Hoàn thuế thu nhập cá nhân luôn là chủ đề được rất nhiều người quan tâm vào mỗi mùa quyết toán thuế. Không ít cá nhân có số tiền nộp thừa nhưng lại lúng túng trong cách xác định điều kiện hoàn thuế, chuẩn bị hồ sơ hay thực hiện thủ tục sao cho đúng và nhanh nhất. Bài viết này Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn nắm trọn quy trình hoàn thuế theo quy định mới, tránh sai sót và tối ưu quyền lợi hợp pháp của mình.

1. Hoàn thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hoàn thuế TNCN là thủ tục để cơ quan thuế trả lại khoản thuế mà cá nhân đã nộp thừa hoặc không thuộc diện phải nộp theo quy định. Người lao động có thể tự quyết toán với cơ quan thuế hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp thực hiện thay.

2. Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân

Để được hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN), người nộp thuế phải đồng thời đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây. Đây là quy định bắt buộc và là căn cứ pháp lý để cơ quan thuế xem xét hoàn trả số tiền thuế đã nộp thừa.

2.1. Có số thuế thu nhập cá nhân nộp thừa

Cá nhân chỉ được hoàn thuế khi có chênh lệch thuế nộp thừa, bao gồm:

• Đã nộp nhiều hơn số thuế phải nộp sau khi quyết toán cuối năm.
• Bị khấu trừ thuế nhưng tổng thu nhập năm không đến mức phải nộp thuế.
• Phát sinh số thuế nộp thừa do điều chỉnh lại thu nhập, giảm trừ gia cảnh hoặc xác định lại nghĩa vụ thuế.
• Các trường hợp khác dẫn đến số thuế thực tế phải nộp thấp hơn số đã nộp.

Nếu không có số tiền nộp thừa, cá nhân sẽ không phát sinh quyền được hoàn thuế.

Để được hoàn thuế TNCN, cần có số thuế thu nhập cá nhân nộp thừa

2.2. Có mã số thuế tại thời điểm nộp hồ sơ

Đây là điều kiện bắt buộc. Cá nhân phải có mã số thuế (MST) trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế hoặc đề nghị hoàn.

• Nếu chưa có mã số thuế: không được hoàn.
• Nếu đăng ký mã số thuế sau khi phát sinh thu nhập: vẫn hợp lệ miễn là có MST trước thời điểm nộp hồ sơ.

Việc có mã số thuế giúp cơ quan thuế xác định đúng người nộp, quản lý nghĩa vụ và xử lý khoản hoàn.

2.3. Có đề nghị hoàn thuế trên hồ sơ quyết toán hoặc hồ sơ xử lý số nộp thừa

Cơ quan thuế không tự động hoàn thuế cho cá nhân, dù có nộp thừa. Người nộp thuế phải tự đề nghị hoàn bằng một trong hai cách:

• Đánh dấu đề nghị hoàn trên tờ khai quyết toán 02/QTT-TNCN; hoặc
• Lập đơn đề nghị xử lý số nộp thừa theo mẫu 01/DNXLNT trên eTax hoặc eTax Mobile.

Nếu cá nhân không đánh dấu yêu cầu hoàn thì khoản nộp thừa sẽ được bù trừ sang kỳ thuế tiếp theo, không được chuyển thành khoản hoàn về tài khoản.

Nếu không yêu cầu hoàn thuế TNCN thì khoản thừa được bù trừ cho kỳ tiếp theo

2.4. Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh số thuế đã nộp

Cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp, bao gồm:

• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
• Sao kê thuế nộp trực tiếp (nếu tự nộp)
• Thông tin về thu nhập, bảo hiểm và giảm trừ đã áp dụng trong năm

Hồ sơ không đầy đủ hoặc không khớp với dữ liệu của cơ quan thuế có thể bị yêu cầu bổ sung hoặc từ chối hoàn.

2.5. Thuộc đối tượng phải trực tiếp quyết toán hoặc được ủy quyền đúng quy định

Cá nhân được hoàn thuế trong các trường hợp:

• Tự quyết toán với cơ quan thuế
• Ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay, nếu đáp ứng điều kiện:
• Chỉ có thu nhập tại một nơi hoặc có ký HĐLĐ từ 3 tháng trở lên và đang làm việc tại thời điểm ủy quyền

Không yêu cầu tự quyết toán để làm thủ tục hoàn trực tiếp

Nếu ủy quyền không hợp lệ, cá nhân phải tự quyết toán và tự đề nghị hoàn.

