Lợi ích của ký hợp đồng điện tử không chỉ dừng lại ở sự tiện lợi mà còn giúp doanh nghiệp làm việc nhanh hơn, bảo mật hơn và chuyên nghiệp hơn. Bài viết này, EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ vì sao hình thức ký kết hiện đại này đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị doanh nghiệp thời số hóa.
Checklist 6+ lợi ích của ký hợp đồng điện tử
Mục lục
1. Ký hợp đồng điện tử là gì?
Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập thông qua phương tiện điện tử, tức là các bên giao kết hợp đồng thông qua văn bản điện tử, email, fax hoặc các hình thức tương tự.
Theo đó, ký hợp đồng điện tử là hành động thực hiện “ký” (tức xác nhận ý chí chấp thuận hợp đồng) bằng phương tiện điện tử, thay cho việc ký tay trên giấy.
XEM THÊM: Review 15+ Phần Mềm Hợp Đồng Điện Tử Giá Rẻ, Dễ Dùng, Hiệu Quả
2. Lợi ích của ký hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong thời đại số bởi những lợi ích không thể phủ nhận:
2.1 Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí
Toàn bộ quá trình ký kết từ khởi tạo, phê duyệt đến lưu trữ được thực hiện trực tuyến chỉ trong vài phút. Doanh nghiệp không còn tốn chi phí in ấn, chuyển phát hay lưu kho, đồng thời tiết kiệm đáng kể nguồn lực nhân sự và vận hành.
2.2 Dễ dàng ký kết hợp đồng từ xa
Hợp đồng điện tử cho phép người dùng ký kết từ xa chỉ với một thiết bị có kết nối Internet như điện thoại, laptop hay máy tính bảng.
Điều này đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp có đối tác ở nhiều tỉnh thành, thậm chí quốc tế.
Việc khởi tạo, đàm phán và ký kết được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo tiến độ kinh doanh không bị gián đoạn, dù các bên ở bất kỳ đâu.
Dễ dàng ký kết từ xa với hợp đồng điện tử
2.3 Tối ưu hiệu suất, nâng cao năng lực cạnh tranh
Việc chuyển đổi sang hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý, đẩy nhanh quá trình triển khai dự án và giảm thiểu chi phí vận hành thường niên.
Không chỉ là giải pháp tiết kiệm, đây còn là công cụ tăng tốc hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn, ra quyết định nhanh hơn và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2.4 Dễ dàng lưu trữ, quản lý và tìm kiếm
Thay vì phải lưu hàng trăm bản giấy dễ thất lạc hoặc hư hỏng, hợp đồng điện tử được lưu trữ tập trung và bảo mật trên hệ thống điện tử.
Doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, phân loại theo tên đối tác, thời gian hoặc trạng thái hợp đồng chỉ trong vài giây.
Nhờ đó, công tác quản lý trở nên nhanh chóng, chính xác và an toàn hơn bao giờ hết.
2.5 Đảm bảo tính minh bạch cao
Mọi hoạt động ký duyệt, chỉnh sửa hay truy cập hợp đồng điện tử đều được ghi nhận và kiểm soát chặt chẽ bằng cơ chế phân quyền. Điều này không chỉ ngăn chặn rò rỉ thông tin, mà còn đảm bảo tính minh bạch, tránh giả mạo và gian lận hồ sơ.
Các cơ quan chức năng cũng có thể dễ dàng kiểm chứng tính hợp pháp khi cần, tăng độ tin cậy cho mọi giao dịch.
Tính minh bạch được đảm bảo khi ký kết bằng hợp đồng điện tử
2.6 Thực hiện đơn giản và tiện lợi
Không còn cảnh phải in ấn, đóng dấu, gửi chuyển phát và chờ đối tác phản hồi. Với hợp đồng điện tử, toàn bộ quy trình được rút gọn chỉ trong vài thao tác trực tuyến.
Người dùng có thể ký và hoàn tất hợp đồng ngay trên thiết bị cá nhân nhanh, gọn, chính xác và tiện lợi.
XEM THÊM: Tổng Hợp Các Cách Ký Hợp Đồng Điện Tử Nhanh Chóng, Chuẩn Luật
3. So sánh ký kết hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy – Nên chọn cách
Khi so sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy, ta sẽ thấy cả hai hình thức có những ưu điểm và hạn chế riêng; việc lựa chọn phụ thuộc vào bối cảnh, tính chất giao dịch và nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp hay cá nhân. Dưới đây là các điểm so sánh cụ thể:
3.1 Điểm giống nhau
- Giá trị pháp lý như nhau: Dù ký điện tử hay ký giấy, hợp đồng đều có hiệu lực pháp lý nếu đầy đủ điều kiện.
- Nội dung giống nhau: Cả hai đều ghi rõ quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên.
- Trách nhiệm pháp lý: Nếu vi phạm hợp đồng, cả hai đều chịu xử lý theo luật.
