Trong thời đại số hóa, hợp đồng điện tử là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý hiệu quả. Với tính pháp lý rõ ràng, thao tác nhanh, lưu trữ an toàn, hình thức này ngày càng được nhiều tổ chức, cá nhân tin dùng. Bài viết dưới đây, EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, lợi ích cũng như những lưu ý quan trọng khi sử dụng hợp đồng điện tử.
Hợp Đồng Điện Tử – Khái Niệm, Lợi Ích & Quy Trình Ký Kết
Mục lục
- 1. Hợp đồng điện tử là gì?
- 2. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
- 3. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử
- 4. Điểm giống và khác giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống
- 5. Phân loại hợp đồng điện tử
- 6. Những quy định về giao kết, ký hợp đồng điện tử
- 7. Quy trình lập và ký hợp đồng điện tử
- 8. EasyHRM – Phần mềm hợp đồng điện tử uy tín, được nhiều người sử dụng
- 9. Kết luận
1. Hợp đồng điện tử là gì?
Căn cứ Khoản 16, Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử được định nghĩa là:
“Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu. Thông điệp dữ liệu ở đây được hiểu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử.”
Nói một cách đơn giản, hợp đồng điện tử chính là hợp đồng được lập, ký kết và lưu trữ trên môi trường số thay vì trên giấy.
Mọi thỏa thuận, điều khoản đều tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử (file, email, hệ thống phần mềm quản lý…), có chữ ký điện tử để xác nhận.
Hợp đồng này có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện về tính toàn vẹn, khả năng truy cập và chữ ký điện tử hợp pháp.
Hiểu rõ hơn về khái niệm hợp đồng điện tử
XEM THÊM: Review 15+ Phần Mềm Hợp Đồng Điện Tử Giá Rẻ, Dễ Dùng, Hiệu Quả
2. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
Căn cứ Điều 5 và Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2023, hợp đồng điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Đồng thời, hợp đồng điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản nếu đảm bảo tính toàn vẹn nội dung, khả năng truy cập – đọc được và có chữ ký điện tử hợp pháp.
Hiểu đơn giản, hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận, có hiệu lực ràng buộc như hợp đồng giấy và có thể sử dụng trong giao dịch, quản trị doanh nghiệp cũng như làm bằng chứng trước tòa khi phát sinh tranh chấp.
2.1 Căn cứ pháp lý công nhận hợp đồng điện tử
- Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định: hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống. Việc hợp đồng thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử không làm mất hiệu lực.
- Điều 14, Bộ luật Lao động 2019: hợp đồng lao động có thể được ký qua phương tiện điện tử và có giá trị như hợp đồng bằng văn bản.
- Thông tư 87/2021/TT-BTC: hợp đồng điện tử được chấp nhận trong các nghiệp vụ của Kho bạc Nhà nước, có giá trị như hợp đồng giấy.
Từ đó có thể thấy, pháp luật hiện hành đã tạo hành lang pháp lý rõ ràng, công nhận hợp đồng điện tử như một chứng cứ hợp pháp trong trường hợp tranh chấp.
Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử
2.2 Điều kiện để hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý
Để hợp đồng điện tử được coi là hợp pháp và có hiệu lực, cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có đầy đủ chữ ký điện tử của các bên tham gia: Hợp đồng tổ chức – tổ chức phải có chữ ký số của cả hai bên. Hợp đồng tổ chức – cá nhân tối thiểu một chữ ký số từ mỗi bên.
- Đảm bảo tính toàn vẹn: Nội dung hợp đồng không được chỉnh sửa sau khi ký. Mọi thay đổi đều được hệ thống ghi nhận và lưu trữ.
- Người ký là đại diện hợp pháp hoặc được ủy quyền: Chữ ký số của cá nhân thể hiện người đại diện pháp luật; chữ ký số của doanh nghiệp/tổ chức thay thế cho con dấu.
- Chứng thư số hợp lệ: Chữ ký điện tử phải gắn với chứng thư số được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền, còn hiệu lực tại thời điểm ký.
3. Lợi ích khi sử dụng hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho khách hàng và doanh nghiệp trong quá trình giao dịch:
- Ký kết linh hoạt: Thực hiện mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị có kết nối Internet.
- Tiết kiệm chi phí & thời gian: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, tối ưu nguồn lực.
- Quy trình chuyên nghiệp: Số hóa toàn bộ, dễ kiểm tra, hạn chế sai sót.
- Lưu trữ & tra cứu thuận tiện: Quản lý hợp đồng khoa học, truy xuất nhanh chóng.
- Bảo mật cao: Chữ ký điện tử đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn, chống giả mạo.
