Tổng Hợp Các Cách Ký Hợp Đồng Điện Tử Nhanh Chóng, Chuẩn Luật

30 Tháng 10, 2025

Trong thời đại số hóa hiện nay, ký hợp đồng điện tử đã trở thành giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp và cá nhân hoàn tất giao dịch nhanh chóng, tiện lợi và an toàn. Không còn phải in ấn hay gặp mặt trực tiếp, mọi hợp đồng giờ đây có thể được xác nhận chỉ với vài bước đơn giản trên nền tảng số, tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể. Cùng EasyHRM tìm hiểu kỹ hơn về các cách ký hợp đồng điện tử như thế nào qua bài viết sau.

Mục lục

1. Hợp đồng điện tử ký được không?
2. Vì sao doanh nghiệp nên ký hợp đồng điện tử?
3. Hướng dẫn các cách ký hợp đồng điện tử
4. Giải đáp thắc mắc thường gặp khi ký hợp đồng điện tử

1. Hợp đồng điện tử ký được không?

Hợp đồng điện tử ký được hoàn toàn hợp pháp nếu đáp ứng các điều kiện về chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể:

Chữ ký số/chữ ký điện tử sử dụng phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp, đảm bảo tính an toàn và bảo mật.
Khóa bí mật dùng để ký phải thuộc quyền kiểm soát duy nhất của người ký tại thời điểm ký.
Hợp đồng phải được lưu trữ, bảo quản đúng quy định để đảm bảo khả năng kiểm tra, xác minh khi cần.

Như vậy, hợp đồng điện tử ký bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử đáp ứng đủ các điều kiện trên sẽ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy có chữ ký tay. Đây là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp, ngân hàng, cơ quan nhà nước… đang chuyển sang ký kết hợp đồng điện tử để nhanh chóng, tiện lợi và an toàn hơn.

2. Vì sao doanh nghiệp nên ký hợp đồng điện tử?

2.1. Loại bỏ rào cản giấy tờ, ký nhanh chỉ với vài thao tác

Với hợp đồng điện tử, doanh nghiệp không cần in ấn, gửi chuyển phát hay chờ đợi chữ ký tay từ các bên. Chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính hoặc điện thoại, hợp đồng có thể được ký kết ngay lập tức. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực cho doanh nghiệp.

2.2. Đảm bảo giá trị pháp lý tuyệt đối

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 và các văn bản liên quan, hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu được ký bằng chữ ký điện tử hợp lệ.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi ký và thực thi các điều khoản. Hợp đồng điện tử cũng được tòa án và cơ quan pháp luật công nhận khi xảy ra tranh chấp.

2.3. Linh hoạt ký kết mọi lúc, mọi nơi

Hợp đồng điện tử cho phép các bên tham gia ký kết dù ở bất kỳ đâu, miễn là có thiết bị kết nối internet. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có chi nhánh, đối tác trong và ngoài nước. Nhờ đó, tiến độ kinh doanh được đảm bảo, không bị trì hoãn bởi khoảng cách địa lý.

Có thể ký hợp đồng điện tử mọi lúc mọi nơi

2.4. Quản lý, lưu trữ hợp đồng số hóa dễ dàng

Thay vì lưu trữ hàng trăm, hàng nghìn bản hợp đồng giấy cồng kềnh, doanh nghiệp có thể quản lý chúng trên hệ thống điện tử. Việc tìm kiếm, tra cứu, phân loại hợp đồng trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn nhiều. Đồng thời, hợp đồng được lưu trữ an toàn, tránh rủi ro thất lạc hay hư hỏng theo thời gian.

2.5. Bảo mật cao, giảm rủi ro khi tranh chấp

Hợp đồng điện tử được ký kết với cơ chế xác thực danh tính và mã hóa dữ liệu, đảm bảo tính an toàn tuyệt đối. Các thông tin được ghi nhận rõ ràng, minh bạch, hạn chế tối đa tình trạng giả mạo chữ ký hay chỉnh sửa nội dung sau khi ký. Khi có tranh chấp xảy ra, bản hợp đồng điện tử là bằng chứng pháp lý đáng tin cậy.

3. Hướng dẫn các cách ký hợp đồng điện tử

Ký hợp đồng điện tử ngày càng phổ biến với nhiều phương thức khác nhau, mỗi cách đều có ưu điểm riêng. Dưới đây là 4 cách ký hợp đồng điện tử phổ biến bạn nên biết:

3.1. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số (USB Token/Remote Signing)

Đây là phương thức ký hợp đồng an toàn, bảo mật và có giá trị pháp lý cao nhất hiện nay. Người ký sẽ sử dụng chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) cấp.

Với thiết bị này, mỗi đơn vị sẽ có một mã PIN riêng, bảo vệ tuyệt đối tính xác thực của chữ ký.

Ưu điểm:

Giá trị pháp lý cao, hợp pháp tuyệt đối.
Bảo mật tuyệt đối nhờ mã PIN và chứng thư số riêng.
Dễ dàng thực hiện ký từ xa (Remote Signing).

