Hướng dẫn cách tính lương theo ngày công chuẩn

Trong quản trị nhân sự, tiền lương luôn là vấn đề nhạy cảm và rất quan trọng. Để đảm bảo tính công bằng và tuân thủ quy định pháp luật, mỗi tổ chức cần thống nhất một cách tính lương theo ngày công chuẩn rõ ràng. Trong bài viết hôm nay, Phần mềm tính lương EasyHRM sẽ tổng hợp  phương pháp tính lương phổ biến nhất, cùng với các lưu ý về ngày nghỉ lễ, nghỉ phép để bạn có thể áp dụng ngay vào công việc.

Hướng dẫn cách tính lương theo ngày công chuẩn

1. Ngày công chuẩn là gì?

Theo quy định về thời giờ làm việc tại Điều 105 Bộ luật Lao động 2019, thời gian làm việc bình thường của người lao động được pháp luật giới hạn nhằm đảm bảo sức khỏe và quyền lợi. Cụ thể:

• Thời giờ làm việc không được vượt quá 08 giờ trong một ngày và 48 giờ trong một tuần.
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức tổ chức thời gian làm việc theo ngày hoặc theo tuần, nhưng phải thông báo rõ cho người lao động. Trường hợp áp dụng theo tuần, thời gian làm việc trong một ngày không được quá 10 giờ, đồng thời vẫn đảm bảo tổng thời gian làm việc không vượt quá 48 giờ/tuần.
• Nhà nước khuyến khích người sử dụng lao động xây dựng chế độ làm việc 40 giờ/tuần đối với người lao động.
• Người sử dụng lao động có trách nhiệm kiểm soát và giới hạn thời gian làm việc trong môi trường có yếu tố nguy hiểm, độc hại theo đúng quy chuẩn kỹ thuật và quy định pháp luật liên quan.

Từ những căn cứ trên có thể hiểu, ngày công chuẩn là một ngày làm việc đảm bảo đúng thời gian theo quy định của pháp luật lao động. Theo Bộ luật Lao động 2019, một ngày công chuẩn tương ứng với 08 giờ làm việc trong ngày.

Ngày công chuẩn được hiểu như thế nào?

2. Các cách tính lương theo ngày công chuẩn phổ biến

Trong thực tế quản trị nhân sự, tùy vào tính chất công việc và quy định riêng mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn một trong hai phương pháp dưới đây:

2.1. Tính lương theo ngày công chuẩn cố định (Thường là 24 hoặc 26 ngày)

Đây là phương pháp mà doanh nghiệp mặc định một con số cố định cho tất cả các tháng trong năm (phổ biến nhất là 26 ngày cho công ty làm từ thứ 2 đến thứ 7, hoặc 22 ngày cho công ty nghỉ cả thứ 7 và Chủ nhật).

Công thức tính:

Lương thực nhận = (Tiền lương tháng thỏa thuận trong hợp đồng lao động / Ngày công chuẩn cố định) x Số ngày làm việc thực tế

• Ưu điểm: Tính toán nhanh chóng, ít sai sót, dễ dàng thiết lập công thức trên Excel cho kế toán và nhân viên cũng rất dễ tự kiểm tra.
• Nhược điểm: Có thể phát sinh sự chênh lệch nhỏ trong các tháng ngắn (như tháng 2). Nếu mẫu số cố định là 26 nhưng tháng 2 thực tế chỉ có 24 ngày làm việc, người lao động có thể thấy lương bị thấp hơn một chút dù đã làm đủ tháng.

2.2. Tính lương theo số ngày làm việc thực tế trong tháng

Với cách này, “ngày công chuẩn” không phải là một con số đứng yên. Nó sẽ biến động theo lịch vạn niên của từng tháng cụ thể sau khi đã trừ đi các ngày nghỉ tuần (Chủ nhật hoặc cả Thứ 7).

