Mẫu bảng chấm công theo ca là công cụ không thể thiếu trong các doanh nghiệp có lịch làm việc theo ca/kíp – từ nhà máy sản xuất đến nhà hàng, khách sạn. Việc chấm công chính xác theo ca không chỉ giúp quản lý nhân sự hiệu quả, mà còn là cơ sở để tính lương minh bạch, tránh sai sót, thất thoát. Trong bài viết này, EasyHRM sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập bảng chấm công theo ca chuẩn chỉnh, dễ áp dụng, kèm file Excel tải miễn phí để doanh nghiệp sử dụng ngay.
Mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn chỉnh, dễ dùng
Mục lục
1. Bảng chấm công theo ca là gì?
Bảng chấm công theo ca là biểu mẫu quản lý thời gian làm việc của nhân viên theo từng ca làm cụ thể trong ngày – thường bao gồm ca sáng, ca chiều, ca đêm hoặc ca linh hoạt tùy đặc thù ngành nghề. Khác với bảng chấm công truyền thống chỉ ghi nhận ngày công, bảng chấm công theo ca giúp theo dõi chính xác ai làm ca nào, thời gian bắt đầu – kết thúc, có đi trễ hay về sớm không.
Công cụ này không chỉ hỗ trợ phòng nhân sự tính lương theo ca một cách minh bạch, mà còn giúp cấp quản lý điều phối nhân sự linh hoạt và tối ưu hiệu suất làm việc.
Có thể bạn chưa biết: Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM không chỉ tích hợp đầy đủ phân hệ chấm công theo ca/kíp, mà còn hỗ trợ tính lương tự động, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm đáng kể thời gian cho bộ phận nhân sự.
Bạn có thể dễ dàng thiết lập ca làm, theo dõi giờ công thực tế, phát hiện đi muộn – về sớm, và xuất bảng lương chỉ với vài thao tác.
2. Mẫu bảng chấm công theo ca phù hợp doanh nghiệp nào?
Mẫu bảng chấm công theo ca đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có mô hình làm việc linh hoạt, chia theo nhiều khung giờ trong ngày – nơi không phải ai cũng làm từ 8h đến 17h như văn phòng truyền thống. Dưới đây là những nhóm doanh nghiệp nên sử dụng bảng chấm công theo ca:
- Doanh nghiệp sản xuất, khu công nghiệp: Làm việc luân phiên 2-3 ca/ngày, cả ban ngày lẫn ban đêm. Việc chấm công theo ca giúp kiểm soát tốt số lượng lao động từng ca và tính lương chính xác theo thời gian làm việc thực tế
- Chuỗi F&B (nhà hàng, quán cà phê, trà sữa): Nhân viên phục vụ, pha chế thường làm theo ca ngắn, thay đổi theo ngày. Bảng chấm công theo ca giúp quản lý lịch làm việc hiệu quả, tránh chồng ca, thiếu ca.
- Bệnh viện, trung tâm y tế: Các vị trí y tá, bác sĩ, hộ lý làm việc 24/7 theo lịch ca được phân sẵn. Chấm công theo ca hỗ trợ minh bạch hóa công việc và phân phối nguồn lực hợp lý.
- Siêu thị, cửa hàng tiện lợi, TTTM: Mở cửa dài giờ, cần nhiều nhân viên theo ca kíp khác nhau trong ngày.
- Doanh nghiệp vận tải, logistics: Tài xế, nhân viên kho bãi làm theo ca luân phiên ngày – đêm, cần quản lý chính xác thời gian để đảm bảo hiệu suất.
Nói ngắn gọn, doanh nghiệp càng vận hành theo giờ linh hoạt, ca kíp phức tạp, càng cần bảng chấm công theo ca để đảm bảo minh bạch, tránh thất thoát và tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự.
Bảng chấm công theo ca đảm bảo minh bạch, tránh thất thoát
4. Hướng dẫn lập bảng chấm công theo ca chi tiết
Để lập một mẫu bảng chấm công theo ca chuẩn chỉnh, dễ dùng và hạn chế sai sót cần làm theo các bước sau:
Bước 1: Xác định loại ca, khung giờ và quy tắc tính công
Trước tiên, doanh nghiệp cần làm rõ:
- Có bao nhiêu loại ca? (Ví dụ: ca sáng, ca chiều, ca đêm)
- Mỗi ca bắt đầu – kết thúc lúc mấy giờ?
- Thời lượng mỗi ca bao nhiêu tiếng, có tính giờ nghỉ không?
- Chính sách tính công ra sao? (1 ca = 1 công, ca đêm tính 1.5 công, tăng ca tính riêng…)
Đây là bước nền quan trọng để đảm bảo bảng chấm công phản ánh đúng thực tế làm việc và hỗ trợ tính lương chuẩn.