Sử dụng hợp đồng điện tử giúp ký kết hợp đồng điện tử nhanh chóng
4. Điểm giống và khác giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống
Mặc dù đều là công cụ pháp lý để ràng buộc quyền – nghĩa vụ giữa các bên, nhưng hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống có nhiều điểm khác biệt cơ bản:
4.1 Giống nhau
Mặc dù khác biệt về hình thức thể hiện và phương thức ký kết, nhưng hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống vẫn có nhiều điểm chung quan trọng:
- Đều là sự thỏa thuận hợp pháp: Nội dung hợp đồng phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, không vi phạm pháp luật và không trái đạo đức xã hội.
- Đều chịu sự điều chỉnh của pháp luật: Tùy lĩnh vực mà hợp đồng sẽ chịu sự chi phối của Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Lao động và các luật chuyên ngành khác.
- Đều có giá trị pháp lý khi hợp lệ: Chỉ cần có chủ thể hợp pháp, nội dung rõ ràng, hình thức được pháp luật công nhận thì hợp đồng sẽ có hiệu lực.
- Đều có thể dùng làm chứng cứ: Khi xảy ra tranh chấp, cả hợp đồng điện tử lẫn hợp đồng giấy đều được tòa án hoặc trọng tài thương mại chấp nhận để giải quyết.
Như vậy, điểm chung quan trọng là cả hai loại hợp đồng đều có giá trị ràng buộc pháp lý và được pháp luật bảo vệ. Điểm khác là cách thể hiện và ký kết.
So sánh hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống
4.2 Sự khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống
Mặc dù đều có giá trị pháp lý, nhưng hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống lại có nhiều điểm khác biệt:
| Tiêu chí | Hợp đồng điện tử | Hợp đồng truyền thống (giấy) |
| Căn cứ pháp luật | Được công nhận theo Luật Giao dịch điện tử 2005, 2023; Bộ luật Dân sự 2015; Bộ luật Lao động 2019; Thông tư 87/2021/TT-BTC… | Điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Dân sự 2015 và các luật chuyên ngành (Thương mại, Lao động, Đầu tư…) |
| Hình thức thể hiện | Thông điệp dữ liệu: email, file PDF/Word, phần mềm ký số, hệ thống điện tử | Văn bản giấy, chữ viết tay hoặc đánh máy |
| Phương thức ký kết | Ký bằng chữ ký điện tử/chữ ký số, xác thực danh tính trên hệ thống | Ký trực tiếp bằng tay, gặp mặt trực tiếp hoặc gửi chuyển phát nhanh |
| Điều kiện hiệu lực | – Chữ ký điện tử gắn chứng thư số hợp lệ – Người ký đúng thẩm quyền – Nội dung không bị sửa đổi sau khi ký |
– Người ký đúng thẩm quyền – Văn bản nguyên vẹn, không bị tẩy xóa |
| Số lượng chủ thể | Bao gồm tối thiểu 3 chủ thể: – các bên ký kết – bên trung gian (nhà cung cấp dịch vụ mạng – hợp đồng ký số hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử) |
Chỉ bao gồm các chủ thể liên quan trực tiếp trong phạm vi hợp đồng |
| Nội dung | Ngoài các nội dung cơ bản còn bổ sung: – địa chỉ pháp lý – quy định về chữ ký điện tử/chữ ký số – cải chính thông tin điện tử, phương thức thanh toán, điều kiện bảo mật |
Nội dung cơ bản:
– đối tượng hợp đồng |
| Phạm vi áp dụng | Theo Luật giao dịch điện tử 2005, chỉ áp dụng một số lĩnh vực cụ thể, không áp dụng: – văn bản về thừa kế – giấy kết hôn/ly hôn – giấy khai sinh/khai tử… |
Áp dụng cho mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội, dân sự… |
| Lưu trữ & bảo quản | Lưu trữ trên hệ thống, server, đám mây; dễ tìm kiếm, truy xuất, tiết kiệm diện tích | Lưu trữ hồ sơ giấy; tốn kho bãi, dễ hư hỏng, mối mọt, thất lạc |
| Chi phí & thời gian | Tiết kiệm chi phí in ấn, gửi chuyển phát; ký nhanh chỉ trong vài phút dù ở xa | Tốn chi phí in ấn, vận chuyển; mất nhiều thời gian để ký kết |
| Tính linh hoạt | Ký kết mọi lúc, mọi nơi, chỉ cần internet | Hạn chế về địa điểm, thường phải gặp trực tiếp |
| Khả năng tích hợp & quản lý | Có thể tích hợp với ERP, CRM, phần mềm quản trị hợp đồng để tự động hóa quy trình | Quản lý thủ công, khó tích hợp công nghệ |
| Khả năng sử dụng làm chứng cứ | Được Tòa án, Trọng tài công nhận nếu đảm bảo tính toàn vẹn và xác thực dữ liệu | Được công nhận làm chứng cứ trực tiếp khi tranh chấp |
| Mức độ an toàn & rủi ro | An toàn cao nếu sử dụng hạ tầng ký số đạt chuẩn; mọi thay đổi được ghi nhận. Tuy nhiên có nguy cơ bị tấn công mạng nếu bảo mật kém | Có thể bị giả mạo chữ ký, thất lạc, rách hỏng; độ an toàn phụ thuộc vào bảo quản vật lý |
| Hình thức giao kết | Sử dụng mọi phương tiện điện tử, ký bằng chữ ký điện tử/chữ ký số USB Token, HSM… | Giao dịch bằng văn bản, lời nói, hành động, các hình thức khác dựa trên thỏa thuận |
5. Phân loại hợp đồng điện tử
Hợp đồng điện tử được phân theo nhiều hình thức giúp người dùng chọn loại phù hợp với nhu cầu giao dịch.
