Việc quản lý thời gian làm thêm của nhân viên luôn là bài toán quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Trong đó, bảng chấm công làm thêm giờ giúp ghi nhận chính xác giờ làm ngoài giờ, hỗ trợ tính lương và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu bảng chuẩn, dễ sử dụng và phù hợp với quy định hiện hành, bài viết dưới đây của EasyHRM sẽ là gợi ý hữu ích.
Hướng dẫn cách lập bảng chấm công làm thêm giờ chuẩn Excel
Mục lục
1. Bảng chấm công theo giờ là gì?
Bảng chấm công theo giờ là biểu mẫu dùng để ghi lại giờ vào, giờ ra và tổng thời gian làm việc thực tế của nhân viên trong từng ngày. Công cụ này giúp:
- Theo dõi chính xác tổng giờ công.
- Xác định số giờ làm thêm ngoài giờ hành chính.
- Ghi nhận các trường hợp đi muộn, về sớm, nghỉ phép.
- Là cơ sở minh bạch để tính lương, thưởng, phụ cấp.
Đặc biệt, với doanh nghiệp có nhiều ca làm hoặc thường xuyên tăng ca, bảng chấm công là công cụ quan trọng để quản lý nhân sự hiệu quả, tránh tranh chấp lao động.
Bảng chấm công theo giờ là gì?
EasyHRM giúp tự động hóa toàn bộ quá trình chấm công, loại bỏ sai sót, gian lận và tiết kiệm hàng giờ xử lý Excel thủ công.
Nhanh chóng – Tiện lợi – Giá rẻ. DÙNG THỬ NGAY!!
2. Nội dung bảng chấm công theo giờ cần có?
Một bảng chấm công làm thêm giờ không chỉ đơn giản là nơi ghi lại giờ làm của nhân viên mà còn là cơ sở quan trọng để tính lương, thưởng, phụ cấp và đảm bảo quyền lợi lao động theo quy định pháp luật.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết kế bảng chấm công một cách đầy đủ, rõ ràng và minh bạch. Dưới đây là các nội dung cơ bản bắt buộc phải có:
2.1. Thông tin công ty
Đây là phần đầu tiên trong mọi mẫu bảng chấm công theo giờ, giúp định danh bảng thuộc về đơn vị nào:
- Tên doanh nghiệp, phòng ban/bộ phận: Xác định chính xác bộ phận đang quản lý bảng chấm công.
- Logo hoặc dấu xác nhận: Tăng tính pháp lý, phục vụ cho việc lưu trữ, kiểm toán, đặc biệt hữu ích khi cơ quan quản lý Nhà nước yêu cầu đối chiếu hồ sơ.
2.2. Thông tin nhân viên
Đây là cơ sở để xác định rõ ràng từng người lao động trong hệ thống chấm công. Thông tin này cần bao gồm:
- Mã nhân viên: Mỗi người một mã duy nhất để tránh trùng tên.
- Họ và tên: Thông tin cơ bản để định danh.
- Giới tính, ngày sinh: Dữ liệu bổ sung, hỗ trợ quản lý nhân sự lâu dài.
- Thông tin liên hệ (số điện thoại, email): Giúp dễ dàng trao đổi, xác minh khi có sai sót về giờ công.
Thông qua đó, oanh nghiệp dễ dàng đối chiếu thông tin, xử lý nhanh khi có phát sinh tranh chấp về giờ làm hoặc nghỉ phép.
2.3. Thông tin chấm công chi tiết
Đây là phần quan trọng nhất trong bảng chấm công làm thêm giờ, trực tiếp ảnh hưởng đến việc tính lương tăng ca và quyền lợi người lao động. Một bảng chấm công chuẩn cần có:
- Ngày làm việc: Ghi rõ từng ngày trong tháng.
- Giờ vào – Giờ ra: Căn cứ xác định thời gian làm việc thực tế.
- Tổng số giờ làm việc trong ngày: Được tính tự động dựa trên giờ vào – ra.
- Số giờ làm thêm ngoài giờ hành chính: Rất quan trọng để tính lương tăng ca, phụ cấp, hoặc thưởng.
- Thời gian nghỉ giữa ca: Đảm bảo đúng quy định nghỉ ngơi theo Bộ luật Lao động.
- Số phút đi muộn/về sớm: Làm căn cứ đánh giá kỷ luật, thưởng – phạt.
- Các loại nghỉ: Bao gồm nghỉ phép năm, nghỉ ốm, công tác, nghỉ không lương…
2.4. Chữ ký xác nhận
Để bảng chấm công có tính minh bạch và giá trị pháp lý, cần có chữ ký xác nhận của:
- Nhân viên: Khẳng định dữ liệu chấm công cá nhân là đúng.