Bước 2: Thiết kế bố cục bảng (hàng – cột – dữ liệu cần thiết)
- Một bảng chấm công theo ca đơn giản nên có các cột:
- STT, Họ và tên
- Ca làm (ví dụ: Sáng, Chiều, Đêm)
- Ngày trong tháng (1–31)
- Ghi chú (VD: P – phép, CT – công tác, TC – tăng ca)
- Tổng công
Ngoài ra, có thể thêm cột số giờ làm, giờ vào/ra nếu cần theo dõi chi tiết.
Bước 3: Nhập dữ liệu và dùng công thức tính tổng công, tăng ca
Sau khi định dạng bảng, điền dữ liệu từng ngày: ai làm ca nào, có đi làm hay nghỉ không. Có thể dùng ký hiệu (S, C, D, TC…) thay vì ghi chữ dài dòng.
Dùng công thức Excel như:
- COUNTIF(range,”S”) để đếm số ca sáng
- COUNTIFS(range,”TC”) để đếm số ca tăng ca
- SUM() hoặc SUMPRODUCT() để tính tổng công theo trọng số từng ca
Bước 4: Kiểm tra chéo và chuẩn hóa dữ liệu để tránh sai sót
Sau khi hoàn thành bảng cần:
- Rà soát từng dòng xem có thiếu dữ liệu không
- So sánh ngày công thực tế với lịch phân ca
- Chuẩn hóa ký hiệu, đảm bảo thống nhất (VD: không lúc thì ghi “TC”, lúc lại “tăng ca”)
Nếu doanh nghiệp dùng file Excel chung cho nhiều người, nên khóa các ô công thức để tránh bị ghi đè, và lưu định kỳ để không mất dữ liệu.
5. Tải mẫu file bảng chấm công theo ca
Bảng chấm công theo ca phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động theo ca kíp như nhà máy, nhà hàng, khách sạn. Mẫu này cho phép theo dõi số lượng ca làm việc trong ngày, chia rõ ca sáng – chiều – tối, từ đó tính công và phụ cấp tương ứng theo từng khung giờ.
⇒ Tải về mẫu file bảng chấm công theo ca: [EasyHRM] Mẫu bảng công theo ca
Mẫu bảng chấm công theo ca excel
6. Phần mềm EasyHRM – Tự động hóa chấm công theo ca
Việc quản lý ca làm, chấm công và tính lương theo ca thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ phát sinh sai sót, nhầm lẫn. Đặc biệt với các doanh nghiệp có đặc thù làm việc theo ca kíp như nhà máy, F&B, y tế hay logistics, việc số hóa quy trình chấm công đang trở thành xu hướng tất yếu.
EasyHRM là phần mềm quản lý nhân sự tích hợp tính năng chấm công thông minh, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình chấm công theo ca:
- Phân ca, tạo lịch làm việc linh hoạt: Hỗ trợ thiết lập ca sáng, ca chiều, ca đêm theo từng phòng ban, vị trí, thời gian cụ thể.
- Đa dạng phương thức chấm công: Hỗ trợ chấm công qua khuôn mặt (Face ID), QR code, GPS, Wifi, thẻ từ… phù hợp nhiều mô hình doanh nghiệp.
- Tự động tính công theo ca: Dữ liệu chấm công được đồng bộ và tính toán tự động, bao gồm cả tăng ca, làm thêm, nghỉ phép,… đảm bảo minh bạch, chính xác.
- Kết nối dữ liệu với bảng lương: Dữ liệu ca làm được liên kết trực tiếp với tính năng tính lương của phần mềm, hỗ trợ tính lương theo giờ, ca, ngày công,… một cách nhanh chóng và nhất quán.
- Báo cáo minh bạch, hỗ trợ quản lý: Cung cấp báo cáo chấm công chi tiết theo ca, theo nhân viên, theo thời gian,… giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi và ra quyết định kịp thời.
EasyHRM giúp tự động tổng hợp bảng công từ dữ liệu chấm công
Không chỉ là công cụ ghi nhận thời gian làm việc, EasyHRM còn là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất vận hành.
7. Kết luận
Bảng chấm công theo ca là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý giờ làm việc hiệu quả, tính lương chính xác và điều phối nhân sự linh hoạt. Qua bài viết, bạn đã nắm được cách tạo mẫu bảng chi tiết và có thể tải về file mẫu hoàn toàn miễn phí để áp dụng ngay vào thực tế.
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý, hãy trải nghiệm phần mềm chấm công – tính lương tự động như EasyHRM, giúp mọi quy trình trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn.
Liên hệ ngay với EasyHRM khi bạn cần giải đáp, tư vấn về các giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả, tối ưu chi phí theo thông tin:
- Mail: info@softdreams.vn
- Hotline: 0869425631
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
