Trong môi trường làm việc, lương thưởng là vấn đề luôn được người lao động quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể phải ban hành quyết định giảm lương. Đây là một văn bản mang tính pháp lý, có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động. Vậy “quyết định giảm lương” là gì, khi nào doanh nghiệp được phép áp dụng và mẫu chuẩn mới nhất cần có những gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây cùng Phần mềm quản lý nhân sự tiền lương EasyHRM. 

Mẫu Quyết Định Giảm Lương Chuẩn, Đúng Quy Định Mới Nhất

1. Quyết định giảm lương là gì?

Quyết định giảm lương là văn bản do người sử dụng lao động ban hành nhằm điều chỉnh mức lương của nhân viên xuống thấp hơn so với thỏa thuận trước đó.

Văn bản này phải được lập đúng quy định pháp luật, có căn cứ rõ ràng, minh bạch về lý do giảm lương và phải thông báo đến người lao động.

Mục đích của quyết định này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như: người lao động vi phạm kỷ luật, không hoàn thành công việc, hoặc doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính.

2. Doanh nghiệp có được giảm lương người lao động không?

Thông thường, doanh nghiệp không được tự ý giảm lương của người lao động. Mức lương đã được ghi rõ trong hợp đồng lao động, vì vậy chỉ khi hai bên cùng đồng ý thì mới được thay đổi. Nếu công ty tự ý cắt giảm mà không có sự thỏa thuận, việc này bị xem là vi phạm quy định về tiền lương.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp có thể xem xét điều chỉnh mức lương, miễn là có lý do chính đáng và được người lao động đồng thuận bằng văn bản (qua phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới).

Nếu doanh nghiệp tự ý giảm lương mà không có lý do chính đáng và không có sự đồng thuận từ phía người lao động thì sẽ bị coi là vi phạm pháp luật, có thể bị xử phạt hành chính và buộc trả đủ tiền lương theo hợp đồng.

Doanh nghiệp không được tự ý giảm lương NLĐ

3. Khi nào nên ban hành quyết định giảm lương

Việc giảm lương là một biện pháp quản lý tài chính nhạy cảm, có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi và tinh thần của người lao động. Do đó, doanh nghiệp chỉ nên thực hiện khi thật sự cần thiết, có căn cứ rõ ràng và tuân thủ đúng quy định pháp luật:

3.1 Khó khăn tài chính hoặc sụt giảm doanh thu

Khi tình hình tài chính trở nên bất ổn, doanh thu sụt giảm nghiêm trọng hoặc chi phí duy trì hoạt động vượt quá khả năng chi trả, doanh nghiệp buộc phải tìm cách tối ưu chi phí để duy trì hoạt động.

• Giảm lương tạm thời có thể được xem như giải pháp “cứu cánh” giúp doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn mà không phải cắt giảm nhân sự.
• Tuy nhiên, quyết định này cần được thông báo minh bạch, có sự bàn bạc, đồng thuận của người lao động và đảm bảo không vi phạm các quy định pháp luật hiện hành.

3.2 Tái cơ cấu tổ chức, thay đổi vị trí công việc

Trong quá trình sắp xếp lại bộ máy hoặc hợp nhất phòng ban, việc điều chỉnh nhân sự là điều khó tránh. Khi một nhân viên được điều chuyển sang vị trí có trách nhiệm hoặc khối lượng công việc thấp hơn trước, mức lương cũng cần được điều chỉnh tương ứng.

• Doanh nghiệp phải thông báo rõ ràng lý do và mức điều chỉnh cụ thể.
• Việc giảm lương cần có văn bản thỏa thuận giữa hai bên để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp.

3.3 Hiệu suất làm việc không đạt yêu cầu

Trường hợp người lao động thường xuyên không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm nội quy hoặc có năng suất thấp hơn mức tiêu chuẩn, doanh nghiệp có thể xem xét giảm lương như một biện pháp kỷ luật mềm.

• Việc này cần căn cứ trên quy chế đánh giá hiệu quả công việc, không được tùy tiện hoặc cảm tính.
• Mục tiêu không phải là trừng phạt, mà nhằm tạo động lực để nhân viên cải thiện năng lực và thái độ làm việc.

3.4 Thay đổi điều kiện sản xuất, kinh doanh

Biến động thị trường, thay đổi mô hình hoạt động hoặc thu hẹp quy mô sản xuất có thể khiến khối lượng công việc giảm xuống. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh lương theo thực tế công việc.

• Tuy nhiên, mức lương sau điều chỉnh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định của Nhà nước.
• Việc thay đổi cần được thực hiện có kế hoạch, minh bạch và thông qua thông báo chính thức.

3.5 Thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên

Không ít trường hợp, người lao động tự nguyện chấp thuận giảm lương để phù hợp với tình hình mới của công ty hoặc thay đổi trong chính sách nội bộ.

• Việc này chỉ hợp pháp khi có sự đồng thuận bằng văn bản, đảm bảo người lao động hiểu rõ quyền lợi của mình.
• Đây là hình thức điều chỉnh linh hoạt, thể hiện tinh thần hợp tác và chia sẻ khó khăn giữa doanh nghiệp và người lao động.

Có những tình huống mà việc giảm lương không nên được áp dụng, bởi nó có thể làm giảm tinh thần làm việc, gây mất lòng tin và ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp.

Các trường hợp doanh nghiệp có thể làm quyết định giảm lương

4. Những trường hợp không nên giảm lương

Giảm lương là biện pháp nhạy cảm, ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần và niềm tin của người lao động. Doanh nghiệp chỉ nên áp dụng khi thật sự cần thiết; trong những trường hợp dưới đây, không nên giảm lương để tránh rủi ro và phản ứng tiêu cực.

