Là một trong những nhà máy sản xuất da có quy mô lớn tại Việt Nam, Jifeng Leather lựa chọn EasyHRM để số hoá toàn diện hoạt động quản trị nhân sự, hướng tới chuẩn hóa quy trình, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Hành trình hợp tác này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, mà còn đặt nền móng cho sự phát triển dài hạn trong thời kỳ số hóa mạnh mẽ của ngành công nghiệp da.

Bài toán nhân sự chưa bao giờ dễ dàng với nhà máy sản xuất

Là doanh nghiệp sản xuất da công nghiệp có quy mô lớn tại Bình Dương, JIFENG LEATHER CO., LTD kế thừa 17 năm kinh nghiệm từ Công ty Giày Da Kiệt Phong, không ngừng mở rộng và hiện đại hóa quy trình sản xuất. Với năng lực sản xuất hơn 1,8 triệu square feet da mỗi tháng và đội ngũ lao động đông đảo, JIFENG hiện là đối tác của nhiều thương hiệu lớn trong và ngoài nước.

Đặc thù ngành da cũng yêu cầu doanh nghiệp đáp ứng hàng loạt tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001, ISO 14001, LWG…, khiến việc quản trị hồ sơ, đào tạo, an toàn lao động và tuân thủ trở nên khắt khe hơn bao giờ hết. Cùng với tốc độ phát triển, bài toán quản trị nhân sự quy mô lớn ngày càng trở nên cấp thiết.

Vấn đề JIFENG gặp phải là đặc thù nhân sự đông và phần lớn là lao động phổ thông, làm việc luân phiên theo nhiều ca kíp. Việc chấm công thủ công dễ sai lệch, tính lương mất nhiều thời gian, hồ sơ nhân sự phân tán khiến công tác quản lý gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, quá trình ký kết và lưu trữ hợp đồng lao động cũng tiêu tốn không ít nguồn lực hành chính.

Bài toán nhân sự của nhà máy đông lao động

Số hoá quy trình nhân sự với EasyHRM

Để giải quyết triệt để các vướng mắc trong quản trị nhân sự, Jifeng Leather đã lựa chọn EasyHRM – giải pháp HRM toàn diện với khả năng tùy chỉnh sâu theo đặc thù vận hành của nhà máy sản xuất da. EasyHRM không chỉ giúp Jifeng chuẩn hóa quy trình, giảm tải công việc thủ công, mà còn tạo ra một hệ sinh thái dữ liệu nhân sự tập trung, chính xác và dễ truy xuất cho các kỳ kiểm định ISO, LWG hay đánh giá nội bộ.

Chấm công tự động – Đồng bộ theo ca kíp, giảm sai sót tối đa

EasyHRM triển khai hệ thống chấm công điện tử tích hợp máy quét vân tay và khuôn mặt, phù hợp với đặc thù môi trường sản xuất nhiều phân xưởng, nhiều cổng ra vào. Dữ liệu chấm công được ghi nhận theo thời gian thực (real-time) và tự động đồng bộ về hệ thống, hạn chế hoàn toàn tình trạng gian lận, quên quẹt thẻ hoặc sai lệch giờ vào – giờ ra.

Ngoài việc ghi nhận giờ làm, EasyHRM còn hỗ trợ:

• Tự động nhận diện ca (ca cố định, ca xoay, ca gãy) theo phân bổ của phòng nhân sự.
• Tính toán tăng ca, làm thêm, đi sớm – về muộn, đổi ca dựa trên quy định hiện hành của nhà máy.
• Phê duyệt đơn nghỉ, đơn đổi ca, đơn quên chấm công ngay trên hệ thống, giúp giảm bớt lượng giấy tờ và thao tác thủ công.
• Cảnh báo bất thường chấm công (đi muộn hàng loạt, không thấy chấm công ở bộ phận…) để quản lý nắm bắt kịp thời.

