Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng bộ máy tinh gọn, tiết kiệm chi phí và vận hành hiệu quả. Thay vì tuyển người theo cảm tính, định biên cho phép xác định rõ số lượng và cơ cấu nhân sự phù hợp từng giai đoạn. Hãy cùng phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM tìm hiểu cách tính và triển khai quy trình định biên nhân sự ngay sau đây!

Hướng dẫn định biên nhân sự

Hướng dẫn định biên nhân sự

1. Định biên nhân sự là gì? Ví dụ

Định biên nhân sự là quá trình tính toán và xác định số lượng cũng như cơ cấu vị trí cần thiết để tổ chức vận hành hiệu quả trong một khoảng thời gian nhất định. Đây được xem là nền tảng của quản trị nhân sự, giúp doanh nghiệp có đủ người, đúng kỹ năng và bố trí đúng vị trí, hạn chế lãng phí nguồn lực.

Một số bạn thắc mắc định biên nhân sự tiếng Anh là gì thì câu trả lời là Manpower Planning hoặc Manpower Allocation hoặc bạn cũng có thể dùng cụm từ Manpower Forecasting. 

Ví dụ:

Một công ty sản xuất ước tính rằng, để đáp ứng sản lượng 10.000 sản phẩm/tháng, họ cần: 10 công nhân đứng máy, 2 nhân viên kiểm tra chất lượng, 1 tổ trưởng quản lý dây chuyền.

Như vậy, định biên nhân sự cho bộ phận sản xuất là 13 người. Nếu nhu cầu tăng lên 15.000 sản phẩm/tháng, doanh nghiệp cần tính lại định biên để tăng nhân sự phù hợp.

Định biên nhân sự là việc xác định số lượng và cơ cấu nhân sự phù hợp

Định biên nhân sự là việc xác định số lượng và cơ cấu nhân sự phù hợp

2. Tại sao doanh nghiệp cần định biên nhân sự?

Định biên nhân sự không chỉ là bài toán về số lượng mà còn là công cụ tối ưu hóa bộ máy và nâng cao hiệu suất vận hành.

2.1. Tối ưu chi phí nhân sự

Việc xác định đúng số lượng nhân sự giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “nuôi” nhân viên không cần thiết. Từ đó, tiết kiệm đáng kể chi phí lương, thưởng, đào tạo và phúc lợi.

2.2. Tránh tình trạng thiếu hoặc thừa người

Định biên nhân sự giúp cân bằng nguồn lực, đảm bảo không thiếu người trong thời điểm cao điểm và không thừa người khi nhu cầu giảm, tránh lãng phí hoặc quá tải cho nhân viên.

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thừa hoặc thiếu người 

Định biên nhân sự giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thừa hoặc thiếu người

2.3. Tăng hiệu suất làm việc của phòng ban

Khi mỗi vị trí đều có người đảm nhận phù hợp và vừa đủ, năng suất làm việc sẽ được cải thiện rõ rệt. Mỗi bộ phận vận hành trơn tru và phối hợp hiệu quả hơn.

2.4. Là nền tảng cho hoạch định chiến lược nhân sự dài hạn

Định biên nhân sự đóng vai trò là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng hoạch định chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu dài hạn.

3. Khi nào nên định biên nhân sự?

Định biên nhân sự không phải chỉ thực hiện một lần mà nên triển khai định kỳ hoặc trong các thời điểm thay đổi lớn: 

  • Khi thành lập doanh nghiệp hoặc phòng ban mới: Xây dựng ngay cơ cấu nhân sự tối ưu từ đầu.
  • Khi tái cấu trúc tổ chức: Ví dụ sáp nhập, tinh giản bộ máy, cần đánh giá lại định biên để phân bổ hợp lý.
  • Khi áp dụng công nghệ, chuyển đổi số: Tự động hóa có thể làm thay đổi vai trò một số vị trí, doanh nghiệp cần điều chỉnh định biên phù hợp.
  • Khi mở rộng quy mô, tăng trưởng nhanh: Việc mở thêm chi nhánh, tăng sản lượng đòi hỏi rà soát lại nhu cầu nhân sự.
  • Trước khi lập kế hoạch nhân sự hàng năm: Định biên là bước nền để lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, ngân sách một cách khoa học.
Doanh nghiệp nên định biên nhân sự khi tái cơ cấu tổ chức

Doanh nghiệp nên định biên nhân sự khi tái cơ cấu tổ chức

4. Cách tính định biên nhân sự

Công thức tính định biên nhân sự không có một quy chuẩn cố định cho mọi doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm hoạt động, thời gian làm việc và số ca vận hành, mỗi tổ chức có thể lựa chọn cách tính phù hợp với thực tế vận hành. 

