Hồ sơ nhân sự là gì? Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ bao gồm những giấy tờ nào? Quy trình quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự cần thực hiện ra sao để vừa khoa học, vừa tuân thủ đúng quy định pháp luật? Tất cả những thắc mắc trên sẽ được giải đáp chi tiết trong bài viết dưới đây của Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM.

1. Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp toàn bộ thông tin, giấy tờ và dữ liệu liên quan đến người lao động trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Đây có thể là bản giấy (hồ sơ cứng) hoặc bản điện tử (hồ sơ số hóa).

Hồ sơ nhân sự thường bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, số CMND/CCCD, hộ khẩu, tình trạng hôn nhân…
• Thông tin tuyển dụng: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, bằng cấp, chứng chỉ liên quan.
• Hợp đồng lao động: Thử việc, chính thức, phụ lục hợp đồng.
• Hồ sơ bảo hiểm: BHXH, BHYT, BHTN.
• Quyết định nhân sự: Bổ nhiệm, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật…
• Các giấy tờ phát sinh khác trong quá trình làm việc.

Hồ sơ nhân sự là gì?

2. Bộ hồ sơ nhân sự gồm những gì? 

Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ sẽ khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, ngành nghề và đối tượng lao động. Tuy nhiên, theo quy định pháp luật và thực tế quản lý, hồ sơ nhân sự cơ bản thường được chia thành các nhóm giấy tờ sau:

2.1 Hồ sơ nhân sự cho nhân viên trong giai đoạn thử việc

Ở giai đoạn thử việc, doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ cơ bản để xác minh thông tin cá nhân và năng lực của ứng viên. Đây là cơ sở để ký hợp đồng chính thức nếu người lao động đạt yêu cầu.

• Sơ yếu lý lịch (có xác nhận của địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền).
• Đơn xin việc (theo mẫu doanh nghiệp).
• CMND/CCCD (bản sao công chứng).
• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan (bản sao công chứng).
• Với lao động nước ngoài: Visa còn hiệu lực và giấy phép lao động.
• Với lao động từ 15 – 18 tuổi: Văn bản đồng ý của người giám hộ.

Hồ sơ nhân sự cần những giấy tờ gì?

2.2 Hồ sơ nhân sự cho lao động dưới 15 tuổi

Đối với trường hợp tuyển dụng lao động chưa đủ 15 tuổi, hồ sơ sẽ yêu cầu thêm một số giấy tờ đặc thù nhằm đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

• CMND/CCCD hoặc hộ chiếu (công chứng) của người đại diện hợp pháp
• Văn bản đồng ý để người đại diện pháp luật giao kết hợp đồng lao động

2.3 Hồ sơ nhân sự cho nhân viên chính thức

Sau khi kết thúc giai đoạn thử việc, để nhân viên chính thức đi vào làm việc lâu dài, doanh nghiệp cần bổ sung thêm các giấy tờ quan trọng liên quan đến hợp đồng, bảo hiểm và quyết định nhân sự.

• Hợp đồng lao động chính thức (có chữ ký của cả hai bên).
• Phụ lục hợp đồng lao động (nếu có).
• Hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo quy định.
• Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, tăng lương, thăng chức (nếu phát sinh).
• Các văn bản khác liên quan đến quá trình làm việc (khen thưởng, kỷ luật, cam kết bảo mật, thỏa thuận đào tạo…).

3. Quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học

Quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả không chỉ giúp dễ dàng tra cứu mà còn hạn chế rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp nên áp dụng 3 bước cơ bản sau:

3.1. Phân loại hồ sơ nhân sự

Bước đầu tiên là phân loại hồ sơ một cách có hệ thống. Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương thức phân loại tùy quy mô và đặc thù, chẳng hạn:

• Theo bảng chữ cái (A-Z)
• Theo thời gian (năm, quý, tháng)
• Theo phòng ban, chức vụ
• Theo nhóm hồ sơ (thử việc, chính thức, nghỉ việc…)

Nếu lưu trữ điện tử, việc phân loại sẽ thuận tiện hơn nhờ công cụ lọc và tìm kiếm trên phần mềm quản lý.

3.2. Sắp xếp hồ sơ nhân sự

Sau khi phân loại, hồ sơ cần được sắp xếp khoa học để dễ dàng tra cứu. Doanh nghiệp nên chuẩn bị tủ hồ sơ, ngăn kéo hoặc nền tảng lưu trữ trực tuyến với dung lượng phù hợp. Hồ sơ có thể được sắp xếp:

• Theo năm, tháng, quý
• Theo tình trạng (đầy đủ, còn thiếu, đã giải quyết, chưa giải quyết)

3.3. Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự

• Hồ sơ bản cứng: cần đặt ở nơi khô thoáng, tránh ẩm mốc và mối mọt. Sử dụng bìa đựng, nhãn dán để đánh dấu rõ ràng.
• Hồ sơ điện tử: scan các giấy tờ quan trọng và lưu trên hệ thống máy tính hoặc phần mềm HRM để đảm bảo an toàn, tránh thất lạc.
• Quy trình quản lý: phổ biến cho nhân viên các quy định về nộp hồ sơ, quyền truy cập và trách nhiệm lưu trữ.
• Kiểm tra định kỳ: phòng nhân sự cần rà soát, cập nhật hồ sơ thường xuyên, đồng thời đầu tư công cụ quản lý hiện đại để đáp ứng nhu cầu khi nhân sự tăng trưởng.