Hồ sơ hoàn thuế TNCN không đầy đủ có thể bị từ chối hoàn thuế

3. Thủ tục & hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

3.1 Về thủ tục, hồ sơ

Để làm hoàn thuế TNCN, cá nhân chỉ cần chuẩn bị đủ những giấy tờ sau:

• Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN: Đây là tờ khai bắt buộc. Khi kê khai, bạn tick chọn ô “Đề nghị hoàn thuế” hoặc “Bù trừ sang kỳ sau”.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Mỗi nơi trả thu nhập sẽ cấp cho bạn chứng từ khấu trừ nếu họ đã khấu trừ thuế. Thu thập đủ tất cả chứng từ của từng năm.
• CCCD/CMND hoặc hộ chiếu: Dùng để xác minh khi nộp hồ sơ trực tiếp hoặc đính kèm bản scan khi nộp online.
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc (nếu có giảm trừ): Ví dụ: giấy khai sinh con, giấy xác nhận học tập, giấy xác nhận không có thu nhập,…
• Số tài khoản ngân hàng chính chủ: Đây là tài khoản bạn muốn nhận tiền hoàn. Phải là tài khoản đứng tên bạn. Bạn sẽ điền vào tờ khai để cơ quan thuế chi trả. 
• Đơn đề nghị xử lý số thuế nộp thừa: Chỉ dùng khi bạn xử lý khoản nộp thừa riêng biệt, không nằm trong tờ khai quyết toán.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là giấy tờ hoàn thuế bắt buộc

3.2 Cách thực hiện hoàn thuế thu nhập cá nhân 

Bạn có thể thực hiện 1 trong 2 cách hoàn thuế thu nhập cá nhân như sau: 

3.2.1 Cách hoàn thuế thu nhập cá nhân trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế

Đây là cách phổ biến nhất, áp dụng khi cá nhân tự quyết toán và tự đề nghị hoàn thuế.

Cách 1: Hoàn thuế TNCN qua Cổng thông tin Cục Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn)

Bước 1: Truy cập website

Vào: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ → Chọn Cá nhân → Đăng nhập bằng tài khoản thuế cá nhân (mã số thuế + mật khẩu).

Bước 2: Vào mục kê khai quyết toán

Chọn Quyết toán thuế → Kê khai thuế trực tuyến.

Bước 3: Chọn tờ khai

Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021).

Bước 4: Điền thông tin

Nhập dữ liệu theo từng chỉ tiêu trên tờ khai:

• Thông tin cá nhân
• Thu nhập đã nhận
• Số thuế đã khấu trừ
• Các khoản giảm trừ
• Số thuế đề nghị hoàn

Bạn có thể:

• Nhập lại nếu muốn xóa toàn bộ dữ liệu
• Lưu bản nháp để điền tiếp sau

Bước 5: Gửi tờ khai và đề nghị hoàn

Chọn Hoàn thành kê khai.

Sau đó:

• Chọn Tờ khai XML để kết xuất file đề nghị hoàn thuế (hệ thống tạo file XML).
• Chọn Ký và nộp tờ khai.
• Nhập mã PIN của chữ ký số → Chấp nhận.
• Hệ thống báo “Ký tệp tờ khai thành công” nghĩa là đơn hoàn thuế đã gửi tới cơ quan thuế.

Lưu ý: Bắt buộc phải có tài khoản thuế điện tử mới thực hiện được.

Phải có tài khoản thuế điện tử để hoàn thuế qua Cổng thông tin điện tử

3.2.2 Cách 2: Hoàn thuế TNCN qua ứng dụng eTax Mobile

Bước 1: Đăng nhập

Mở app eTax Mobile → Chọn Nhóm chức năng nộp thuế.

Bước 2: Chọn chức năng hoàn thuế. Chọn Đề nghị xử lý khoản nộp thừa.

Bước 3: Chọn nơi gửi hồ sơ

Chọn Cục Thuế và Chi cục Thuế đang quản lý → Tiếp tục.

Bước 4: Điền thông tin người đề nghị

Nhập đầy đủ các mục có dấu (*):

• Thông tin cá nhân
• Mã số thuế
• Tài khoản nhận tiền hoàn

→ Nhấn Tiếp tục.

Bước 5: Kiểm tra số tiền nộp thừa

Hệ thống tự hiển thị:

• Số thuế đã nộp
• Số thuế phải nộp
• Số tiền nộp thừa

→ Xác minh lại → Tiếp tục.

Bước 6: Xác định hình thức xử lý

Bạn có thể:

• Đề nghị hoàn lại
• Hoặc đề nghị bù trừ vào khoản phải nộp khác

Điền các khoản tiền theo yêu cầu → Tiếp tục.

Bước 7: Kiểm tra lần cuối

Hệ thống hiển thị bảng tổng hợp đề nghị xử lý nộp thừa → Kiểm tra kỹ → Tiếp tục.