Chấm công thông minh với EasyHRM

Tính lương chính xác và linh hoạt – Giảm 80% thời gian đối chiếu thủ công

Dựa trên dữ liệu chấm công được ghi nhận theo thời gian thực, EasyHRM tự động tổng hợp và tính lương cho từng nhân viên theo đúng ca kíp, mức lương, bậc thợ và quy định đặc thù của Jifeng Leather. Toàn bộ quá trình được số hóa hoàn toàn, giúp bộ phận nhân sự không còn phải xử lý bảng lương phức tạp bằng các file excel rời rạc như trước đây.

Nhờ hệ thống tính lương tự động, Jifeng giảm đáng kể sai sót trong tính toán, tăng tính minh bạch giữa doanh nghiệp và người lao động, đồng thời rút ngắn tới 80% thời gian đối chiếu bảng lương hàng tháng. HR chỉ cần kiểm tra và duyệt, thay vì xử lý thủ công từng dòng dữ liệu như trước.

Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung 

Trước khi áp dụng EasyHRM, Jifeng Leather phải quản lý hàng trăm hồ sơ giấy cho mỗi tổ sản xuất, mỗi phân xưởng – từ hợp đồng lao động, CMND/CCCD, quyết định lương cho đến phiếu đánh giá định kỳ. Việc lưu trữ thủ công khiến HR thường xuyên rơi vào tình trạng “quá tải tài liệu”, mất nhiều thời gian tìm kiếm, đối chiếu và cập nhật thông tin. 

Với EasyHRM, toàn bộ hồ sơ nhân viên được số hóa và lưu trữ tập trung trong một hệ thống duy nhất. Nhân sự có thể truy xuất thông tin theo từng phòng ban, từng tổ hoặc theo từng cá nhân chỉ trong vài giây, thay vì phải mở từng tủ hồ sơ hay lục từng cặp tài liệu. Mọi thay đổi trong hợp đồng, điều chuyển, thăng tiến hay đánh giá kết quả công việc đều được cập nhật liên tục, giúp dữ liệu luôn đồng bộ và chính xác.

Nhờ quản lý hồ sơ tập trung, Jifeng không chỉ giảm khối lượng giấy tờ thủ công, mà còn chủ động hơn trong việc chuẩn bị tài liệu cho các kỳ kiểm định, thanh tra hay yêu cầu báo cáo đột xuất từ ban lãnh đạo. Đây chính là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nâng cao tính tuân thủ trong toàn bộ quy trình nhân sự.

Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung

Hợp đồng lao động điện tử

Trong thời đại chuyển đổi số, việc ký và quản lý hợp đồng lao động bằng phương tiện điện tử đã trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để tăng hiệu suất và giảm chi phí hành chính. 

Trên toàn cầu, thị trường chữ ký điện tử dự kiến đạt 12,22 tỷ USD năm 2025 , khoảng 55% doanh nghiệp hiện đã triển khai e-signature cho quản lý onboarding và hợp đồng – đặc biệt trong quy trình nhân sự. 

Tại Việt Nam, hợp đồng điện tử được định nghĩa là loại hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, và có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng giấy nếu đáp ứng các điều kiện theo Luật Giao dịch điện tử. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp ký kết, lưu trữ và quản lý hợp đồng lao động hoàn toàn online mà không lo thiếu giá trị pháp lý.

Đối với Jifeng Leather – nơi phát sinh số lượng lớn hợp đồng ký mới, gia hạn và điều chỉnh theo nhu cầu sản xuất – việc chuyển sang hợp đồng lao động điện tử giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời đảm bảo các tài liệu luôn sẵn sàng cho yêu cầu kiểm định ISO, LWG hay báo cáo nội bộ.

Việc ứng dụng EasyHRM đã giúp JIFENG LEATHER từng bước chuyển mình trong công tác quản trị nhân sự, đảm bảo vận hành trơn tru, kiểm soát chặt chẽ nguồn lực và từng bước hướng tới mục tiêu phát triển bền vững trong thời đại số.