Tổng hợp Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi thông tin [Có Link Tải]

Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi thông tin là tài liệu HR cần dùng ngay khi có thay đổi về chức danh, lương, phòng ban, thông tin người lao động hoặc doanh nghiệp. Nếu làm sai hoặc thiếu phụ lục, hồ sơ lao động rất dễ “dính lỗi” khi rà soát, thanh tra. Bài viết này Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM đã tổng hợp mẫu phụ lục chuẩn cho HR, dễ áp dụng, có link tải nhanh để dùng ngay khi cần.

Tổng hợp Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi thông tin [Có Link Tải]

1. Khi nào cần thay đổi thông tin trong phụ lục hợp đồng?

Việc thay đổi thông tin trong hợp đồng được thực hiện khi có sự thay đổi về các yếu tố pháp lý hoặc hành chính có thể ảnh hưởng đến hiệu lực hoặc quyền, nghĩa vụ của các bên. Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Thay đổi tên công ty/doanh nghiệp: Khi doanh nghiệp đổi tên, các hợp đồng cũ cần được cập nhật để đảm bảo thông tin trùng khớp với đăng ký kinh doanh mới.
• Thay đổi địa chỉ trụ sở, văn phòng: Địa chỉ là yếu tố quan trọng trong việc xác định thẩm quyền pháp lý và liên lạc giữa các bên, vì vậy phải được chỉnh sửa kịp thời.
• Thay đổi mã số thuế hoặc thông tin liên hệ: Các thông tin này ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai và thanh toán, nên cần cập nhật để đảm bảo tính chính xác trong giao dịch.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Đây là trường hợp bắt buộc phải lập phụ lục hoặc hợp đồng điều chỉnh, nhằm xác định rõ người có quyền ký kết và chịu trách nhiệm pháp lý.

Các trường hợp cần thay đổi thông tin hợp đồng

2. Quy định pháp luật về phụ lục thay đổi thông tin

2.1. Hiệu lực pháp lý

Theo quy định tại Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 24 Nghị định 05/2015/NĐ-CP, phụ lục hợp đồng là một phần không tách rời của hợp đồng chính, có giá trị pháp lý tương đương.

Khi các bên ký phụ lục để thay đổi thông tin, những nội dung được điều chỉnh trong phụ lục sẽ có hiệu lực kể từ ngày hai bên ký hoặc theo thời điểm được ghi rõ trong phụ lục.

2.2. Nội dung bắt buộc cần có

Một phụ lục thay đổi thông tin hợp đồng cần bao gồm:

• Thông tin hợp đồng gốc (số, ngày ký, các bên tham gia).
• Nội dung thay đổi cụ thể: ví dụ thay đổi tên công ty, địa chỉ, người đại diện, mã số thuế…
• Lý do thay đổi (nếu cần).
• Cam kết của các bên về việc các điều khoản còn lại trong hợp đồng gốc vẫn giữ nguyên hiệu lực.
• Thời điểm hiệu lực và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền.

2.3. Số lần ký phụ lục

Pháp luật không giới hạn số lần ký phụ lục thay đổi thông tin, miễn là việc điều chỉnh không làm thay đổi bản chất hoặc mục đích của hợp đồng gốc.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính rõ ràng và dễ quản lý hồ sơ, doanh nghiệp nên tổng hợp các thay đổi nhỏ trong cùng một phụ lục nếu phát sinh gần thời điểm nhau.

3. Quy trình lập và ký phụ lục thay đổi thông tin hợp đồng

3.1. Thông báo thay đổi

Trước khi tiến hành điều chỉnh, bên có thông tin thay đổi (thường là doanh nghiệp) cần gửi thông báo chính thức cho bên còn lại. Thông báo nên nêu rõ nội dung thay đổi, lý do và thời điểm dự kiến áp dụng để đối tác chủ động rà soát, tránh phát sinh tranh chấp sau này.

3.2. Soạn thảo phụ lục

Sau khi thống nhất về việc cần điều chỉnh, doanh nghiệp soạn thảo phụ lục hợp đồng dựa trên nội dung của hợp đồng gốc. Phụ lục cần thể hiện rõ: phần thông tin thay đổi, hiệu lực của phụ lục, cam kết duy trì hiệu lực các điều khoản khác và phần chữ ký của các bên.

Quy trình lập và ký phụ lục thay đổi thông tin hợp đồng

3.3. Trao đổi – thống nhất

Hai bên nên trao đổi kỹ lưỡng để bảo đảm phụ lục phản ánh chính xác thỏa thuận. Trong trường hợp thay đổi liên quan đến người đại diện pháp luật hoặc quyền, nghĩa vụ của các bên, cần xem xét thêm ý kiến của bộ phận pháp lý để tránh sai sót.