Quản lý hồ sơ nhân viên như thế nào cho hiệu quả?

Quy Trình Quản Lý Hồ Sơ Nhân Sự Từ A-Z: Chuẩn, Nhanh, Dễ Triển Khai
Top 10 Mẫu File Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Dễ [Miễn Phí Tải Về]

4. Những lỗi thường gặp khi quản lý hồ sơ nhân sự 

Trong quá trình quản lý hồ sơ nhân sự, nhiều doanh nghiệp thường gặp phải những sai sót làm ảnh hưởng đến tính pháp lý và hiệu quả quản trị nhân sự. Dưới đây là một số lỗi phổ biến:

• Thiếu hoặc sai thông tin cá nhân: Một số hồ sơ bị thiếu giấy tờ quan trọng như CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, bằng cấp.
• Lưu trữ không đồng bộ: Hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử không được cập nhật giống nhau, dẫn đến dữ liệu bị chênh lệch.
• Không tuân thủ quy định pháp luật: Bỏ sót các giấy tờ bắt buộc như hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội.
• Hồ sơ thất lạc hoặc trùng lặp: Quản lý không chặt chẽ dẫn đến tình trạng mất hồ sơ, lưu trữ hai lần cho cùng một nhân sự.
• Không cập nhật kịp thời: Thông tin về thăng chức, thay đổi chức vụ, nghỉ việc không được bổ sung vào hồ sơ.
• Phân quyền quản lý chưa rõ ràng: Nhiều người có thể truy cập và chỉnh sửa, gây sai sót hoặc rò rỉ thông tin.
• Bảo mật dữ liệu yếu: Hồ sơ nhân sự bị lưu trữ ở nơi dễ bị rò rỉ thông tin cá nhân.

Các lỗi phổ biến khi quản lý hồ sơ nhân sự

5. EasyHRM – Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp

Quản lý hồ sơ nhân sự luôn là công việc tốn nhiều thời gian và dễ phát sinh sai sót nếu làm thủ công. EasyHRM ra đời như một “trợ lý số” giúp doanh nghiệp sắp xếp, lưu trữ và khai thác dữ liệu nhân sự một cách khoa học, an toàn, tiện lợi:

Với giao diện thân thiện, tính năng toàn diện, EasyHRM không chỉ giúp bạn quản lý hồ sơ nhân viên dễ dàng mà còn tiết kiệm đến 70% thời gian hành chính và giảm thiểu rủi ro thất lạc thông tin.

• Quản lý hồ sơ tập trung: Lưu trữ toàn bộ thông tin nhân sự trên hệ thống điện tử, dễ dàng tra cứu và cập nhật chỉ với vài thao tác.
• Theo dõi hợp đồng & quá trình làm việc: Tự động nhắc khi hợp đồng sắp hết hạn, quản lý thâm niên, chức vụ, lịch sử công tác rõ ràng.
• Tích hợp chấm công – tính lương: Ghi nhận ngày công, ca làm, làm thêm giờ và liên kết trực tiếp với bảng lương để tính toán chính xác.
• Bảo mật dữ liệu tối đa: Công nghệ mã hóa hiện đại, phân quyền truy cập rõ ràng giúp thông tin nhân sự luôn an toàn.
• Báo cáo nhân sự đa chiều: Xuất báo cáo theo phòng ban, vị trí, độ tuổi… hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh và chuẩn xác.

6. FAQ – Giải đáp thắc mắc về hồ sơ nhân sự

6.1 Hồ sơ nhân sự cần lưu giữ bao lâu?

Thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự không cố định một mốc chung mà sẽ thay đổi tùy theo loại tài liệu và quy định pháp luật hiện hành. Thông thường, thời gian lưu trữ hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động dao động từ 05 năm đến vĩnh viễn.

6.2 Có thể quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể dùng Excel để quản lý hồ sơ nhân sự nhờ ưu điểm dễ sử dụng và chi phí thấp. 

Tuy nhiên, Excel tồn tại nhiều hạn chế như: khó phân quyền bảo mật, khó tra cứu khi dữ liệu lớn, dễ xảy ra sai sót hoặc mất dữ liệu. Với doanh nghiệp có quy mô lớn thì sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ tối ưu hơn.

6.3 Khi nghỉ việc, doanh nghiệp có cần trả lại hồ sơ cho nhân viên không?

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định hiện hành, hồ sơ gốc của người lao động (CMND/CCCD, sổ hộ khẩu, văn bằng, chứng chỉ, sổ bảo hiểm xã hội…) phải được doanh nghiệp trả lại khi người lao động chấm dứt hợp đồng. Doanh nghiệp chỉ được giữ bản sao lưu trữ trong hồ sơ nhân sự nội bộ.

7. Kết luận

Có thể thấy, hồ sơ nhân sự là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân lực chuyên nghiệp, đồng thời đáp ứng yêu cầu pháp lý. Việc chuẩn bị đầy đủ và sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình nhân sự, giảm thiểu rủi ro và tạo dựng môi trường làm việc minh bạch. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hồ sơ nhân sự để áp dụng hiệu quả trong tổ chức của mình.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Không còn bảng tính Excel phức tạp hay sai sót thủ công, EasyHRM mang đến một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình:

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Với chi phí linh hoạt, triển khai nhanh chóng và giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.