Chấm công bằng thẻ từ đang là lựa chọn phổ biến nhờ thao tác nhanh, dễ dùng và chi phí phải chăng. Chỉ cần quẹt thẻ không chạm, hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát giờ giấc chính xác, ngăn gian lận mà không làm gián đoạn công việc. Cùng EasyHRM khám phá cách hoạt động, ưu điểm và những điều cần lưu ý khi triển khai hệ thống này nhé!

1. Chấm công bằng thẻ từ là gì?

Chấm công bằng thẻ từ là hình thức ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên bằng cách quẹt thẻ từ (RFID hoặc thẻ chip) tại máy chấm công. Mỗi thẻ là duy nhất, gắn liền với một mã số định danh cá nhân. Vậy nên chỉ cần quẹt thẻ là hệ thống tự động lưu lại giờ vào ra, cực kỳ nhanh và tiện.

Phương pháp này hiện đang rất phổ biến ở các văn phòng, nhà máy, chuỗi cửa hàng vì:

  • Quẹt thẻ chỉ mất vài giây
  • Không tiếp xúc, tránh hư hỏng, hạn chế lây nhiễm
  • Dữ liệu ghi nhận chính xác, đồng bộ với phần mềm tính công tính lương.

Tuy nhiên, để đảm bảo đúng người, đúng thời điểm, doanh nghiệp cần lưu ý tránh tình trạng “quẹt hộ” nếu hệ thống không có xác thực kèm theo.

Chấm công bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ

2. Hiểu đúng về cấu tạo, cách vận hành hệ thống chấm công bằng thẻ từ

2.1 Cấu tạo

Một bộ hệ thống chấm công bằng thẻ từ thường có 3 thành phần chính:

  • Máy chấm công: Thiết bị đọc thông tin từ thẻ, có thể hoạt động độc lập hoặc kết nối mạng nội bộ.
  • Thẻ từ (RFID/thẻ chip): Mỗi người một thẻ, có thể ở dạng thẻ nhựa, vòng đeo tay hoặc móc khóa.
  • Phần mềm chấm công: Thu thập, xử lý dữ liệu, tính giờ công, làm thêm, nghỉ phép… và đồng bộ với phần mềm tính lương.

2.2 Cách vận hành

Khi nhân viên đến hoặc rời nơi làm việc, chỉ cần đưa thẻ lại gần máy (khoảng 2 – 10 cm). Máy sẽ nhận mã thẻ, ghi lại thời điểm và gửi thông tin về phần mềm trung tâm.

Dữ liệu sau đó sẽ được xử lý tự động – giúp giảm thao tác tay thủ công, đồng thời đảm bảo chính xác và minh bạch.

Chấm công bằng thẻ từ dễ xảy ra tình trạng gian lận

Chấm công bằng thẻ từ dễ xảy ra tình trạng gian lận

3. Thẻ từ máy chấm công có mấy loại?

Hiện nay, thẻ từ dùng trong máy chấm công được chia làm 2 loại phổ biến, dựa theo tần số hoạt động và công nghệ lưu trữ dữ liệu:

3.1 Thẻ từ 125KHz (EM)

Đây là loại thẻ phổ biến trong các máy chấm công giá rẻ hoặc tầm trung. Thẻ hoạt động ở tần số 125KHz và chỉ có thể đọc dữ liệu, không thể ghi thêm.

Ưu điểm:

  • Giá rẻ, dễ sử dụng
  • Độ bền cao

Nhược điểm:

  • Bảo mật thấp, dễ bị sao chép nếu không có lớp mã hóa bổ sung

3.2 Thẻ Mifare tần số 13,56 MHz

Thẻ Mifare hoạt động ở tần số 13,56MHz và có thể vừa đọc vừa ghi dữ liệu. Thẻ này có bộ nhớ lớn hơn, độ bảo mật cao hơn và khó bị làm giả.

Ưu điểm:

  • An toàn, bảo mật cao
  • Ứng dụng đa năng: chấm công, kiểm soát ra vào, thanh toán nội bộ…

Nhược điểm:

  • Chi phí cao hơn thẻ EM
các loại thẻ từ chấm công nhân viên

các loại thẻ từ chấm công nhân viên

4. Ưu điểm hệ thống chấm công bằng thẻ từ

Giữa vô vàn giải pháp quản lý nhân sự, chấm công bằng thẻ từ vẫn giữ vững phong độ bởi những lợi ích cực kỳ thực tế dưới đây:

4.1 Nhanh chóng, tiện lợi

Chấm công bằng thẻ từ chỉ mất 1-2 giây mỗi lượt quẹt, không cần chờ đợi, không tiếp xúc, giúp tiết kiệm thời gian khi ra vào ca, đặc biệt trong môi trường có nhiều nhân sự như nhà máy, chuỗi cửa hàng hay văn phòng lớn.