Điểm giống và khác giữa ký hợp đồng điện tử và ký hợp đồng giấy
3.2 Điểm khác nhau
Dưới đây là những điểm khác biệt cơ bản giữa ký hợp đồng điện tử và ký hợp đồng giấy, giúp bạn dễ dàng so sánh và lựa chọn hình thức phù hợp.
| Tiêu chí | Ký hợp đồng điện tử | Ký hợp đồng giấy |
| Cách ký | Ký online bằng chữ ký điện tử, không cần gặp trực tiếp | Ký trực tiếp bằng bút trên giấy |
| Tốc độ | Nhanh, ký mọi lúc mọi nơi | Chậm hơn, cần gặp mặt hoặc gửi qua bưu điện |
| Chi phí | Tiết kiệm giấy, in ấn, vận chuyển | Tốn giấy, in ấn, photocopy, gửi chuyển phát |
| Bảo mật & lưu trữ | Dễ lưu trữ, tra cứu nhanh, an toàn | Dễ thất lạc, chiếm diện tích, khó tra cứu |
| Phạm vi sử dụng | Thường dùng trong thương mại điện tử, giao dịch online | Áp dụng rộng rãi mọi lĩnh vực kinh tế – xã hội |
| Tính pháp lý | Hợp pháp nếu chữ ký điện tử hợp lệ, dữ liệu toàn vẹn, nguồn gốc chứng minh được | Được công nhận rộng rãi, dễ xác minh qua bản gốc |
| Khả năng quản lý | Theo dõi trạng thái ký, nhắc nhở, quản lý tập trung nhiều hợp đồng | Khó kiểm soát khi có nhiều hợp đồng; không có nhật ký thao tác |
| Tiện ích khi giao dịch xa | Ký nhanh mọi lúc, mọi nơi, phù hợp giao dịch xuyên tỉnh, xuyên quốc gia | Bất tiện, chậm khi các bên ở xa |
| Nhược điểm | Phụ thuộc công nghệ, cần Internet; rủi ro nếu chữ ký điện tử không hợp lệ hoặc bảo mật yếu | Bất tiện, tốn kém, chậm, khó tra cứu khi cần |
4. EasyHRM – Phần mềm ký kết hợp đồng điện tử uy tín hiện nay
Trong thời đại số hóa, việc quản lý và ký kết hợp đồng truyền thống tốn thời gian, chi phí và dễ xảy ra nhầm lẫn. Hơn 50.000+ Đơn vị đã tin dùng EasyHRM giúp ký hợp đồng điện tử nhanh, an toàn và minh bạch.
Tại sao doanh nghiệp chọn EasyHRM?
- Ký mọi lúc, mọi nơi: Không cần gặp mặt, chỉ với vài thao tác trên thiết bị có Internet, hợp đồng được ký nhanh chóng. Doanh nghiệp có thể giảm 70% thời gian duyệt hợp đồng so với phương thức truyền thống.
- Pháp lý đảm bảo 100%: EasyHRM tích hợp chữ ký số và chữ ký điện tử hợp pháp, giúp hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như ký tay.
- Lưu trữ & quản lý thông minh: Kho hợp đồng số hóa, dễ tra cứu, phân quyền bảo mật, có nhật ký thao tác. Từ 50 hay 5.000 hợp đồng, bạn vẫn kiểm soát mọi tiến trình ký hiệu quả.
- Kết nối toàn diện hệ thống nhân sự: Đồng bộ dữ liệu với hồ sơ nhân sự, tuyển dụng, tiền lương… giúp giảm tới 90% rủi ro nhập liệu trùng lặp.
- Báo cáo tức thì, ra quyết định nhanh: Hệ thống tự động tổng hợp tiến độ ký, nhắc nhở các bên, giúp doanh nghiệp chủ động giám sát và quyết định kịp thời.
- Tùy biến theo nhu cầu riêng: Dễ dàng thiết lập luồng ký, cấp duyệt và cách thức ký hợp đồng phù hợp với mô hình quản lý của từng doanh nghiệp.
5. Kết luận
Có thể thấy, lợi ích của việc ký kết hợp đồng điện tử không chỉ nằm ở sự tiện lợi mà còn ở tính minh bạch, an toàn và hiệu quả trong quản lý. Đây chính là giải pháp hiện đại giúp doanh nghiệp bắt kịp xu thế số hóa, giảm gánh nặng thủ tục và tăng tốc độ phát triển bền vững.
Chuyển đổi số không chờ đợi ai. Doanh nghiệp nào áp dụng ký hợp đồng điện tử sớm sẽ nắm lợi thế về tốc độ, chi phí và quản trị. EasyHRM giúp bạn ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi – an toàn, hợp pháp và chuyên nghiệp.
Dùng thử miễn phí EasyHRM hôm nay – chỉ vài phút để ký, thay vì hàng giờ cho giấy tờ rườm rà!
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
