Bảng chấm công giúp doanh nghiệp quản lý công, tính lương chuẩn và theo dõi hiệu suất dễ dàng. Nhưng làm sao để tạo bảng chuẩn, dễ dùng và tránh sai sót? Bài viết này từ Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ hướng dẫn bạn cách làm bảng chấm công trên Excel, chia sẻ công thức hữu ích và tặng kèm mẫu bảng miễn phí để tải về dùng ngay!

1. Bảng chấm công là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có

Bảng chấm công là một loại biểu mẫu được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp để ghi nhận lại thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên theo ngày, tuần hoặc tháng.

Tùy vào đặc thù công việc và phương pháp quản lý, bảng chấm công có thể ghi lại giờ vào – giờ ra, số công trong ngày, tình trạng đi làm, nghỉ phép, nghỉ không lương, đi muộn về sớm hoặc làm thêm giờ. Đây là căn cứ quan trọng để tính lương, phụ cấp, thưởng hiệu suất cũng như đảm bảo tính minh bạch trong mối quan hệ lao động.

Việc xây dựng bảng chấm công không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi được hiệu quả làm việc và kỷ luật lao động, mà còn góp phần hạn chế rủi ro pháp lý liên quan đến tranh chấp tiền lương.

Với những tổ chức có quy mô từ vừa đến lớn hoặc có ca kíp, vị trí linh hoạt, bảng chấm công càng trở nên cần thiết để hỗ trợ bộ phận nhân sự vận hành hiệu quả, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian xử lý thủ công.

2. Cách làm bảng chấm công Excel chuẩn, dễ áp dụng

Bảng chấm công Excel là công cụ đơn giản giúp doanh nghiệp ghi lại giờ làm việc của nhân viên mà không cần phần mềm chuyên biệt. Với vài bước cơ bản, bạn có thể tạo bảng dễ theo dõi, dễ tổng hợp, phục vụ tính lương và thưởng hàng tháng.

2.1 Xác định các thông tin cần có

Trước tiên, cần xác định những nội dung cơ bản trong bảng chấm công, bao gồm:

• Tên nhân viên, mã nhân viên
• Bộ phận/phòng ban
• Ngày làm việc trong tháng
• Ghi chú trạng thái mỗi ngày: Làm (X), nghỉ phép (P), nghỉ không lương (KP), đi muộn (M), làm thêm (OT)…
• Cột tổng công, tổng ngày nghỉ, tổng OT (nếu có)

Việc xác định rõ các thông tin này giúp việc thiết kế và tổng hợp dữ liệu được chuẩn chỉnh, dễ dùng.

2.2 Thiết kế bảng theo tháng

Tạo bảng theo hàng ngang là danh sách nhân viên, còn hàng dọc là các ngày trong tháng. Ở hàng đầu tiên, nên ghi rõ các ngày trong tháng (1-31) và có thể kèm theo thứ trong tuần để tiện theo dõi.

Bạn cũng có thể tạo thêm cột tổng kết như: Tổng công chuẩn, Số ngày làm việc, Ngày nghỉ có phép, Ngày nghỉ không phép, v.v.

2.3 Dùng công thức Excel tự động tính

Để tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian, bạn có thể áp dụng một số công thức như:

• Hàm COUNTIF – Đếm số ngày đi làm hoặc trạng thái bất kỳ

Đếm số ngày công có ký hiệu “X” trong một tháng: =COUNTIF(D5:AH5, “X”)

D5:AH5 là dãy ô tương ứng với các ngày trong tháng của một nhân viên.

Đếm số ngày nghỉ phép có phép “P”: =COUNTIF(D5:AH5, “P”)

• Hàm SUMIF – Tính tổng giờ làm thêm (OT)

Giả sử OT được nhập là số giờ trong ô: =SUMIF(D5:AH5, “OT”, D5:AH5)

Hoặc có thể dùng riêng cột để nhập số giờ OT, khi đó chỉ cần: =SUM(D5:AH5)

• Hàm IF – Xử lý điều kiện đặc biệt

Ví dụ: Cảnh báo nếu số ngày công < 20: =IF(COUNTIF(D5:AH5, “X”)<20, “Cảnh báo”, “”)

• Hàm NETWORKDAYS – Tính số ngày làm việc chuẩn trong tháng

Tính tổng số ngày làm việc từ 01/06/2025 đến 30/06/2025 (trừ T7, CN): =NETWORKDAYS(DATE(2025,6,1), DATE(2025,6,30))

• Hàm TEXT – Định dạng ngày tháng cho đẹp mắt

Hiển thị ngày/tháng dưới dạng “Thứ Hai, 01/06”: =TEXT(DATE(2025,6,1), “dddd, dd/mm”)

• Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting): Bôi đỏ ô khi có ký hiệu “KP” (nghỉ không phép)

Chọn vùng dữ liệu → Conditional Formatting → New Rule → “Format only cells that contain” → nhập giá trị là “KP” → chọn màu đỏ.