5.1 Theo hình thức
Tùy vào cách lập và ký kết, hợp đồng điện tử được chia thành nhiều hình thức khác nhau, giúp các bên linh hoạt chọn được phương thức giao dịch phù hợp và thuận tiện quản lý:
5.1.1 Hợp đồng giấy truyền thống đưa lên website
- Hợp đồng được soạn sẵn trên giấy, sau đó số hóa thành file PDF hoặc Word và tải lên website để ký kết.
- Người ký chỉ cần tick chọn “Đồng ý” hoặc “Không đồng ý” với các điều khoản.
- Ưu điểm: giữ nguyên nội dung hợp đồng giấy, thuận tiện ký từ xa, nhanh chóng.
5.1.2 Hợp đồng hình thành tự động qua giao dịch điện tử
- Nội dung hợp đồng được tạo ra tự động trong quá trình giao dịch, dựa trên thông tin mà khách hàng cung cấp.
- Sau khi giao dịch hoàn tất, hợp đồng hiển thị để người mua xác nhận, bên bán nhận thông báo qua email, fax hoặc điện thoại.
- Phù hợp với các giao dịch tự động, giảm thao tác thủ công.
5.1.3 Hợp đồng ký qua email (thư điện tử)
Sử dụng email làm phương tiện giao kết thay cho giấy tờ truyền thống.
- Ưu điểm: nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian.
- Hạn chế: bảo mật thấp, dễ rò rỉ thông tin, ràng buộc trách nhiệm các bên chưa chặt chẽ.
5.2 Theo mục đích
Dựa trên mục đích sử dụng, hợp đồng điện tử được phân thành các loại phục vụ kinh doanh, lao động hay dân sự, từ đó xác định phạm vi pháp lý và quyền lợi, nghĩa vụ của các bên trong giao dịch.
5.2.1 Hợp đồng kinh tế / thương mại điện tử
- Một bên là thương nhân, bên còn lại có tư cách pháp lý hợp pháp.
- Mục đích: giao dịch thương mại, mang tính lợi nhuận.
- Đối tượng: hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về dữ liệu điện tử và được pháp luật công nhận tương đương hợp đồng giấy.
5.2.2 Hợp đồng lao động điện tử
- Giao kết giữa người lao động và người sử dụng lao động, quy định các quyền và nghĩa vụ như lương, công việc, trách nhiệm.
- Có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019.
- Bao gồm: hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng có thời hạn, hợp đồng theo mùa vụ hoặc công việc cụ thể.
5.2.3 Hợp đồng dân sự điện tử
- Là thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ dân sự.
- Ký kết dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy.
Hợp đồng điện tử có mấy loại?
6. Những quy định về giao kết, ký hợp đồng điện tử
Để hợp đồng điện tử được pháp luật công nhận, việc giao kết và ký kết phải tuân thủ các quy định về thời điểm, địa điểm gửi – nhận và xác nhận thông điệp dữ liệu:
6.1. Giao kết hợp đồng điện tử
- Theo Điều 36 Luật Giao dịch điện tử 2005, giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để thực hiện một phần hoặc toàn bộ giao dịch.
- Đề nghị và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể thực hiện hoàn toàn qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
6.2. Thời điểm và địa điểm gửi thông điệp dữ liệu
- Thời điểm gửi: khi thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống ngoài tầm kiểm soát của người gửi.
