Giao kết hợp đồng điện tử trở thành xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả. Bài viết dưới đây EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định, quy trình chuẩn giao kết hợp đồng điện tử.

Giao kết hợp đồng điện tử: Quy định pháp lý và Quy trình chuẩn

1. Giao kết hợp đồng điện tử là gì?

Giao kết hợp đồng điện tử là quá trình các bên tham gia ký kết, thỏa thuận hợp đồng thông qua phương tiện điện tử, thay vì sử dụng hợp đồng giấy truyền thống.

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024), hợp đồng điện tử được xác lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng đủ điều kiện về nội dung và hình thức.

Việc giao kết này thường được thực hiện qua các công cụ như chữ ký số, OTP, email xác thực, hoặc nền tảng quản lý hợp đồng điện tử. Đây là giải pháp hiện đại, đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và thuận tiện cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân.

XEM THÊM: Review 15+ Phần Mềm Hợp Đồng Điện Tử Giá Rẻ, Dễ Dùng, Hiệu Quả

2. Giá trị pháp lý của giao kết hợp đồng điện tử

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2024), hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy, miễn là đáp ứng đủ các điều kiện:

• Nội dung thỏa thuận không vi phạm pháp luật.
• Các bên tham gia có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Việc ký kết được thực hiện bằng phương tiện điện tử hợp pháp (như chữ ký số, chữ ký điện tử, xác nhận qua hệ thống điện tử…).

Luật cũng quy định rõ: thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì được thể hiện dưới dạng điện tử.
Điều đó có nghĩa là hợp đồng điện tử vẫn được công nhận và có thể dùng làm chứng cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp, tương đương với hợp đồng được ký bằng văn bản giấy.

Luật Giao dịch điện tử 2023

TÌM HIỂU THÊM: Tính pháp lý của hợp đồng điện tử: Căn cứ, giá trị thực tế

3. Nguyên tắc giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử

Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau:

• Nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng: Các bên tham gia giao kết phải tự nguyện, không bị ép buộc, đảm bảo quyền và nghĩa vụ ngang nhau.
• Nguyên tắc toàn vẹn và xác thực: Thông điệp dữ liệu phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị sửa đổi trái phép; chữ ký điện tử hoặc hình thức xác thực khác phải chứng minh được danh tính của bên ký.
• Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Nội dung hợp đồng điện tử phải phù hợp với quy định pháp luật hiện hành, không vi phạm điều cấm hoặc trái đạo đức xã hội.
• Nguyên tắc bảo mật thông tin: Doanh nghiệp cần có giải pháp kỹ thuật để bảo đảm an toàn, tránh rò rỉ hoặc bị lợi dụng thông tin hợp đồng.

4. Phương thức giao kết hợp đồng điện tử phổ biến

4.1 Giao kết hợp đồng bằng chữ ký số (USB Token/Remote Signing)

Đây là phương thức phổ biến nhất hiện nay, được pháp luật thừa nhận giá trị pháp lý cao. Doanh nghiệp hoặc cá nhân sử dụng chữ ký số công cộng do nhà cung cấp chứng thực chữ ký số (CA) cấp, ký trực tiếp trên hợp đồng điện tử. Có thể ký qua USB Token hoặc Remote Signing (ký từ xa qua nền tảng đám mây) giúp tiết kiệm thời gian và linh hoạt hơn.

4.2 Giao kết hợp đồng bằng OTP/Email xác thực

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp áp dụng hình thức xác nhận hợp đồng qua mã OTP gửi về điện thoại hoặc email. Cách này đặc biệt phù hợp với các hợp đồng dịch vụ, thương mại điện tử, tài chính cá nhân.

Tuy nhiên, giá trị pháp lý thường cần gắn với quy định nội bộ hoặc các thỏa thuận rõ ràng giữa các bên để đảm bảo tính ràng buộc.

Giao kết hợp đồng bằng Email xác thực

4.3 Giao kết hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh/scan

Một số doanh nghiệp lựa chọn cách chèn hình ảnh chữ ký hoặc bản scan chữ ký tay lên hợp đồng điện tử. Cách này đơn giản, dễ áp dụng, nhưng hạn chế về tính bảo mật và khả năng xác thực danh tính. Thông thường, phương thức này chỉ nên áp dụng trong nội bộ hoặc với các hợp đồng có giá trị pháp lý không quá phức tạp.

4.4 Giao kết hợp đồng trên phần mềm quản lý hợp đồng EasyHRM

Hiện nay, thay vì mất thời gian với giấy tờ và quy trình ký tá rườm rà, nhiều doanh nghiệp sử dụng nền tảng ký hợp đồng điện tử thông minh EasyHRM. Không chỉ giúp ký hợp đồng nhanh chóng bằng chữ ký số, OTP hoặc ký từ xa, EasyHRM còn biến toàn bộ quá trình quản lý, lưu trữ và tra cứu hợp đồng trở nên khoa học, an toàn và tiện lợi tuyệt đối.

