Ký Hợp Đồng Lao Động Điện Tử: Ưu Điểm & Quy Trình Thực Hiện

Trong thời đại chuyển đổi số, ký hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình nhân sự. Hình thức này không chỉ rút ngắn thời gian ký kết mà còn đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và thuận tiện cho cả người lao động lẫn nhà tuyển dụng. Bài viết dưới đây EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu hơn về hình thức ký kết hiện đại này. 

Ký hợp đồng điện tử bằng phần mềm EasyHRM

1. Hợp đồng lao động điện tử có ký được không? 

Theo quy định tại Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu, và có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản.

• Nội dung không bị thay đổi: Thông tin trong hợp đồng điện tử phải được bảo vệ để đảm bảo tính nguyên vẹn kể từ khi tạo.
• Sử dụng chữ ký điện tử hợp pháp: Chữ ký điện tử phải đảm bảo an toàn và xác thực theo quy định pháp luật.
• Tuân thủ luật giao dịch điện tử: Việc ký và thực hiện hợp đồng điện tử phải đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản pháp luật liên quan.

Hiểu rõ hơn về Ký hợp đồng lao động điện tử là gì?

XEM THÊM: Chữ Ký Số Để Ký Hợp Đồng Điện Tử – Giải Pháp Bảo Mật Hiệu Quả

2. Những lý do nên ký hợp đồng lao động điện tử

Trong thời đại số hóa, ký hợp đồng lao động điện tử không chỉ là xu hướng, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả doanh nghiệp và nhân viên:

2.1 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Ký hợp đồng lao động điện tử giúp giảm đáng kể thời gian thực hiện các thủ tục giấy tờ. Thay vì phải in ấn, đóng dấu và gửi hợp đồng vật lý, người lao động và doanh nghiệp có thể hoàn tất giao kết trực tuyến chỉ trong vài phút.

Đồng thời, chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ được loại bỏ hoàn toàn, giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp.

2.2 Ký mọi lúc, mọi nơi

Hợp đồng điện tử có thể ký trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet: điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính cá nhân. Người lao động không cần phải đến văn phòng hay sử dụng USB Token.

Điều này đặc biệt tiện lợi cho các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa, đảm bảo quá trình ký kết diễn ra nhanh chóng và linh hoạt.

2.3 Quản lý hợp đồng tập trung và dễ tra cứu

Toàn bộ hợp đồng lao động được lưu trữ trên một nền tảng điện tử duy nhất. Doanh nghiệp có thể phân loại, tìm kiếm và theo dõi tất cả hợp đồng dễ dàng mà không mất thời gian lục tìm hồ sơ giấy. Hệ thống còn cho phép quản lý tiến độ ký kết và gửi nhắc nhở tự động nếu còn hợp đồng chưa hoàn tất.

2.4 Tích hợp công nghệ thông minh

Nền tảng hợp đồng điện tử sử dụng công nghệ AI để tự động nhận diện thông tin quan trọng từ hợp đồng, định vị vị trí chữ ký và tóm tắt nội dung văn bản. Điều này giúp giảm sai sót thủ công, đảm bảo hợp đồng đầy đủ thông tin và thuận tiện hơn cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

Ưu điểm ký kết hợp đồng lao động điện tử

2.5 An toàn, bảo mật và tuân thủ pháp luật

Hợp đồng lao động điện tử được bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế và được cấp phép bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương chữ ký trên giấy, được công nhận khi giao kết với cơ quan nhà nước và đối tác doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý và an toàn dữ liệu.

2.6 Hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện

Ký hợp đồng điện tử là bước quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nền tảng hợp đồng điện tử có thể tích hợp với các phần mềm kế toán, nhân sự, hóa đơn điện tử và kê khai thuế, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình quản lý nhân sự và tài chính, nâng cao hiệu quả vận hành.

3. Quy trình ký hợp đồng lao động điện tử

Chỉ vài thao tác đơn giản, hợp đồng lao động điện tử giúp doanh nghiệp và nhân viên hoàn tất ký kết mọi lúc, mọi nơi một cách an toàn và tiện lợi

3.1 Bước 1: Soạn thảo hợp đồng lao động

Trước hết, doanh nghiệp cần tạo hợp đồng trên hệ thống hợp đồng điện tử EasyHRM.

• Chọn mẫu hợp đồng phù hợp hoặc tạo hợp đồng mới từ đầu.
• Nhập đầy đủ thông tin nhân viên: họ tên, chức vụ, bộ phận, mức lương, thời gian làm việc.
• Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng trước khi gửi.

Chuẩn bị mẫu hợp đồng phù hợp

3.2 Bước 2: Gửi hợp đồng đến người lao động

Sau khi soạn thảo, hợp đồng cần được gửi để người lao động ký.