- Người phụ trách chấm công: Thường là nhân sự, kế toán hoặc tổ trưởng.
- Quản lý trực tiếp/giám đốc: Xác nhận cuối cùng, làm căn cứ hợp pháp để trả lương.
2.5. Thông tin bổ sung (tùy doanh nghiệp)
Ngoài những thông tin cơ bản trên, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các trường dữ liệu để thuận tiện trong quản lý và tính lương:
- Ca làm việc: Sáng, chiều, đêm.
- Mức lương cơ bản, phụ cấp, lương làm thêm: Dữ liệu này khi kết hợp với công thức tính lương sẽ giúp tự động hóa quy trình.
- Ghi chú: Lý do đi muộn, nghỉ phép, tăng ca đột xuất.
- Bảng ký hiệu chuẩn: Ví dụ X (có mặt), P (nghỉ phép), KL (nghỉ không lương), CT (công tác), OT (làm thêm giờ)…
XEM THÊM: Bảng Tính Tiền Lương Làm Thêm Giờ – Mẫu Excel + Hướng Dẫn Chi Tiết
3. Các mẫu bảng chấm công theo giờ phổ biến, dễ dùng
Tùy quy mô và nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu phù hợp. Dưới đây là những mẫu bảng chấm công làm thêm giờ bằng Excel thường được sử dụng:
Các file chấm công theo giờ phổ biến hiện nay
3.1 Bảng chấm công làm thêm giờ theo thông tư Thông tư 133
Mẫu file excel bảng chấm công làm thêm giờ này được thiết kế theo chuẩn Thông tư 133 dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bảng ghi nhận chi tiết giờ làm thêm ngoài giờ hành chính, hỗ trợ tính lương tăng ca và chi trả đúng quy định. Các cột bao gồm: ngày làm thêm, giờ bắt đầu – kết thúc, số giờ tăng ca thực tế.
3.2 Bảng chấm công làm thêm giờ theo thông tư 200
Dành cho doanh nghiệp lớn áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 200. Mẫu này chi tiết hơn so với Thông tư 133, thường đi kèm mã nhân viên, bộ phận và phân loại ca làm (ngày thường, cuối tuần, lễ Tết) để phục vụ cho mục đích hạch toán chính xác.
3.3 Mẫu bảng chấm công theo giờ tổng hợp
Là bảng tổng hợp thời gian làm việc của tất cả nhân viên trong tháng. Mỗi nhân sự được liệt kê theo hàng ngang, cột dọc là các ngày trong tháng và khung giờ làm việc trong ngày. Mẫu này giúp quản lý theo dõi và thống kê tổng giờ làm việc dễ dàng.
3.4 Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Tập trung vào việc ghi nhận riêng thời gian làm thêm, phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều ca tăng ca. Bảng thể hiện rõ thời gian tăng ca trong từng ngày, thuận tiện cho việc kiểm soát chi phí và tính lương ngoài giờ.
3.5 Mẫu bảng chấm công tăng ca
Tương tự mẫu chấm công làm thêm giờ nhưng được thiết kế đơn giản hơn, thường chỉ gồm các cột: ngày, giờ bắt đầu – giờ kết thúc, tổng số giờ tăng ca. Phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc công việc tăng ca không thường xuyên.
3.6 Mẫu bảng chấm công ca sáng – chiều – tối
Áp dụng cho các doanh nghiệp có nhân viên làm việc theo ca luân phiên. Bảng chia rõ từng khung thời gian trong ngày, nhân viên sẽ được đánh dấu tương ứng với ca làm việc đã tham gia. Mẫu này giúp phân bổ ca làm hiệu quả và tránh nhầm lẫn.
3.7 Mẫu bảng chấm công tự động bằng Excel
Sử dụng các công thức và hàm Excel để tính giờ công, tăng ca, tổng công… tự động. Mẫu này tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót thủ công và phù hợp cho người dùng có kỹ năng tin học văn phòng. Ngoài ra, có thể kết hợp với mã hóa VBA để bảo vệ dữ liệu.
4. Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công theo giờ bằng Excel
Cách tạo bảng chấm công làm thêm giờ Excel giúp doanh nghiệp quản lý giờ làm việc của nhân viên một cách dễ dàng và linh hoạt. Dưới đây là các bước cơ bản để thiết lập bảng chấm công hiệu quả:
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào
Trước tiên, bạn cần tạo khung bảng gồm các cột cơ bản như: Họ tên nhân viên, Ngày làm việc, Giờ vào, Giờ ra, Số giờ làm việc, Ghi chú. Đồng thời, chuẩn bị danh sách nhân sự cần chấm công theo ca hoặc theo giờ.