Ngoài ra, bạn có thể định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật các trạng thái đặc biệt như nghỉ không phép hay đi muộn.

3. Mẫu bảng chấm công Excel có sẵn (Tải miễn phí)

Dưới đây là tổng hợp các mẫu bảng chấm công thông dụng nhất hiện nay, dễ dùng – dễ chỉnh sửa trên Excel, phù hợp với cả doanh nghiệp truyền thống lẫn mô hình làm việc linh hoạt:

3.1 Mẫu bảng chấm công hàng ngày

Ghi nhận từng ngày công trong tháng, bao gồm ngày đi làm, nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ lễ, làm thêm… Thường sử dụng ký hiệu chữ cái (C: có mặt, P: phép, L: nghỉ lễ, OT: làm thêm…). Mẫu này giúp bộ phận nhân sự nắm rõ tình hình đi làm và kiểm soát biến động nhân sự theo từng ngày.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công hàng ngày

3.2 Mẫu bảng chấm công theo ca sáng – chiều

Phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động theo ca kíp như nhà máy, nhà hàng, khách sạn. Mẫu này cho phép theo dõi số lượng ca làm việc trong ngày, chia rõ ca sáng – chiều – tối, từ đó tính công và phụ cấp tương ứng theo từng khung giờ.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công theo ca sáng – chiều

3.3 Mẫu bảng chấm công theo giờ

Dành cho nhân viên làm việc bán thời gian, cộng tác viên hoặc vị trí linh hoạt giờ giấc. Mẫu này ghi nhận thời gian vào – ra cụ thể, có thể kết hợp các hàm Excel như TEXT, HOUR, MINUTE, IF để tính tổng giờ làm và lương theo giờ.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công theo giờ

3.4 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (OT)

Tập trung vào việc thống kê thời gian làm việc ngoài giờ hành chính, thường được áp dụng với mức lương OT nhân hệ số theo luật Lao động. Mẫu này cần ghi rõ số giờ làm thêm theo từng ngày, từng loại ca (OT ngày thường, cuối tuần, lễ tết…).

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (OT)

3.5 Mẫu bảng chấm công theo tuần

Chia theo từng tuần thay vì cả tháng, giúp theo dõi tiến độ công việc ngắn hạn, phù hợp với nhóm dự án hoặc nhân sự tạm thời. Mẫu này cũng hữu ích với các doanh nghiệp quản lý công việc theo sprint hoặc kế hoạch linh hoạt.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công theo tuần

3.6 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200

Theo chuẩn của Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Mẫu có thiết kế chuẩn mực, đảm bảo tính minh bạch, bao gồm thông tin về ngạch bậc lương hoặc cấp bậc, chức vụ. Bảng này áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực và mọi thành phần kinh tế – đầy đủ khi làm báo cáo tài chính, kiểm toán hoặc thanh – kiểm tra từ cơ quan chức năng.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 200

3.7 Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133

Mẫu chuẩn kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, thường dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thiết kế mẫu đơn giản, dễ dùng, phù hợp với hệ thống sổ sách kế toán theo chuẩn đơn vị nhỏ.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công theo Thông tư 133

3.8 Mẫu bảng chấm công cho doanh nghiệp sản xuất

Tích hợp quản lý nhiều ca, tăng ca, sản lượng theo ngày, giúp các nhà máy hoặc xưởng sản xuất theo dõi chi tiết công nhân làm việc, dễ dàng kết nối dữ liệu sản xuất và tính lương, thưởng.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công cho doanh nghiệp sản xuất

3.9 Mẫu bảng chấm công cho giáo viên

Thiết kế riêng biệt theo đặc thù ngành giáo dục, ghi nhận buổi dạy, số tiết, lịch trực, số giờ làm thêm… Phù hợp với trường học, trung tâm đào tạo hoặc giáo viên hợp đồng.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công cho giáo viên

3.10 Mẫu bảng chấm công bằng tiếng Anh

Dành cho doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc nhân sự quốc tế. Các cột nội dung thể hiện rõ ngày làm việc, overtime, leave type… giúp minh bạch, dễ trình bày trong báo cáo nội bộ đa ngôn ngữ.