- Địa điểm gửi: trụ sở của tổ chức hoặc nơi cư trú của cá nhân gửi; nếu nhiều trụ sở, chọn nơi liên quan mật thiết nhất đến giao dịch.
6.3. Nhận thông điệp dữ liệu
- Người nhận là người được chỉ định nhận thông điệp, không tính trung gian.
- Thông điệp được xem là đã nhận khi nhập vào hệ thống do người nhận chỉ định và có thể truy cập.
Tìm hiểu quy định về giao kết hợp đồng điện tử
7. Quy trình lập và ký hợp đồng điện tử
Giao kết hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp ký kết nhanh chóng, minh bạch và hợp pháp.
Với phần mềm quản lý hợp đồng EasyHRM, mọi bước từ tạo hợp đồng, ký số đến lưu trữ đều được thực hiện online, tiết kiệm thời gian và đảm bảo hiệu lực pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử 2005:
7.1 Bước 1: Tạo lập và gửi đề nghị giao kết hợp đồng
- Đăng nhập hệ thống EasyHRM: Doanh nghiệp truy cập phần mềm trên máy tính, laptop, tablet hoặc điện thoại thông minh.
- Tạo hợp đồng: Nhập thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá cả, điều khoản, quyền và nghĩa vụ của các bên dựa trên thỏa thuận.
- Xác lập luồng ký và ký số: Xác định vị trí, thứ tự và chủ thể ký; ký số trực tiếp trên EasyHRM để xác minh và bảo mật hợp đồng.
- Gửi hợp đồng đến đối tác: Hợp đồng được gửi dưới dạng thông điệp dữ liệu, thời điểm và địa điểm gửi tuân theo Điều 36 và 37 Luật Giao dịch điện tử 2005.
7.2 Bước 2: Xác nhận nội dung và phản hồi
Bên được đề nghị giao kết nhận thông báo qua email và truy cập link hợp đồng trên EasyHRM để kiểm tra các điều khoản.
Hai trường hợp:
- Đồng ý: ký số trực tiếp trên EasyHRM để xác nhận giao kết.
- Không đồng ý: gửi yêu cầu chỉnh sửa; hệ thống ghi nhận mọi thay đổi và thông báo đến các bên để đảm bảo minh bạch.
Thời điểm và địa điểm nhận thông điệp dữ liệu cũng được hệ thống tự động quản lý, đảm bảo hợp đồng được công nhận theo luật.
7.3 Bước 3: Hoàn tất giao kết và lưu trữ hợp đồng
Khi các bên thống nhất nội dung, bên nhận ký số hoàn tất hợp đồng trên EasyHRM.
Hệ thống thông báo hợp đồng được thiết lập thành công, mã hóa và lưu trữ online, bảo mật thông tin và tránh thất lạc.
Hiệu lực pháp lý: hợp đồng điện tử có hiệu lực ngay từ thời điểm giao kết, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Các bên thực hiện quyền và nghĩa vụ theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
Quy trình giao kết hợp đồng điện tử
8. EasyHRM – Phần mềm hợp đồng điện tử uy tín, được nhiều người sử dụng
EasyHRM là giải pháp hợp đồng điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp tạo lập, gửi, ký và lưu trữ hợp đồng trực tuyến nhanh chóng, an toàn và tuân thủ pháp luật.
Với luồng ký tự động và bảo mật dữ liệu chuẩn quốc tế, EasyHRM không chỉ giảm rủi ro thất lạc hay chỉnh sửa trái phép, mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
Hơn 35.000 doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề đã tin tưởng sử dụng EasyHRM, từ hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế đến các thỏa thuận dân sự, đảm bảo mọi giao dịch đều minh bạch, hợp pháp và hiệu quả.
EasyHRM giúp bạn quản lý hợp đồng thông minh, tập trung và an toàn, biến quy trình ký kết phức tạp trở nên nhanh gọn và chuyên nghiệp.
9. Kết luận
Hợp đồng điện tử không chỉ là xu hướng hiện đại mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực: tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng tính minh bạch và đảm bảo pháp lý. Việc nắm vững quy trình ký kết và áp dụng đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý hợp đồng, hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.
Để trải nghiệm quy trình ký kết hợp đồng điện tử nhanh chóng, an toàn và toàn diện, bạn có thể dùng thử phần mềm quản lý hợp đồng EasyHRM. Với giao diện thân thiện, chức năng tự động nhắc hạn, lưu trữ hợp đồng điện tử và quản lý vòng đời hợp đồng, EasyHRM giúp bạn quản trị hợp đồng hiệu quả từ A đến Z, hoàn toàn trực tuyến, phù hợp cho mọi doanh nghiệp.
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên.
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