Bước 1: Chuẩn bị USB Token và đăng nhập

Kết nối USB Token chứa chữ ký số vào máy tính và cài đặt phần mềm đi kèm.
Đăng nhập vào tài khoản cá nhân trên hệ thống.

Bước 2: Cài đặt phần mềm Acrobat Reader DC

Tải Acrobat Reader DC từ https://get.adobe.com/reader/
Bỏ chọn “Install McAfee Security Scan Plus” để tránh cài thêm phần mềm không cần thiết.
Lưu file và chạy để cài đặt.

Bước 3: Ký hợp đồng điện tử

Mở file hợp đồng PDF.
Chọn Tools → Certificates → Open → Digitally Sign.
Khoanh vùng vị trí ký trên tài liệu, nhấn Continue → Sign → Save.

Bước 4: Xác nhận và bảo mật

Nhập mã PIN của USB Token để hoàn tất ký số.
Đảm bảo USB Token còn hoạt động, giữ mã PIN bảo mật và lưu trữ bản sao hồ sơ đã ký an toàn.

Lưu ý quan trọng:

Giữ mật khẩu / mã PIN chữ ký số tuyệt đối bảo mật.
Đảm bảo thiết bị USB Token hoạt động ổn định hoặc kết nối internet ổn định khi ký từ xa.
Hợp đồng ký bằng chữ ký số được pháp luật công nhận và có thể sử dụng trong mọi giao dịch thương mại hoặc hành chính.

3.2. Ký hợp đồng điện tử ngay trên EasyHRM

Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng hoặc phần mềm HRM/CRM có tích hợp tính năng ký hợp đồng điện tử. Người dùng chỉ cần tải hợp đồng lên hệ thống, chọn người ký và tiến hành ký trực tiếp ngay trên phần mềm. Cách này giúp doanh nghiệp quản lý hợp đồng tập trung, giảm rủi ro thất lạc và thuận tiện trong lưu trữ, tra cứu.

Ưu điểm:

Quản lý hợp đồng tập trung, giảm rủi ro thất lạc.
Lưu trữ và tra cứu nhanh chóng, thuận tiện.
Thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, không cần thiết bị chữ ký số phức tạp.

Ký HĐ điện tử ngay trên EasyHRM

3.3. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Đây là cách thực hiện đơn giản, nhanh chóng. Về bản chất, chữ ký scan là hình ảnh của chữ ký tay, và hiện nay pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể xem chữ ký này có được coi là chữ ký điện tử hay không.

Tuy nhiên, nếu giao dịch đáp ứng đủ điều kiện về hiệu lực, văn bản hay giao dịch có chữ ký scan vẫn có giá trị pháp lý và được chấp nhận.

Ưu điểm:

Nhanh chóng, dễ thực hiện.
Thích hợp cho hợp đồng nội bộ hoặc thỏa thuận đơn giản.
Không cần thiết bị chuyên dụng, chỉ cần máy scan hoặc điện thoại.

Bước 1: Số hóa chữ ký tay

Ký tay trên giấy trắng.
Sử dụng máy scan hoặc điện thoại để chụp ảnh chữ ký.
Lưu chữ ký dưới định dạng phổ biến như PNG, JPG hoặc PDF.

Bước 2: Chỉnh sửa và tách nền chữ ký

Sử dụng các công cụ chỉnh sửa hình ảnh hoặc tách nền online (ví dụ: remove.bg) để chữ ký nổi trên nền trong suốt.
Điều này giúp khi chèn vào hợp đồng, chữ ký sẽ hiển thị rõ ràng và đồng nhất với văn bản.

Bước 3: Chèn chữ ký vào hợp đồng

Mở hợp đồng điện tử trên phần mềm quản lý (ví dụ EasyHRM).
Chọn chức năng chèn hình ảnh / Insert Picture, chọn file chữ ký đã tách nền.
Kéo thả, điều chỉnh kích thước và vị trí chữ ký phù hợp trên hợp đồng.

Bước 4: Lưu và xác nhận hợp đồng

Lưu hợp đồng đã chèn chữ ký để hệ thống ghi nhận.
Các bên liên quan nên có thỏa thuận rõ ràng hoặc ghi chú trong hợp đồng về việc chấp nhận chữ ký hình ảnh/scan để tăng giá trị pháp lý.

Lưu ý quan trọng:

Phương thức này tiện lợi nhưng không thay thế chữ ký số trong các hợp đồng yêu cầu tính pháp lý cao.
Chữ ký phải rõ nét, không bị chỉnh sửa sau khi chèn.
Hợp đồng cần được lưu trữ đầy đủ trên hệ thống để đảm bảo minh bạch và tránh tranh chấp.

3.4. Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh

Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh là phương thức sử dụng hình ảnh chữ ký thật của bạn, được chụp bằng điện thoại hoặc máy ảnh, để ký trực tiếp trên hợp đồng số.

Đây là hình thức tương tự như chữ ký scan, phù hợp với các hợp đồng không yêu cầu tính pháp lý cao hoặc chỉ mang tính xác nhận nội bộ.