4.1 Nhân viên có hiệu suất làm việc cao

Với những cá nhân đạt thành tích tốt và đóng góp tích cực, việc giảm lương dễ tạo cảm giác bất công và làm giảm động lực.

• Nên tạm hoãn tăng lương thay vì cắt giảm.
• Giữ ổn định thu nhập để duy trì niềm tin và tinh thần gắn bó.

4.2 Nhân viên có chuyên môn hoặc kỹ năng đặc biệt

Giảm lương nhân viên giỏi có thể khiến họ rời bỏ tổ chức, gây thiếu hụt nhân lực chất lượng cao.

• Nên tìm giải pháp khác như hoãn chi thưởng hoặc chia lương theo giai đoạn.
• Tránh làm mất nhân tài trong giai đoạn cạnh tranh nhân sự.

4.3 Khi thiếu căn cứ rõ ràng hoặc dễ gây tranh cãi

Quyết định giảm lương mà không có lý do cụ thể, minh chứng rõ ràng sẽ làm phát sinh mâu thuẫn nội bộ.

• Cần đánh giá minh bạch, thông báo rõ ràng.
• Mọi điều chỉnh phải có văn bản và căn cứ hợp lý.

4.4 Khi có nguy cơ vi phạm pháp luật lao động

Doanh nghiệp không được tự ý giảm lương nếu không có sự đồng thuận của người lao động.

• Vi phạm có thể bị xử phạt hoặc kiện tụng.
• Nên tham khảo ý kiến pháp lý trước khi ra quyết định.

4.5 Khi thị trường lao động cạnh tranh gay gắt

Trong thời điểm khó giữ nhân sự, giảm lương có thể khiến nhân viên rời bỏ công ty.

• Ưu tiên biện pháp tiết giảm chi phí khác.
• Duy trì chính sách lương ổn định để giữ chân người giỏi.

5. Mẫu quyết định giảm lương người lao động

Để giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc triển khai và soạn thảo, dưới đây là mẫu quyết định giảm lương được xây dựng theo đúng quy định pháp luật, bố cục rõ ràng và dễ sử dụng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo, tải về và điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tế của mình, đảm bảo vừa tuân thủ pháp luật vừa minh bạch với người lao động.

⇒ Tải ngay Mẫu Quyết định giảm lương mới nhất

6. Những lưu ý khi ban hành quyết định giảm lương

Ban hành quyết định giảm lương là bước nhạy cảm, cần được thực hiện đúng quy định, minh bạch và có sự thống nhất giữa các bên. Nếu làm không khéo, doanh nghiệp có thể vướng rủi ro pháp lý hoặc gây mất tinh thần trong đội ngũ nhân viên. Dưới đây là những điểm quan trọng cần lưu ý:

6.1 Có căn cứ rõ ràng và minh chứng cụ thể

Việc giảm lương phải dựa trên tình hình thực tế và lý do hợp pháp, chẳng hạn khó khăn tài chính, tái cơ cấu tổ chức, hoặc thỏa thuận song phương.

• Không ra quyết định theo cảm tính hoặc đơn phương.
• Cần có tài liệu, số liệu hoặc biên bản làm căn cứ giải trình khi cần.

6.2 Trao đổi, thống nhất với người lao động trước khi áp dụng

Trước khi ban hành, doanh nghiệp nên thông báo và thương lượng trực tiếp với người lao động để đạt sự đồng thuận.

• Trình bày rõ lý do, thời gian áp dụng, mức giảm cụ thể.
• Khuyến khích người lao động phản hồi để cùng thống nhất phương án.

6.3 Đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng

Dù giảm lương, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ quy định về mức lương tối thiểu vùng theo Nghị định của Chính phủ.

• Mức lương sau điều chỉnh không được thấp hơn quy định pháp luật.
• Vi phạm có thể bị xử phạt hành chính và buộc trả đủ phần chênh lệch cho người lao động.

6.4 Ban hành văn bản chính thức và gửi đến các bên liên quan

Quyết định giảm lương phải được lập thành văn bản để có giá trị pháp lý và làm căn cứ đối chiếu sau này.

• Nội dung cần ghi rõ: họ tên người lao động, lý do, mức giảm, thời điểm áp dụng và thời hạn hiệu lực.
• Gửi bản chính cho người lao động, đồng thời lưu hồ sơ tại phòng nhân sự.

6.5 Thực hiện truyền thông nội bộ khéo léo, minh bạch

Thông tin giảm lương cần được truyền thông tinh tế và đồng bộ, tránh gây hiểu lầm hoặc lan truyền tiêu cực trong tổ chức.

• Giải thích rõ mục tiêu và lợi ích dài hạn của quyết định.
• Thể hiện tinh thần chia sẻ, cùng vượt khó giữa doanh nghiệp và người lao động.

6.6 Theo dõi, đánh giá tác động sau khi áp dụng

• Sau khi ban hành, cần đánh giá phản ứng và hiệu quả thực tế để điều chỉnh kịp thời.
• Ghi nhận ý kiến người lao động và kết quả hoạt động sau khi giảm lương.
• Nếu tình hình cải thiện, nên xem xét phục hồi mức lương cũ hoặc có chính sách hỗ trợ bù đắp.

Việc giảm lương người lao động là vấn đề nhạy cảm, dễ phát sinh mâu thuẫn nếu không được thực hiện minh bạch và đúng luật. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng, có sự thỏa thuận rõ ràng, đồng thời chuẩn bị quyết định giảm lương đầy đủ thông tin để đảm bảo tính hợp pháp. Một mẫu quyết định chuẩn sẽ giúp quá trình này diễn ra chuyên nghiệp, hạn chế rủi ro và giữ được sự tin tưởng của nhân viên.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.