Bước 2: Nhập giờ vào – giờ ra
Ở mỗi dòng tương ứng với một ngày làm việc của nhân viên, bạn nhập giờ vào (ví dụ: 08:00) và giờ ra (ví dụ: 17:30). Định dạng các ô giờ theo kiểu “hh:mm” để Excel tính toán chính xác.
Bước 3: Tính số giờ làm việc bằng công thức
Sử dụng công thức đơn giản:
=TEXT(Giờ ra – Giờ vào, “hh:mm”)
hoặc nếu cần quy đổi sang số giờ thập phân để tính lương:
=(Giờ ra – Giờ vào)*24
Đảm bảo các ô đã định dạng đúng kiểu thời gian hoặc số thập phân trước khi áp dụng.
Bước 4: Tính tổng giờ công, ngày công, công tăng ca
- Tổng giờ công: Dùng hàm SUM để tính tổng số giờ làm việc trong tháng.
- Ngày công: Dùng hàm COUNTIF để đếm số ngày có giờ làm việc.
- Công tăng ca: Tạo cột riêng và sử dụng điều kiện tính giờ vượt chuẩn (ví dụ, giờ làm sau 18:00 hoặc ngày nghỉ).
Bước 5: Kiểm tra lỗi và bảo vệ dữ liệu
Sau khi hoàn tất, kiểm tra lại các công thức, định dạng ô và xử lý lỗi #VALUE! nếu có. Cuối cùng, sử dụng chức năng Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, tránh chỉnh sửa nhầm hoặc mất dữ liệu.
Hướng dẫn chi tiết cách tạo bảng chấm công theo giờ
XEM THÊM: Tổng Hợp Mẫu Bảng Lương Nhân Viên Thông Dụng Nhất Hiện Nay
5. Lưu ý khi lập, sử dụng mẫu bảng chấm công làm thêm giờ
Để bảng chấm công thực sự phát huy hiệu quả trong quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:
- Trình bày rõ ràng, dễ hiểu: Bảng chấm công nên được thiết kế khoa học, có đủ các cột cơ bản như: tên nhân viên, ngày làm việc, giờ vào – giờ ra, số giờ công, ghi chú… Nhờ vậy, người phụ trách dễ theo dõi và hạn chế nhầm lẫn.
- Đảm bảo tính chính xác: Giờ vào – giờ ra cần được ghi nhận đúng theo thực tế, tốt nhất là thông qua máy chấm công hoặc phần mềm, tránh nhập sai dẫn đến tính lương không chuẩn.
- Đồng bộ với hệ thống tính lương: Nếu có thể, hãy dùng mẫu bảng có khả năng liên kết với phần mềm tính lương. Điều này giúp giảm thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi tính lương, thưởng, phụ cấp.
- Phân quyền rõ ràng: Chỉ những người có trách nhiệm mới được quyền chỉnh sửa bảng chấm công. Quy định này giúp dữ liệu minh bạch, tránh thay đổi ngoài ý muốn.
- Lưu trữ và sao lưu định kỳ: Dữ liệu chấm công nên được lưu trữ cẩn thận và sao lưu thường xuyên (nhất là file Excel), tránh trường hợp mất dữ liệu gây khó khăn cho việc tính lương và kiểm tra về sau.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Bảng chấm công cần đảm bảo phù hợp với các quy định trong Bộ luật Lao động về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi, chế độ làm thêm giờ… để tránh rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Lưu ý khi lập mẫu bảng chấm công theo giờ
6. Kết luận
Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý thời gian làm việc, tính lương và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Với những mẫu Excel được chia sẻ ở trên, bạn có thể dễ dàng áp dụng ngay để theo dõi công, ca, giờ tăng ca một cách trực quan và minh bạch.
Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên ngày càng lớn, việc quản lý thủ công bằng Excel sẽ mất nhiều thời gian, dễ sai sót và khó đồng bộ với hệ thống tính lương. Đây là lúc doanh nghiệp nên chuyển sang giải pháp phần mềm chấm công thông minh EasyHRM.
Phần mềm chấm công EasyHRM giúp:
- Tự động ghi nhận giờ vào – giờ ra, giờ tăng ca.
- Đồng bộ trực tiếp với phần mềm tính lương, giảm 70% thời gian xử lý.
- Báo cáo minh bạch, chính xác, dễ dàng tra cứu và lưu trữ.
- Được hơn 5.000+ doanh nghiệp tin dùng trên toàn quốc.
—————————————-
EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN
Không còn bảng tính Excel phức tạp hay sai sót thủ công, EasyHRM mang đến một nền tảng quản lý nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hóa mọi quy trình:
✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.
Với chi phí linh hoạt, triển khai nhanh chóng và giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 5 đến 10.000 nhân viên.
Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!
Thông tin liên hệ:
- Hotline: 0869425631
- Gmail: info@softdreams.vn
- Website: https://easyhrm.vn/
- Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM
- Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.