Ưu điểm:

Thao tác nhanh chóng, không cần in, ký tay rồi scan.
Dễ dàng chèn vào các hợp đồng số dưới dạng hình ảnh.
Tiết kiệm thời gian cho các hợp đồng nội bộ, thỏa thuận không chính thức.

Hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh

Bước 1: Tạo hình ảnh chữ ký

Ký tay chữ ký của bạn trên một tờ giấy trắng.
Chụp ảnh chữ ký bằng điện thoại hoặc máy ảnh, đảm bảo ánh sáng tốt để chữ ký rõ nét.
(Tùy chọn) Tách nền chữ ký để tạo hình ảnh trong suốt, giúp dễ dàng chèn vào hợp đồng mà không ảnh hưởng đến nội dung.

Bước 2: Chèn chữ ký vào hợp đồng điện tử

Mở file hợp đồng cần ký bằng phần mềm soạn thảo hoặc trình xem PDF có hỗ trợ chèn hình ảnh.
Chọn chức năng Insert → Picture hoặc tương tự để chèn chữ ký vừa chuẩn bị.
Điều chỉnh kích thước và vị trí chữ ký sao cho phù hợp, đảm bảo không che mất thông tin quan trọng.
Lưu file hợp đồng sau khi đã chèn chữ ký.

Lưu ý quan trọng

Hình ảnh chữ ký cần rõ nét, sắc sảo để dễ đọc và nhận dạng.
Lưu chữ ký dưới các định dạng phổ biến như JPG, PNG hoặc PDF.
Tránh chỉnh sửa chữ ký sau khi đã chèn, để đảm bảo tính xác thực.
Không sử dụng chữ ký hình ảnh cho các hợp đồng yêu cầu tính pháp lý cao, vì phương thức này chưa được pháp luật công nhận đầy đủ như chữ ký số.

4. Giải đáp thắc mắc thường gặp khi ký hợp đồng điện tử

4.1. Hợp đồng ký online có giá trị pháp lý không?

Theo quy định tại Điều 35 và Điều 36 của Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử (bao gồm hợp đồng ký online) có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy, miễn là đáp ứng các điều kiện sau:

Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật thông tin: Các bên tham gia phải thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật và điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng điện tử.
Tuân thủ quy định của pháp luật: Việc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân thủ quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023, quy định của pháp luật về hợp đồng và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Do đó, hợp đồng ký online có giá trị pháp lý nếu được thực hiện đúng quy định của pháp luật và đáp ứng các yêu cầu về bảo mật và toàn vẹn thông tin.

4.2. Có bắt buộc ký hợp đồng điện tử không?

Không. Doanh nghiệp vẫn có thể ký hợp đồng giấy truyền thống. Tuy nhiên, việc ký điện tử ngày càng phổ biến vì mang lại lợi ích về tốc độ, chi phí và khả năng quản lý.

Trong nhiều lĩnh vực như thương mại điện tử, dịch vụ số, bảo hiểm, ngân hàng…, hợp đồng điện tử gần như trở thành xu hướng bắt buộc để tối ưu quy trình.

4.3. Làm sao đảm bảo an toàn và bảo mật khi ký hợp đồng điện tử?

Doanh nghiệp cần lựa chọn nền tảng ký số uy tín, được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Hệ thống phải có khả năng mã hóa dữ liệu, xác thực đa lớp (OTP, email, chữ ký số…), và lưu trữ nhật ký giao dịch.

Ngoài ra, mỗi bên tham gia ký kết cũng phải giữ bí mật thông tin đăng nhập, tránh lộ mã OTP hoặc chia sẻ tài khoản cho người khác.

4.4. Chi phí triển khai ký hợp đồng điện tử là bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào phương thức ký:

Chữ ký số (USB Token/Remote Signing): cần mua chữ ký số từ nhà cung cấp, chi phí thường từ 1 – 2 triệu đồng/năm.
Phần mềm ký điện tử/Quản lý hợp đồng: thường tính theo gói dịch vụ hàng tháng hoặc theo số lượng hợp đồng ký, giá dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/tháng.
Xác thực OTP/Email: chi phí thấp hơn, thường tính theo lượt ký hoặc theo gói dịch vụ của nhà cung cấp.

Ký hợp đồng điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang lại sự linh hoạt và tính pháp lý chắc chắn trong mọi giao dịch. Đây là xu hướng tất yếu trong thời đại chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị và giảm thiểu rủi ro.

Chuyển đổi số với hợp đồng điện tử

Với nền tảng EasyHRM, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng điện tử trực tiếp ngay trên phần mềm quản lý nhân sự, đồng bộ dữ liệu và lưu trữ an toàn. Việc ký kết trở nên nhanh chóng, minh bạch và thuận tiện cho cả người lao động lẫn nhà quản lý. Đừng chần chừ, hãy áp dụng hợp đồng điện tử ngay hôm nay để bắt kịp nhịp chuyển đổi số và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp của bạn.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

Hotline: 0869425631
Gmail: info@softdreams.vn
Website: https://easyhrm.vn/
Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.