⇒ Tải miễn phí Mẫu bảng chấm công bằng tiếng anh

4. Lưu ý quan trọng khi làm bảng chấm công

Với cách làm bảng chấm công tự động, bạn cần lưu ý những điều sau để đảm bảo sự chính xác, hiệu quả:

4. 1. Đầy đủ và thống nhất thông tin

Bảng chấm công cần có đủ các mục như: họ tên, mã nhân viên, phòng ban, loại ca, giờ vào – giờ ra, nghỉ phép, nghỉ không lương, làm thêm… Các cột nên rõ ràng, dễ theo dõi và tổng hợp. Tránh thiếu sót hay ghi không đồng nhất giữa các bộ phận.

4. 2. Quy ước ký hiệu rõ ràng

Doanh nghiệp nên thống nhất ký hiệu chấm công, ví dụ: “X” (có mặt), “P” (nghỉ phép), “KL” (nghỉ không lương), “CT” (công tác), “OT” (làm thêm). Nhập liệu cần tuân theo quy ước để tránh nhầm lẫn khi tính công.

4. 3. Có quy trình xác nhận minh bạch

Nên có các bước xác nhận rõ ràng từ nhân viên → quản lý → nhân sự → kế toán. Điều này giúp kiểm soát sai sót và đảm bảo công bằng cho mọi người.

4. 4. Ưu tiên dùng công nghệ

Áp dụng phần mềm chấm công (như EasyHRM) giúp tự động ghi nhận dữ liệu, tính phép, làm thêm… vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm lỗi, nhất là với công ty đông nhân viên hoặc làm việc theo ca.

5. EasyHRM – Phần mềm chấm công, tính lương tiện lợi, dễ dùng

Bạn đang loay hoay với việc chấm công, tính lương, kiểm tra đơn từ và báo cáo lương cuối tháng? Với EasyHRM, mọi quy trình sẽ được tự động hóa – nhanh chóng, chính xác và vô cùng dễ dùng, kể cả với người không rành công nghệ.

Được phát triển bởi Softdreams, EasyHRM là phần mềm quản trị nhân sự nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số doanh nghiệp, giúp bạn quản lý nhân sự nhẹ tênh, tiết kiệm thời gian và chi phí.

5.1 Chấm công, tính lương thông minh – Tự động hóa từ A đến Z

EasyHRM hỗ trợ đa dạng phương thức chấm công hiện đại như:

• Nhận diện khuôn mặt tích hợp eKYC
• Quét mã QR
• GPS định vị
• Kết nối WiFi
• Chấm công bằng vân tay

Dù nhân viên làm tại văn phòng, nhà máy, cửa hàng hay làm việc từ xa, EasyHRM đều dễ dàng đáp ứng.

Điểm cộng lớn: Dữ liệu chấm công được liên kết trực tiếp với hệ thống tính lương, giúp tự động tính toán giờ làm thêm, ngày nghỉ, bảo hiểm, thuế… hoàn toàn chính xác theo quy định.

5.2 Báo cáo minh bạch – Giảm 70% thời gian xử lý công việc

EasyHRM cho phép:

• Truy xuất bảng lương nhanh chóng
• Theo dõi tình hình nhân sự, đơn từ, lịch làm việc
• Xuất báo cáo rõ ràng, dễ hiểu

Nhờ vậy, bạn giảm đến 70% thời gian cho các công việc hành chính và hạn chế sai sót gần như tuyệt đối.

6. Kết luận

Trên đây là cách làm bảng chấm công đơn giản mà bạn hoàn toàn có thể áp dụng cho đơn vị.

Dù bạn đang quản lý doanh nghiệp sản xuất, chuỗi bán lẻ hay công ty dịch vụ, EasyHRM chính là “trợ thủ đắc lực” giúp bạn tối ưu hóa quy trình nhân sự thời 4.0, tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất và quản lý dễ dàng hơn bao giờ hết.

Liên hệ ngay với EasyHRM để được tư vấn miễn phí, demo phần mềm thực tế và nhận báo giá tốt nhất theo quy mô doanh nghiệp của bạn!

• Mail: info@softdreams.vn
• Hotline: 0869425631
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM