Trong công tác nhân sự, việc lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên một cách khoa học là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. Đối với các công ty vừa và nhỏ, mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel là lựa chọn phổ biến nhờ tính linh hoạt, dễ sử dụng và không tốn chi phí. Bài viết dưới đây của Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giới thiệu chi tiết các mẫu file thông dụng, cách tạo file Excel chuẩn và những lưu ý khi sử dụng để bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế.

Mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel

1. Mẫu File quản lý nhân sự cần có những thông tin gì?

Một mẫu file Excel quản lý nhân sự hiệu quả cần thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản và cần thiết để hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, cập nhật tình hình nhân sự một cách rõ ràng và hệ thống. Các nhóm thông tin quan trọng bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, giới tính, số CMND/CCCD, địa chỉ, số điện thoại, email.
• Thông tin công việc: Mã nhân viên, phòng ban, vị trí công tác, ngày bắt đầu làm việc, loại hợp đồng, trạng thái làm việc.
• Thông tin lương & bảo hiểm: Mức lương cơ bản, phụ cấp, số tài khoản ngân hàng, các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN.
• Thông tin chấm công & nghỉ phép: Lịch sử đi làm, số ngày phép còn lại, số ngày nghỉ trong tháng, lý do nghỉ.
• Thông tin đào tạo và đánh giá: Các khóa đào tạo đã tham gia, chứng chỉ đạt được, kết quả đánh giá định kỳ.

Những thông tin cần có khi tạo file Excel quản lý nhân sự

2. Hướng dẫn cách tạo file Excel quản lý nhân sự

Tạo một file Excel để quản lý nhân sự không quá phức tạp, nhưng cần bố cục rõ ràng và đảm bảo đầy đủ thông tin để thuận tiện theo dõi. Dưới đây là các bước cơ bản để bạn tự tạo file quản lý nhân sự trên Excel:

Bước 1: Xác định danh mục thông tin cần quản lý

Lên danh sách các cột dữ liệu: họ tên, mã nhân viên, ngày sinh, phòng ban, chức vụ, ngày vào làm, loại hợp đồng, mức lương, phụ cấp, BHXH,…

Tùy vào nhu cầu, có thể bổ sung thêm: trình độ học vấn, số ngày nghỉ phép, tình trạng hôn nhân, tình trạng công việc,…

Bước 2: Thiết kế bảng dữ liệu

Sau khi xác định thông tin, bạn bắt đầu thiết kế bảng dữ liệu:

• Mỗi dòng đại diện cho một nhân sự.
• Mỗi cột là một trường thông tin, cần có tiêu đề rõ ràng.
• Sử dụng tính năng “Format as Table” (Ctrl + T) để tạo bảng giúp quản lý tốt hơn: dễ lọc, dễ sắp xếp, và dễ xử lý khi dữ liệu tăng lên.
• Nên tô màu xen kẽ, khóa hàng tiêu đề và sử dụng font chữ dễ đọc.

Hướng dẫn cách tạo file Excel quản lý nhân sự

Bước 3: Áp dụng công thức cơ bản

• Dùng hàm IF, VLOOKUP, COUNTIF, SUM để tính toán ngày công, tổng lương, số nhân sự theo phòng ban,…
• Dùng Conditional Formatting để đánh dấu các thông tin quan trọng như hợp đồng sắp hết hạn, nhân sự nghỉ việc,…

Bước 4: Tạo thêm sheet phụ để theo dõi riêng

Chia nhỏ dữ liệu sẽ giúp file gọn gàng và dễ kiểm soát:

• Sheet chấm công: Theo dõi ngày công, giờ làm thêm, giờ nghỉ…
• Sheet nghỉ phép: Ghi nhận số phép được hưởng, đã nghỉ, còn lại.
• Sheet đánh giá nhân sự: Theo dõi KPI, kết quả đánh giá định kỳ.
• Sheet tổng hợp báo cáo: Thống kê nhân sự theo phòng ban, giới tính, tuổi, tình trạng hợp đồng,…

Bước 5: Bảo mật và lưu trữ

• Đặt mật khẩu cho file nếu cần bảo mật thông tin.
• Lưu file định kỳ và sao lưu trên Google Drive hoặc OneDrive để tránh mất dữ liệu.

XEM THÊM: Top 15+ Phần Mềm Tính Lương Nhân Viên Chính Xác, Giá Rẻ, Dễ Dùng

3. TOP 10 Mẫu file quản lý nhân sự 

Dưới đây là 10 mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel thông dụng, giúp theo dõi nhân viên, hợp đồng, tuyển dụng và chấm công hiệu quả, dễ sử dụng.

3.1 Mẫu file tổng hợp thông tin nhân sự toàn công ty

Quản lý hồ sơ nhân sự là quy trình không thể thiếu dành cho mỗi doanh nghiệp. Đây là file tổng hợp các thông tin tổng quan nhất để theo dõi thông tin cá nhân của nhân viên. Xây dựng một bảng tổng hợp nhân sự hiệu quả giúp HR dễ dàng đánh giá tình hình nhân sự hiện tại.

Mẫu file tổng hợp thông tin nhân sự toàn công ty

3.2 Mẫu file Excel theo dõi hợp đồng nhân sự

Việc theo dõi tình trạng hợp đồng là yếu tố quan trọng để tránh quá hạn, sai sót hay chậm ký gia hạn. Mẫu file này giúp doanh nghiệp quản lý từng hợp đồng lao động: thời hạn, loại hợp đồng, ngày ký, ngày kết thúc,…

File Excel theo dõi hợp đồng nhân sự

Mẫu file Excel theo dõi hợp đồng nhân sự

3.3 Mẫu Excel quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại

Để đảm bảo hồ sơ nhân viên luôn đầy đủ và dễ truy xuất, doanh nghiệp nên sử dụng mẫu Excel lưu trữ thông tin chi tiết của những nhân viên đang làm việc.

Mẫu này giúp HR kiểm soát được các tài liệu quan trọng như CMND/CCCD, bằng cấp, giấy khám sức khỏe, hợp đồng, bảo hiểm,…

Mẫu Excel quản lý hồ sơ nhân viên hiện tại

3.4 Mẫu file quản lý nhân viên nghỉ việc

Không chỉ nhân sự đang làm việc, hồ sơ nhân viên nghỉ việc cũng cần được lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu sau này.

Mẫu này ghi lại đầy đủ lý do nghỉ việc, thời điểm nghỉ, tình trạng bàn giao công việc và hồ sơ liên quan đến chấm dứt hợp đồng.

Mẫu file quản lý nhân viên nghỉ việc

3.5 Mẫu file quản lý danh sách nhân sự mới tuyển

Nhân sự mới cần được theo dõi sát sao từ thời điểm nhận việc đến khi kết thúc thử việc. Mẫu này hỗ trợ lưu thông tin nhân sự mới, quá trình thử việc, người hướng dẫn và kết quả đánh giá.

Từ đó giúp HR kiểm soát chất lượng tuyển dụng và quá trình hội nhập của nhân viên.

Mẫu quản lý danh sách nhân sự mới tuyển

Mẫu file quản lý danh sách nhân sự mới tuyển

3.6 Mẫu theo dõi điều chỉnh lương nhân sự

Mức lương của nhân viên có thể thay đổi theo thời gian làm việc, đánh giá hiệu suất hoặc chính sách công ty.

Mẫu file này giúp HR theo dõi chi tiết từng lần thay đổi lương, thời điểm áp dụng và lý do điều chỉnh, từ đó đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu khi cần.

Mẫu theo dõi điều chỉnh lương nhân sự

3.7 File Excel lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Để tuyển dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần có kế hoạch rõ ràng. Mẫu này giúp ghi nhận các vị trí cần tuyển, thời gian, ngân sách, hình thức đăng tuyển và người phụ trách.

HR có thể theo dõi tiến độ và hiệu quả tuyển dụng một cách trực quan và khoa học hơn.