• Chọn hình thức gửi: email hoặc thông báo trực tiếp trong EasyHRM.
• Hệ thống tự động thông báo cho nhân viên về hợp đồng cần ký.
• Có thể cài đặt nhắc nhở tự động nếu hợp đồng chưa được ký trong thời gian quy định.

3.3 Bước 3: Người lao động ký hợp đồng

Người lao động nhận thông báo và thực hiện ký hợp đồng trực tuyến.

• Truy cập vào liên kết hợp đồng nhận được qua email hoặc trên hệ thống EasyHRM.
• Xem kỹ nội dung hợp đồng để đảm bảo thông tin chính xác.
• Ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử (ký số hoặc OTP) theo hướng dẫn của hệ thống.

3.4 Bước 4: Xác nhận và hoàn tất ký kết

Sau khi người lao động ký, doanh nghiệp cần xác nhận hợp đồng.

• Hệ thống EasyHRM thông báo khi hợp đồng đã được ký hoàn tất.
• Doanh nghiệp kiểm tra lại hợp đồng để đảm bảo tính hợp lệ và toàn vẹn.
• Hợp đồng được lưu trữ điện tử trên EasyHRM, dễ dàng tra cứu, quản lý và xuất khi cần.

3.5 Bước 5: Lưu trữ và quản lý hợp đồng

Cuối cùng, hợp đồng lao động điện tử được quản lý tập trung trên hệ thống.

• Dễ dàng phân loại, tìm kiếm và theo dõi tiến độ ký kết của từng nhân viên.
• Đảm bảo an toàn dữ liệu và tuân thủ các quy định pháp luật về hợp đồng điện tử.

4. Lưu ý khi ký hợp đồng lao động điện tử

Khi ký hợp đồng lao động điện tử, cả doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo hợp đồng hợp pháp, an toàn và chính xác.”

• Kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng: Đảm bảo tất cả thông tin về vị trí, chức danh, lương thưởng, quyền lợi và nghĩa vụ được ghi rõ ràng và chính xác.
• Sử dụng chữ ký điện tử hợp pháp: Chỉ dùng chữ ký điện tử được cấp phép theo quy định pháp luật để hợp đồng có giá trị pháp lý.
• Lưu trữ và sao lưu hợp đồng: Hợp đồng nên được lưu trữ tập trung trên hệ thống quản lý uy tín và có sao lưu dự phòng.
• Tuân thủ quy định pháp luật và quy trình doanh nghiệp: Đảm bảo hợp đồng điện tử tuân theo Bộ luật Lao động 201, Luật Giao dịch điện tử và các quy trình nội bộ.
• Cập nhật thông báo và nhắc nhở ký kết: Sử dụng hệ thống gửi nhắc nhở tự động để người lao động ký đúng thời hạn, tránh chậm trễ.

5. EasyHRM – Phần mềm ký hợp đồng lao động điện tử uy tín hiện nay

Phần mềm hợp đồng điện tử EasyHRM được thiết kế để giúp doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử đúng quy định pháp luật. Đồng thời đơn giản hóa việc ký kết, quản lý và lưu trữ hợp đồng trong thực tế.

Không chỉ hỗ trợ ký hợp đồng, EasyHRM là nền tảng giúp doanh nghiệp quản trị hợp đồng lao động bài bản, minh bạch và an toàn.

• Đảm bảo hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý, hỗ trợ chữ ký điện tử hợp lệ, xác thực danh tính và ghi nhận đầy đủ dấu thời gian theo quy định.
• Chuẩn hóa quy trình tạo lập, gửi ký và theo dõi trạng thái hợp đồng trên một hệ thống tập trung, giúp nhân sự kiểm soát tiến độ và hạn chế sai sót.
• Lưu trữ hợp đồng tập trung, an toàn, phân quyền rõ ràng, dễ dàng tra cứu theo nhân viên, phòng ban, loại hợp đồng hoặc thời hạn khi cần.
• Theo dõi thời hạn hợp đồng, tự động nhắc gia hạn, tái ký hoặc chấm dứt đúng thời điểm, giúp giảm rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian, chi phí xử lý hồ sơ và tạo nền tảng quản trị nhân sự hiện đại, phù hợp với yêu cầu pháp luật mới.

Ký hợp đồng điện tử bằng phần mềm EasyHRM

Kết luận

Có thể thấy, ký hợp đồng lao động điện tử là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quản lý nhân sự, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả làm việc. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp ký hợp đồng an toàn, hợp pháp và chuyên nghiệp, hãy trải nghiệm ngay phần mềm EasyHRM để tối ưu toàn bộ quy trình nhân sự trong kỷ nguyên số.