

6.2. Doanh nghiệp được từ chối ứng lương trong trường hợp nào? 

Mặc dù người lao động có quyền đề nghị ứng lương, doanh nghiệp vẫn có quyền từ chối nếu rơi vào một trong các trường hợp sau:

• Người lao động chưa làm việc đủ thời gian theo quy định hoặc mới thử việc, chưa phát sinh tiền lương thực tế.
• Khoản tiền đề nghị vượt quá mức cho phép, chẳng hạn vượt quá 01 tháng lương theo hợp đồng hoặc vượt quá công đã làm.
• Doanh nghiệp đang gặp khó khăn về dòng tiền, không thể đáp ứng yêu cầu ứng lương trong thời điểm đó.
• Người lao động từng vi phạm quy định tài chính, có lịch sử ứng lương nhiều lần mà không tuân thủ thỏa thuận hoàn trả.
• Không có lý do chính đáng hoặc hồ sơ đề nghị không hợp lệ, chẳng hạn không có đơn, thiếu xác nhận của quản lý trực tiếp.

6.3. Người lao động có thể ứng lương nhiều lần không?

Có thể. Tuy nhiên, số lần và số tiền tạm ứng sẽ phụ thuộc vào nội quy lao động hoặc thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Doanh nghiệp có quyền giới hạn số lần ứng lương để đảm bảo hoạt động tài chính ổn định.

Ứng lương là một quyền lợi chính đáng của người lao động, đồng thời cũng là chính sách thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp với nhân viên. Việc hiểu rõ quy định, quy trình và nghĩa vụ khi tạm ứng lương giúp cả hai bên tránh được tranh chấp, đồng thời xây dựng môi trường làm việc minh bạch, nhân văn.

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.