File bảng chấm công cá nhân không chỉ là công cụ theo dõi thời gian làm việc và tính lương, mà còn giúp mỗi người nắm rõ ngày công, giờ làm, nghỉ phép và hiệu suất của mình. Trong bài viết dưới đây, Phần mềm chấm công EasyHRM sẽ chia sẻ chi tiết cách sử dụng và tối ưu file này để quản lý công việc hiệu quả hơn.
Mục lục
- 1. File bảng chấm công cá nhân là gì?
- 2. File bảng chấm công cá nhân cần những nội dung gì?
- 3. Hướng dẫn tạo file bảng chấm công cá nhân chuẩn
- 4. Tải miễn phí file bảng chấm công Excel cá nhân
- 5. EasyHRM – Phần mềm tính lương, xuất bảng chấm công cá nhân tiện lợi
- 6. Kết luận
1. File bảng chấm công cá nhân là gì?
File bảng chấm công cá nhân là một mẫu file (thường ở dạng Excel, Google Sheet) được dùng để ghi lại, theo dõi và quản lý thời gian làm việc của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
File bảng chấm công cá nhân là gì?
2. File bảng chấm công cá nhân cần những nội dung gì?
Một file bảng chấm công cá nhân chuẩn thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Thông tin nhân viên: Họ tên, mã nhân viên để định danh rõ ràng
- Bộ phận/Phòng ban: Giúp phân loại nhân sự theo đơn vị quản lý
- Ngày làm việc trong tháng: Danh sách các ngày (1–31) và thứ tương ứng
- Ghi chú trạng thái làm việc mỗi ngày: X (Làm việc bình thường), P (Nghỉ phép có lương), KP (Nghỉ không lương), M (Đi muộn), OT (Làm thêm giờ),…
- Cột tổng hợp: Tổng số công làm việc, tổng ngày nghỉ, tổng giờ làm thêm (nếu có).
Những nội dung cần có trong file chấm công cá nhân
3. Hướng dẫn tạo file bảng chấm công cá nhân chuẩn
Để tạo một file bảng chấm công cá nhân đầy đủ, rõ ràng và dễ dùng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định các nội dung cần có trong bảng
Trước hết, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các trường dữ liệu sau: Tên nhân viên, mã nhân viên, bộ phận/phòng ban, ngày làm việc trong tháng, ghi chú trạng thái làm việc mỗi ngày, cột tổng cộng, tổng ngày nghỉ, tổng OT (nếu có),…
Bước 2: Thiết kế khung bảng trong Excel
Trong bước thiết kế khung bảng Excel, bạn có thể bố trí danh sách nhân viên theo hàng ngang, còn các cột sẽ tương ứng với từng ngày trong tháng.
Ở dòng tiêu đề, nên hiển thị đầy đủ số ngày (1–31) và có thể bổ sung thêm thông tin thứ trong tuần để dễ theo dõi. Bên cạnh đó, nên thêm các cột tổng hợp như tổng số công, số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép, nghỉ không phép… để thuận tiện cho việc thống kê và tính toán.
Bước 3: Áp dụng công thức Excel để tính toán
Ở bước tiếp theo, để tối ưu việc tính toán trong file bảng chấm công cá nhân, bạn nên áp dụng các hàm và công cụ sẵn có của Excel. Dưới đây là bảng tổng hợp một số hàm và cách thao tác chi tiết:
| Hàm | Mục đích, ý nghĩa | Công thức |
| COUNTIF | Đếm số ngày đi làm (ký hiệu “X”) trong tháng | =COUNTIF(D5:AH5,”X”) |
| COUNTIF | Đếm số ngày nghỉ phép có phép (ký hiệu “P”) | =COUNTIF(D5:AH5,”P”) |
| SUMIF | Cộng tổng giờ làm thêm khi nhập trực tiếp trong các ô ngày (ký hiệu “OT”) | =SUMIF(D5:AH5,”OT”,D5:AH5) |
| SUM | Cộng tổng giờ OT khi giờ làm thêm được nhập ở một cột/khối riêng | =SUM(D5:AH5) |
| IF | Cảnh báo khi số ngày công thấp hơn ngưỡng (ví dụ < 20) | =IF(COUNTIF(D5:AH5,”X”)<20,”Cảnh báo”,””) |
| NETWORKDAYS | Tính số ngày làm việc chuẩn giữa hai mốc thời gian (trừ T7, CN) | =NETWORKDAYS(DATE(2025,6,1),DATE(2025,6,30)) |
| TEXT | Hiển thị ngày kèm thứ với định dạng đẹp mắt | =TEXT(DATE(2025,6,1),”dddd, dd/mm”) |
Hướng dẫn chi tiết cách tạo file bảng chấm công cá nhân chuẩn xác nhất
4. Tải miễn phí file bảng chấm công Excel cá nhân
Mẫu bảng chấm công cá nhân làm thêm giờ
4.1 Mẫu file excel chấm công cá nhân hàng ngày
Đây là dạng bảng theo dõi chi tiết từng ngày làm việc trong tháng của nhân viên, bao gồm các trạng thái như đi làm, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ hay làm thêm.
Thông tin thường được ghi bằng ký hiệu ngắn gọn như C (có mặt), P (nghỉ phép), L (nghỉ lễ), OT (làm thêm). Với mẫu này, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng nắm bắt tình hình chuyên cần và theo dõi biến động nhân sự theo từng ngày.