Công thức tính:

Lương thực nhận = (Lương thỏa thuận / Số ngày làm việc tối đa của tháng đó) x Số ngày làm việc thực tế

• Ưu điểm: Đảm bảo tính công bằng tuyệt đối. Nhân viên cứ đi làm đủ số ngày quy định của riêng tháng đó là nhận đúng 100% lương thỏa thuận.
• Nhược điểm: Có thể gây thắc mắc cho nhân viên. Ví dụ: Nếu nhân viên nghỉ 1 ngày không lương vào tháng có 24 ngày công thì số tiền bị trừ sẽ lớn hơn so với khi nghỉ 1 ngày vào tháng có 27 ngày công.

Hướng dẫn cách tính lương theo ngày công chuẩn

3. Ví dụ thực tế về cách tính lương theo ngày công chuẩn

Giả sử bạn có mức lương thỏa thuận là 13.000.000 VNĐ. Trong tháng có 26 ngày công tối đa, nhưng bạn nghỉ 1 ngày không lương (thực tế đi làm 25 ngày).

Cách 1: Tính theo ngày công chuẩn cố định (26 ngày)

• Số tiền 1 ngày công: 13.000.000 / 26 = 500.000 VNĐ.
• Lương thực nhận: 500.000 x 25 = 12.500.000 VNĐ.

Cách 2: Tính theo ngày công chuẩn cố định (24 ngày)

• Số tiền 1 ngày công: 13.000.000 / 24 = 541.666 VNĐ.
• Lương thực nhận: 541.666 x 25 = 13.541.666 VNĐ.
• (Lưu ý: Cách này giúp lương thực nhận cao hơn lương thỏa thuận nếu tháng đó có nhiều ngày công hơn mức chuẩn).

Cách 3: Tính theo số ngày làm việc thực tế trong tháng

• Nếu tháng đó có 25 ngày công tối đa: Bạn làm đủ 25 ngày sẽ nhận đủ 13.000.000 VNĐ.
• Nếu tháng đó có 27 ngày công tối đa: Bạn làm đủ 27 ngày sẽ nhận đủ 13.000.000 VNĐ.

4. Quy định về ngày nghỉ lễ, nghỉ phép có hưởng lương

Theo quy định của Pháp luật, người lao động vẫn được hưởng nguyên lương trong những ngày lễ và ngày nghỉ phép năm.

4.1. Nghỉ lễ, Tết (Điều 112 Bộ luật Lao động 2019 & Nghị quyết 80-NQ/TW)

Từ năm 2026, người lao động được nghỉ làm việc và hưởng nguyên lương trong 12 ngày lễ, Tết sau đây :

• Tết Dương lịch: 01 ngày (ngày 01/01).
• Tết Âm lịch: 05 ngày.
• Ngày Chiến thắng: 01 ngày (ngày 30/04).
• Ngày Quốc tế lao động: 01 ngày (ngày 01/05).
• Quốc khánh: 02 ngày (ngày 02/09 và 01 ngày liền kề).
• Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương: 01 ngày (mùng 10/03 Âm lịch).
• Ngày Văn hóa Việt Nam: 01 ngày (ngày 24/11) .

Ngoài ngày nghỉ chung, người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam còn được nghỉ thêm 01 ngày Tết cổ truyền dân tộc và 01 ngày Quốc khánh của nước họ. 

Hằng năm, căn cứ vào điều kiện thực tế, Thủ tướng Chính phủ sẽ quyết định cụ thể ngày nghỉ thực tế cho dịp Tết Âm lịch và Quốc khánh.

4.2. Nghỉ phép năm (Điều 113 Bộ luật Lao động 2019)

Người lao động làm việc đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động :

• 12 ngày làm việc: Đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường.
• 14 ngày làm việc: Đối với người lao động chưa thành niên, người khuyết tật, người làm nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.
• 16 ngày làm việc: Đối với người làm nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc làm việc ở nơi có điều kiện sinh sống đặc biệt khắc nghiệt.
• Người làm việc chưa đủ 12 tháng: Số ngày nghỉ hằng năm được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
• Thâm niên: Cứ đủ 05 năm làm việc thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm tương ứng 01 ngày.

Chế độ nghỉ lễ, nghỉ phép hưởng lương theo luật lao động

5. Những lưu ý quan trọng khi tính lương theo ngày công

Việc tính lương không chỉ đơn thuần là áp dụng công thức toán học, mà còn phải tuân thủ đúng các quy định hiện hành của Pháp luật lao động. Một số lưu ý quan trọng bạn cần nắm vững:

• Tính thống nhất trong quy chế: Doanh nghiệp có quyền tự chọn cách tính lương, nhưng phải quy định rõ ràng trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế lương của công ty và áp dụng thống nhất để tránh gây nhầm lẫn.
• Làm tròn con số: Trong quá trình chia ngày công chuẩn thường xuất hiện số thập phân lẻ. Kế toán cần thống nhất quy tắc làm tròn (ví dụ: làm tròn đến hàng đơn vị) để đảm bảo sự minh bạch trên phiếu lương.
• Thời điểm chốt công: Mỗi doanh nghiệp có ngày chốt công khác nhau (ví dụ: chốt vào ngày 25 hàng tháng hoặc ngày cuối tháng). Cần xác định chính xác khoảng thời gian này để tính đúng số ngày công thực tế.
• Lương đóng bảo hiểm: Lưu ý rằng mức lương dùng để tính ngày công thường là lương tổng (bao gồm lương cơ bản và các khoản phụ cấp cố định), nhưng mức đóng bảo hiểm xã hội có thể khác tùy theo quy định cụ thể của hợp đồng.

6. Cách quản lý và tính lương theo ngày công chính xác, tiết kiệm thời gian

Việc tính lương thủ công bằng Excel thường tiêu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình này, nhiều đơn vị đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM – giải pháp công nghệ hiện đại giúp tự động hóa toàn bộ bảng lương. 

Với EasyHRM, bài toán tính lương theo ngày công chuẩn trở nên đơn giản, minh bạch và chính xác tuyệt đối chỉ với vài cú click chuột:

• Tự động tổng hợp công: Kết nối trực tiếp với máy chấm công, cập nhật ngày công thực tế, đi muộn, về sớm theo thời gian thực.
• Thiết lập công thức linh hoạt: Dễ dàng tùy chỉnh cách tính lương theo ngày công chuẩn cố định (24, 26 ngày) hoặc theo số ngày thực tế trong tháng tùy theo quy chế của công ty.
• Quản lý nghỉ phép chuyên nghiệp: Tự động trừ phép năm và cộng công hưởng lương cho các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của Luật Lao động.
• Tính toán lương tăng ca (OT): Tự động áp dụng hệ số lương ngoài giờ, làm việc đêm một cách chính xác mà không cần tính toán thủ công.
• Xuất phiếu lương tự động: Gửi bảng lương chi tiết cho từng nhân viên qua Email hoặc App, giúp giảm thiểu tối đa các thắc mắc và khiếu nại.
• Bảo mật và lưu trữ an toàn: Toàn bộ dữ liệu lương được bảo mật tuyệt đối và dễ dàng truy xuất báo cáo bất cứ khi nào cần.

Quản lý ngày công và tính lương hiệu quả cùng phần mềm EasyHRM

7. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

7.2. Làm thêm giờ vào ngày lễ được tính lương ra sao?

Làm thêm giờ vào ngày lễ, Tết, người lao động được trả lương ít nhất bằng 300% ngày bình thường, chưa kể tiền lương ngày lễ đó. Tổng nhận có thể lên đến 400% lương ngày thường.

7.3. Nghỉ việc riêng không hưởng lương có bị trừ chuyên cần không?

Việc trừ tiền chuyên cần hay các khoản phụ cấp khác khi nghỉ không lương phụ thuộc hoàn toàn vào Quy chế lương của từng công ty. Pháp luật không bắt buộc nhưng cũng không cấm điều này, miễn là đã thỏa thuận trước với nhân viên.

8. Tạm kết

Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm vững cách tính lương theo ngày công chuẩn để áp dụng vào thực tế một cách chuẩn xác và minh bạch. Hiểu rõ các quy tắc tính toán không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp kiện toàn quy trình vận hành nhân sự. 

Nếu việc quản lý ngày công và đối soát bảng lương mỗi tháng vẫn đang là “bài toán khó”, hãy để EasyHRM giúp bạn tự động hóa quy trình này một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!

ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.