Bước 8: Đính kèm tài liệu

• Đặt tên file và tải lên đơn đề nghị hoàn thuế.
• Chọn tờ khai: 02/QTT-TNCN – Tờ khai quyết toán thuế TNCN (TT80/2021).

→ Nhấn Tiếp tục.

Bước 9: Xác thực

• Nhập mã OTP gửi về điện thoại → Hoàn thành.
• Hồ sơ hoàn thuế đã được gửi thành công.

Hoàn thuế TNCN nhanh chóng qua ứng dụng eTax Mobile

4. FAQ về hoàn thuế thu nhập cá nhân

4.1 Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế TNCN

Theo Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, thời gian xử lý hồ sơ hoàn thuế được chia thành 2 trường hợp:

Hồ sơ thuộc diện “hoàn trước – kiểm tra sau”

Cơ quan thuế phải ra quyết định hoàn thuế trong tối đa 06 ngày làm việc kể từ khi gửi thông báo chấp nhận hồ sơ.

Trong thời gian này, cơ quan thuế có thể:

Quyết định hoàn thuế

• Chuyển hồ sơ sang diện “kiểm tra trước – hoàn sau”
• Hoặc thông báo không hoàn thuế nếu hồ sơ không đủ điều kiện

Lưu ý:

Nếu thông tin trong hồ sơ của bạn khác với dữ liệu cơ quan thuế đang quản lý, bạn sẽ được yêu cầu giải trình hoặc bổ sung.

Thời gian giải trình không tính vào 06 ngày xử lý.

Hồ sơ thuộc diện “kiểm tra trước – hoàn sau”

Cơ quan thuế có tối đa 40 ngày kể từ ngày thông báo chấp nhận hồ sơ để:

• Quyết định hoàn thuế
• Hoặc thông báo không đủ điều kiện hoàn

4.2 Khi nào nhận tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân?

Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế, nhiều người thắc mắc bao lâu thì được nhận tiền hoàn thuế thu nhập cá nhân. Theo quy định tại Điều 75 Luật Quản lý thuế 2019, thời gian hoàn thuế được xử lý theo hai diện hồ sơ khác nhau:

• Hồ sơ hoàn trước – kiểm tra sau: Được hoàn thuế trong tối đa 06 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế thông báo chấp nhận hồ sơ.
• Hồ sơ kiểm tra trước – hoàn sau: Được xử lý và hoàn thuế trong tối đa 40 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo tiếp nhận hồ sơ.

Nếu cơ quan thuế xử lý chậm do lỗi của cơ quan thuế: Người nộp thuế được tính lãi 0,03%/ngày trên số tiền được hoàn cho số ngày bị chậm.

4.3 Hoàn thuế thu nhập cá nhân tháng mấy?

Pháp luật không quy định một “tháng cố định” để hoàn thuế TNCN.

Cá nhân có quyền thực hiện thủ tục hoàn thuế vào bất cứ thời điểm nào sau khi kết thúc năm tính thuế, miễn là đủ điều kiện và đã nộp tờ khai quyết toán thuế.

Tuy nhiên, thực tế hoàn thuế diễn ra song song với thời điểm quyết toán thuế TNCN, cụ thể:

Nếu bạn tự quyết toán với cơ quan thuế: 

• Thời gian hoàn thuế: cùng lúc nộp quyết toán.
• Hạn nộp quyết toán: 30/04 hằng năm (nếu trùng ngày lễ → dời sang ngày làm việc tiếp theo).
• Không cần hồ sơ hoàn thuế riêng, chỉ cần đánh dấu “đề nghị hoàn” trên tờ khai 02/QTT-TNCN.
• Có thể chọn: hoàn thuế hoặc bù trừ sang kỳ sau.

Nếu bạn ủy quyền cho công ty quyết toán thay: 

• Thời gian hoàn thuế: gắn với hạn quyết toán của công ty.
• Hạn nộp quyết toán của doanh nghiệp: 31/03 hằng năm.

Công ty sẽ:

• Bù trừ thuế nộp thừa, nộp thiếu của nhân viên.
• Nếu còn thừa → bù trừ kỳ sau hoặc hoàn thuế theo đề nghị của bạn.

Hoàn thuế thu nhập cá nhân là quyền lợi chính đáng của người nộp thuế, miễn là bạn đáp ứng đủ điều kiện và chuẩn bị đúng hồ sơ theo quy định. Nắm rõ quy trình sẽ giúp việc hoàn thuế diễn ra nhanh chóng, hạn chế sai sót và đảm bảo bạn không bỏ lỡ số tiền đáng nhận lại. Hy vọng những thông tin cập nhật trong bài viết giúp bạn tự tin thực hiện thủ tục hoàn thuế hiệu quả và chính xác hơn.