3.4. Ký kết phụ lục

Khi nội dung đã thống nhất, các bên ký xác nhận phụ lục hợp đồng. Hình thức ký có thể là trực tiếp (bản giấy) hoặc ký điện tử nếu hai bên có sử dụng hệ thống hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận. Mỗi bên nên giữ tối thiểu một bản để lưu hồ sơ.

3.5. Lưu trữ và áp dụng

Sau khi ký, phụ lục cần được lưu trữ cùng hợp đồng gốc trong hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Phụ lục có hiệu lực thi hành theo thời điểm đã ghi, và là căn cứ để các bên thực hiện các nghĩa vụ, giao dịch phát sinh sau đó.

4. Mẫu hợp đồng thay đổi thông tin [Có link tải]

Để giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc cập nhật thông tin pháp lý, dưới đây là mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi thông tin được trình bày đúng chuẩn, dễ chỉnh sửa và có thể áp dụng cho nhiều loại hợp đồng khác nhau. Doanh nghiệp chỉ cần tải về, điền thông tin cần thiết và rà soát lại trước khi ký kết để đảm bảo tính pháp lý và thống nhất giữa các bên.

Mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi thông tin

⇒ Tải ngay: [EasyHRM] Mẫu Phụ lục Thay đổi thông tin hợp đồng

5. Vì sao nên sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử EasyHRM?

Hợp đồng giấy và phụ lục làm thủ công đang khiến HR tốn thời gian, dễ sai sót và tiềm ẩn rủi ro pháp lý khi thay đổi thông tin ngày càng nhiều. Trong khi đó, pháp luật đã công nhận giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử, khiến việc số hóa không còn là “xu hướng” mà là giải pháp cần thiết để HR làm đúng và làm gọn.

• Không còn in – ký – lưu trữ rời rạc: Tạo, ký và quản lý hợp đồng gốc, phụ lục trên một hệ thống duy nhất
• Giảm rủi ro sai sót pháp lý: Nội dung thay đổi được kiểm soát rõ ràng, có lịch sử chỉnh sửa, tránh tranh chấp về hiệu lực
• Ký nhanh dù không gặp mặt: HR và người lao động ký điện tử mọi lúc, đặc biệt hiệu quả với nhân sự phân tán
• Dễ tra cứu khi thanh tra, kiểm tra: Hồ sơ đầy đủ, minh bạch, không lo thất lạc hay thiếu phụ lục
• Đáp ứng đúng quy định pháp luật hiện hành: Hợp đồng và phụ lục ký điện tử có giá trị pháp lý, bảo mật cao

Với phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM, HR không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý hợp đồng mà còn chủ động kiểm soát rủi ro và chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ lao động. Đây là bước chuyển cần thiết để quản lý hợp đồng hiệu quả trong bối cảnh pháp lý ngày càng chặt chẽ.

6. Lưu ý khi lập phụ lục thay đổi thông tin

Trước khi lập phụ lục, HR cần rà soát kỹ để tránh sai sót pháp lý và rủi ro khi đối soát hồ sơ. Những lưu ý dưới đây giúp việc thay đổi thông tin đúng quy định, rõ ràng và dễ áp dụng:

• Đảm bảo tính thống nhất với hợp đồng gốc: Phụ lục chỉ nên làm rõ hoặc cập nhật thông tin, không được thay đổi bản chất, mục tiêu hay quyền – nghĩa vụ cốt lõi của hợp đồng.
• Xác định rõ phạm vi thay đổi: Nêu cụ thể điều khoản, nội dung hoặc thông tin được điều chỉnh để tránh hiểu nhầm hoặc chồng chéo.
• Ghi rõ hiệu lực áp dụng: Cần quy định thời điểm phụ lục bắt đầu có hiệu lực, đảm bảo tính minh bạch khi thực hiện.
• Người ký phải có thẩm quyền: Phụ lục cần được ký bởi người đại diện hợp pháp của các bên và đóng dấu (nếu có).
• Lưu trữ cùng hợp đồng gốc: Bảo quản bản phụ lục cùng hợp đồng chính để tiện đối chiếu, tra cứu và chứng minh hiệu lực pháp lý khi cần.

Việc sử dụng đúng mẫu phụ lục hợp đồng thay đổi thông tin không chỉ giúp HR hoàn thiện hồ sơ lao động mà còn giảm rủi ro pháp lý về sau. Hy vọng các mẫu và lưu ý trong bài sẽ giúp HR xử lý thay đổi nhanh gọn, đúng chuẩn và yên tâm khi rà soát, kiểm tra.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.