4.2 Giảm thiểu gian lận

Mỗi thẻ từ gắn với một mã ID cá nhân, không thể sử dụng chung. Khi kết hợp với hệ thống kiểm soát ra vào hoặc camera giám sát, thẻ từ giúp giảm tình trạng chấm công hộ, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thời gian.

4.3 Dễ dàng tích hợp

Hệ thống thẻ từ có thể tích hợp mượt mà với các phần mềm quản lý nhân sự, tính lương, kiểm soát cửa, hoặc hệ thống ERP. Việc này giúp đồng bộ dữ liệu, giảm thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất vận hành.

4.4 Độ bền cao, trung bình 5-10 năm sử dụng

Thẻ từ có tuổi thọ cao, chịu được va đập nhẹ, nước, bụi, phù hợp với nhiều môi trường làm việc. Nếu được bảo quản đúng cách, thẻ có thể dùng ổn định trong vòng 5-10 năm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thay thế, bảo trì.

Thẻ từ có độ bền cao có thể chịu va đập và nước bụi

Thẻ từ có độ bền cao có thể chịu va đập và nước bụi

5. FAQ thẻ từ chấm công

5.1. Thẻ từ bị mất hoặc hỏng thì xử lý thế nào?

Khi thẻ bị mất hay hỏng, bạn chỉ cần báo với quản lý. Họ sẽ hủy quyền truy cập của thẻ cũ và cấp lại thẻ mới trong vài phút. Mỗi thẻ có mã riêng nên việc thay thế diễn ra nhanh gọn, bảo mật vẫn được đảm bảo. Giá thẻ thì cũng khá rẻ, không đáng lo ngại.

5.2. Chấm công bằng thẻ từ có bị làm giả không?

Về lý thuyết, thẻ từ 125KHz (loại phổ thông) có thể bị sao chép nếu không có mã hóa bổ sung. Tuy nhiên, với các dòng thẻ Mifare 13,56MHz sử dụng công nghệ mã hóa nâng cao thì khả năng làm giả rất thấp. Doanh nghiệp nên chọn loại thẻ phù hợp với mức độ bảo mật mong muốn.

Câu trả lời là có thể, nhưng còn tùy vào loại thẻ bạn dùng.

  • Với loại thẻ từ 125KHz (EM) phổ biến và giá rẻ. Nếu không có mã hóa bổ sung thì dễ bị sao chép.
  • Ngược lại, loại thẻ Mifare 13,56MHz có bảo mật tốt hơn nhờ công nghệ mã hóa hiện đại, khó làm giả hơn nhiều.

5.3. Có thể kết hợp thẻ từ với các phương pháp chấm công khác không?

Hoàn toàn có thể. Nhiều hệ thống máy chấm công hiện nay hỗ trợ đa dạng hình thức như: thẻ từ + vân tay, thẻ từ + nhận diện khuôn mặt, hoặc thẻ từ kết hợp app di động. Việc tích hợp này giúp tăng tính linh hoạt, phù hợp với nhiều vị trí công việc và mô hình làm việc khác nhau.

5.4. Máy chấm công thẻ từ có phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ không?

Có. Máy chấm công thẻ từ rất phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa nhờ chi phí đầu tư hợp lý, dễ vận hành, và không đòi hỏi hạ tầng công nghệ phức tạp. Với nhu cầu quản lý giờ làm cơ bản, đây là lựa chọn hiệu quả và dễ triển khai nhất.

Máy chấm công thẻ từ không đòi hỏi hạ tầng công nghệ phức tạp

Máy chấm công thẻ từ không đòi hỏi hạ tầng công nghệ phức tạp

Vừa dễ dùng, vừa hiệu quả – chấm công bằng thẻ từ là lựa chọn cho nhiều đơn vị. Dù bạn cần giải pháp đơn giản hay tích hợp công nghệ tiên tiến, EasyHRM luôn sẵn sàng đáp ứng. Muốn quản lý nhân sự dễ như trở bàn tay? Bắt đầu ngay với phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM!

Thông tin liên hệ:

Đánh giá bài viết