File Excel lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

3.8 Mẫu file quản lý chương trình đào tạo nhân viên mới

Việc đào tạo bài bản cho nhân sự mới là bước đầu tiên trong hành trình phát triển nội bộ.

Mẫu file này giúp HR lập kế hoạch đào tạo, theo dõi tiến độ học tập, đánh giá kết quả và lưu thông tin người hướng dẫn từng giai đoạn.

Mẫu quản lý chương trình đào tạo nhân viên mới

Mẫu file quản lý chương trình đào tạo nhân viên mới

3.9 Mẫu lọc hồ sơ ứng viên theo tiêu chí cụ thể

Khi có nhiều hồ sơ ứng tuyển, việc sàng lọc trở nên phức tạp nếu không có công cụ hỗ trợ.

File Excel này giúp HR đánh giá nhanh hồ sơ ứng viên theo các tiêu chí: trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng,… và đưa ra lựa chọn phù hợp hơn cho từng vị trí.

Mẫu lọc hồ sơ ứng viên theo tiêu chí cụ thể

3.10 Mẫu file chấm công cho nhân viên

Chấm công là cơ sở để tính lương và theo dõi tuân thủ nội quy lao động.

Mẫu file này ghi nhận ngày công, vắng mặt, phép, tăng ca,… của từng nhân viên theo từng tháng, giúp đảm bảo minh bạch trong quản lý nhân sự.

Mẫu file bảng chấm công cho nhân viên

4. Hạn chế khi dùng mẫu file Excel quản lý nhân sự

Mặc dù file Excel là công cụ quen thuộc, dễ sử dụng và không tốn chi phí, nhưng khi dùng để quản lý nhân sự trong thời gian dài hoặc với quy mô nhân sự lớn, nó vẫn tồn tại nhiều bất cập:

• Khó kiểm soát khi số lượng nhân sự tăng cao: Với các doanh nghiệp từ vài chục người trở lên, việc theo dõi thủ công bằng Excel dễ dẫn đến nhầm lẫn, thiếu sót dữ liệu.
• Không đảm bảo tính bảo mật: Dữ liệu nhân sự thường nhạy cảm, nhưng file Excel dễ bị sao chép, chỉnh sửa hoặc mất nếu không có biện pháp bảo vệ an toàn.
• Thiếu tính tự động hóa: Người quản lý phải nhập tay từng dữ liệu, không có chức năng tự động chấm công, tính lương, nhắc hạn hợp đồng,… như phần mềm chuyên dụng.
• Khó truy xuất và tổng hợp báo cáo: Khi cần thống kê, phân tích hoặc xuất báo cáo nhanh, Excel không linh hoạt bằng các phần mềm quản lý có sẵn biểu đồ và bộ lọc thông minh.
• Không đồng bộ dữ liệu: Các file Excel thường lưu cục bộ, không thể cập nhật theo thời gian thực hoặc chia sẻ dễ dàng giữa nhiều bộ phận.

Nhược điểm khi quản lý nhân sự bằng file Excel

Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt sẽ là giải pháp tối ưu hơn nếu doanh nghiệp muốn quản lý nhân sự hiệu quả, tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro sai sót.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp thay thế hiệu quả cho file Excel, phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM chính là lựa chọn đáng cân nhắc. EasyHRM được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tích hợp đầy đủ tính năng như chấm công tự động, tính lương, quản lý hồ sơ nhân viên, nhắc hạn hợp đồng,… giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình nhân sự. 

Đây là công cụ phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và nhỏ lẫn công ty có quy mô lớn, mong muốn quản lý nhân sự bài bản và chính xác hơn.

Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM

5. Kết luận

Sử dụng mẫu file quản lý nhân sự bằng Excel là giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát tốt thông tin nhân sự. Hãy lựa chọn mẫu file phù hợp với quy mô và nhu cầu quản lý của bạn để tối ưu hiệu suất công việc và vận hành doanh nghiệp dễ dàng hơn.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Không còn bảng tính Excel phức tạp hay sai sót thủ công, EasyHRM mang đến một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình:

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Với chi phí linh hoạt, triển khai nhanh chóng và giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.