Trong đó, EasyHRM nổi bật như một “trợ lý số” toàn năng, kết hợp hoàn hảo giữa quản lý nhân sự và ký hợp đồng điện tử. Chỉ với vài thao tác, doanh nghiệp có thể ký hợp đồng online, tự động lưu trữ, phân loại, và tra cứu tức thì trên cùng một nền tảng.

Không dừng lại ở sự tiện lợi, EasyHRM còn mang đến giải pháp tối ưu chi phí và thời gian, giúp doanh nghiệp nâng tầm chuyên nghiệp, tăng tốc quy trình phê duyệt và quản trị nhân sự. Một lựa chọn thông minh cho những doanh nghiệp muốn bứt phá trong kỷ nguyên chuyển đổi số

5. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử theo quy định

5.1 Bước 1 – Thiết lập đề nghị giao kết hợp đồng

Doanh nghiệp hoặc cá nhân khởi tạo hợp đồng điện tử trên hệ thống, xác định rõ các điều khoản, quyền và nghĩa vụ của các bên. Sau đó, người tạo hợp đồng gửi đề nghị ký kết qua phần mềm, email hoặc nền tảng ký số, đồng thời thiết lập luồng ký (ai ký trước, ai ký sau, hình thức ký).

5.2 Bước 2 – Xác nhận và phản hồi đề nghị

Bên nhận hợp đồng sẽ xem xét nội dung, có quyền chấp nhận, từ chối hoặc đề nghị sửa đổi. Việc phản hồi có thể thực hiện ngay trên nền tảng ký điện tử hoặc qua email xác thực. Khi hai bên thống nhất điều khoản, hợp đồng sẵn sàng được ký kết.

5.3 Bước 3 – Hoàn tất ký kết và lưu trữ hợp đồng

Các bên tiến hành ký bằng hình thức đã chọn (chữ ký số, OTP, ký từ xa…). Sau khi ký, hợp đồng được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trên hệ thống quản lý hoặc kho lưu trữ số. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn, dễ dàng truy xuất khi cần.

3 bước giao kết hợp đồng điện tử

5.4 Thời điểm và địa điểm giao kết hợp đồng điện tử

Theo Bộ luật Dân sự 2015, thời điểm giao kết hợp đồng điện tử là khi bên đề nghị nhận được chấp thuận từ bên kia. Địa điểm giao kết được xác định là nơi cư trú hoặc trụ sở của bên đề nghị, trừ khi các bên có thỏa thuận khác. Quy định này giúp hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương tự hợp đồng giấy, tránh tranh chấp trong quá trình thực hiện.

6. EasyHRM – Giải pháp hỗ trợ giao kết hợp đồng điện tử hiệu quả

EasyHRM không chỉ là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện mà còn tích hợp chức năng giao kết hợp đồng điện tử chuẩn pháp lý, giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình ký kết. Với EasyHRM, doanh nghiệp có thể tạo – gửi – ký – lưu trữ hợp đồng chỉ trên một nền tảng duy nhất, loại bỏ hoàn toàn rào cản giấy tờ.

Phần mềm hỗ trợ đa dạng phương thức ký: chữ ký số (USB Token, Remote Signing), ký OTP, email xác thực hoặc ký trực tiếp trên hệ thống. Nhờ vậy, doanh nghiệp linh hoạt áp dụng cho từng loại hợp đồng: lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng kinh tế… Tất cả dữ liệu sau khi ký đều được lưu trữ số hóa an toàn, dễ dàng tra cứu, tránh thất lạc.

Một ưu điểm nổi bật khác là EasyHRM có khả năng tích hợp với hệ thống EasyCA – dịch vụ chứng thực chữ ký số, đảm bảo hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy. Ngoài ra, việc quản lý tập trung trên nền tảng giúp tiết kiệm đến 70% thời gian ký kết, giảm chi phí vận hành và nâng cao tính minh bạch khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

EasyHRM chính là giải pháp giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật, vừa tăng tốc quá trình ký kết hợp đồng trong kỷ nguyên số.

Ký & quản lý hợp đồng dễ dàng với EasyHRM

Giao kết hợp đồng điện tử là bước tiến giúp doanh nghiệp làm việc nhanh, minh bạch và tiết kiệm hơn. EasyHRM là giải pháp tối ưu để ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng điện tử an toàn, chuyên nghiệp. Triển khai EasyHRM giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý và nâng cao hiệu quả quản trị trong kỷ nguyên số.

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà ATS, Số 8 đường Phạm Hùng, Phường Yên Hòa, TP Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.