Tuy nhiên, vẫn có những nguyên tắc chung mà doanh nghiệp có thể tham khảo để đảm bảo đủ nguồn lực và tối ưu hiệu suất.

Một trong những công thức được sử dụng phổ biến là: Số nhân sự cần tuyển = N × C × H

Trong đó:

  • N: Số lượng nhân viên cần cho một ca làm việc
  • C: Số ca làm việc trong một ngày
  • H: Hệ số bù trừ (dự phòng cho các ngày nghỉ phép, nghỉ lễ, nghỉ chủ nhật) thường dao động từ 1.3 – 1.4 tùy từng doanh nghiệp

Ví dụ minh họa:

Một cửa hàng bán lẻ hoạt động suốt 365 ngày/năm, mỗi ngày có 2 ca và cần 1 người trực mỗi ca. Theo quy định lao động hiện hành, nhân viên được nghỉ khoảng 88 ngày/năm, tương đương số ngày làm việc thực tế là: 365 – 88 = 277 ngày/năm

Khi đó, hệ số bù trừ được tính như sau: H = 365 / 277 ≈ 1.32

Áp dụng vào công thức: Số nhân sự cần tuyển = 1 × 2 × 1.32 = 2.64 → Làm tròn thành 3 người.

Cách tính này giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ nhân sự cho mọi ca làm việc trong năm, kể cả khi có nhân viên nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc nghỉ lễ.

Công thức tính định biên nhân sự

Công thức tính định biên nhân sự

5. Quy trình định biên nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Một quy trình định biên nguồn nhân  rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót và đảm bảo tính khả thi. Bạn có thể tham khảo 5 bước cơ bản sau:

Bước 1: Phân tích cơ cấu tổ chức và chức năng từng phòng ban

Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ sơ đồ tổ chức hiện tại, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban để làm căn cứ đánh giá khối lượng công việc.

Bước 2: Xác định khối lượng công việc thực tế

Thu thập dữ liệu về khối lượng công việc mà mỗi vị trí đảm nhiệm trong kỳ hoạt động (theo tuần, tháng hoặc năm). Từ đó, ước tính số lượng nhân sự cần thiết để hoàn thành khối lượng đó hiệu quả.

Bước 3: Tính toán số lượng nhân sự cần thiết

Áp dụng các công thức định biên nhân sự phù hợp, có thể tính theo năng suất lao động, định mức thời gian, hệ số bù trừ hoặc tỷ lệ tiêu chuẩn tuỳ ngành nghề.

Bước 4: So sánh với thực trạng hiện tại

Đối chiếu số lượng định biên với tiêu chuẩn định biên nhân sự hiện có để xác định mức độ chênh lệch. Từ đó, doanh nghiệp biết được nên cắt giảm, bổ sung hay điều chỉnh phân công lao động.

Bước 5: Đưa ra đề xuất điều chỉnh và triển khai

Dựa trên phân tích, doanh nghiệp lập kế hoạch điều chỉnh nhân sự (tuyển dụng thêm, tái phân bổ, đào tạo nội bộ…) và triển khai theo lộ trình cụ thể. Đồng thời, nên định kỳ rà soát lại để cập nhật bảng định biên nhân sự theo biến động thực tế.

5 bước định biên nhân sự

5 bước định biên nhân sự

6. Mẫu File định biên nhân sự

Dưới đây là những mẫu file định biên nhân sự dễ áp dụng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng kế hoạch tuyển dụng và bố trí nhân sự một cách khoa học, tiết kiệm thời gian và công sức. Bạn có thể tải về hoặc tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu thực tế.

File mẫu định biên nhân sự dễ sử dụng link tải TẠI ĐÂY

7. Kết luận

Định biên nhân sự một cách khoa học chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản trị nhân lực hiệu quả, tối ưu chi phí và xây dựng đội ngũ gắn bó lâu dài.

Tuy nhiên, quản lý và cập nhật dữ liệu nhân sự thủ công dễ xảy ra sai sót, mất nhiều thời gian. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm quản lý nhân sự để tự động hóa quy trình.

Phần mềm EasyHRM là một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch định biên nhân sự, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương và đánh giá hiệu quả lao động ngay trên một nền tảng tập trung. Với EasyHRM, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát số lượng nhân sự phù hợp cho từng phòng ban, giảm thiểu rủi ro thừa, thiếu người, đồng thời nâng cao hiệu quả vận hành.

Đăng ký dùng thử EasyHRM miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm quy trình định biên và quản lý nhân sự hiện đại, chuyên nghiệp!

Mọi thông tin cần tư vấn xin liên hệ theo thông tin:

Đánh giá bài viết