4.2 Mẫu file chấm công cá nhân theo ca sáng – chiều
Mẫu này được thiết kế cho các đơn vị làm việc theo ca, như xưởng sản xuất, nhà hàng hay khách sạn. Bảng ghi nhận rõ số ca làm việc trong ngày, phân tách thành ca sáng, ca chiều hoặc ca tối.
Nhờ đó, việc tính toán số công và phụ cấp cho từng khung giờ trở nên chính xác và thuận tiện hơn.
4.3 Mẫu file chấm công cá nhân theo giờ
Phù hợp cho nhân sự làm bán thời gian, cộng tác viên hoặc những vị trí có lịch làm việc linh hoạt. Mẫu này ghi lại chính xác giờ vào – giờ ra trong ngày, đồng thời có thể kết hợp với các hàm Excel như TEXT, HOUR, MINUTE, IF để tự động tính tổng thời gian làm việc và tiền lương theo giờ.
4.4 Mẫu file chấm công cá nhân làm thêm giờ (OT)
Dùng để theo dõi chi tiết thời gian làm ngoài giờ hành chính, áp dụng hệ số lương OT theo quy định của pháp luật. Bảng cần thể hiện rõ số giờ làm thêm cho từng ngày và từng loại ca, chẳng hạn OT ngày thường, cuối tuần hoặc lễ, Tết.
4.5 Mẫu bảng chấm công cá nhân theo tuần
Thay vì tổng hợp cả tháng, mẫu này phân chia theo từng tuần, giúp giám sát tiến độ công việc ngắn hạn. Đặc biệt phù hợp cho nhóm dự án, nhân viên thời vụ hoặc các đơn vị áp dụng mô hình làm việc theo sprint và kế hoạch linh hoạt.
4.6 Mẫu file chấm công cá nhân cho giáo viên
Được xây dựng theo yêu cầu đặc thù của lĩnh vực giáo dục, mẫu này cho phép ghi chi tiết các buổi giảng dạy, số tiết học, ca trực, cũng như thời gian làm thêm. Phù hợp để áp dụng tại trường học, trung tâm đào tạo hoặc cho giáo viên hợp đồng.
4.7 Mẫu bảng chấm công bằng tiếng Anh
Hướng tới các doanh nghiệp có yếu tố quốc tế hoặc nhân sự nước ngoài, mẫu bảng này thể hiện nội dung bằng tiếng Anh, bao gồm các cột như ngày làm việc, overtime, leave type… giúp đảm bảo tính minh bạch và thuận tiện cho việc lập báo cáo đa ngôn ngữ.
5. EasyHRM – Phần mềm tính lương, xuất bảng chấm công cá nhân tiện lợi
EasyHRM là một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, cung cấp nền tảng chấm công và tính lương thông minh, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ sản xuất, dịch vụ, thương mại đến hộ kinh doanh nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt và giao diện thân thiện.
Hơn 50.000+ Đơn vị tin dùng phần mềm quản lý chấm công EasyHRM vì:
- Chấm công thông minh bằng AI và định vị GPS: hỗ trợ nhận diện khuôn mặt hoặc vị trí địa lý khi chấm công qua ứng dụng di động, giúp đảm bảo độ chính xác và chống gian lận.
- Tự động tính lương nhanh chóng và chính xác: hỗ trợ tính các khoản thuế TNCN, BHXH và lương theo công thức chuẩn, đồng thời gửi phiếu lương và hỗ trợ thanh toán trực tuyến một cách minh bạch.
- Tích hợp lịch sử bảng chấm công & bảng lương chi tiết: nhân viên có thể theo dõi trực tiếp qua app các bảng công, phiếu lương, lịch sử làm thêm, nghỉ phép hay làm việc ngoài giờ.
- Quản lý hợp đồng điện tử chuyên nghiệp: hỗ trợ ký và lưu trữ hợp đồng lao động điện tử, theo dõi tình trạng hợp đồng và nhắc tái ký khi cần thiết.
- Phân hệ quản lý KPI, công việc, tuyển dụng và hồ sơ nhân sự: giúp xây dựng quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, quản lý công việc và lưu trữ hồ sơ nhân viên một cách hệ thống.
- Tùy chỉnh linh hoạt, hỗ trợ đa kênh: doanh nghiệp có thể điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu riêng. EasyHRM cũng có đội ngũ hỗ trợ qua tổng đài, chat, Zalo/Facebook sẵn sàng phục vụ.
6. Kết luận
Việc sở hữu một file bảng chấm công cá nhân khoa học, dễ sử dụng không chỉ giúp bạn quản lý thời gian làm việc hiệu quả hơn mà còn hỗ trợ tính toán lương thưởng minh bạch, chính xác. Hãy lựa chọn hoặc tự thiết kế mẫu file phù hợp với nhu cầu để việc theo dõi công việc trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn.
![Báo Giá Phần Mềm Tính Lương EasyHRM – [Dùng Thử Miễn Phí]](https://easyhrm.vn/wp-content/uploads/2025/08/Bao-gia-2025-Phan-mem-tinh-luong-easyhrm-dung-thu-mien-phi-01-150x150.jpg)
