Quy định về thuế thu nhập cá nhân luôn có những chi tiết nhỏ nhưng dễ gây nhầm lẫn, đặc biệt là các khoản phụ cấp đặc thù. Vậy theo quy định hiện hành, khoản phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không và cần những bộ hồ sơ gì để giải trình với cơ quan thuế? Bài viết dưới đây Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn hiểu rõ vấn đề này!

Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không? Điều kiện được miễn thuế

Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không? Điều kiện được miễn thuế

1. Phụ cấp trang phục là gì?

Phụ cấp trang phục (hay còn gọi là trợ cấp trang phục) là một khoản phúc lợi mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động. Khoản chi này nhằm hỗ trợ nhân viên có kinh phí để mua sắm, may mặc hoặc bảo quản quần áo, đồng phục phù hợp với môi trường làm việc và văn hóa của doanh nghiệp.

Thông thường, khoản phụ cấp này sẽ được quy định cụ thể trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty.

Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng 3 hình thức chi trả chính:

  • Chi bằng tiền mặt: Công ty chuyển một khoản tiền cố định vào kỳ trả lương để nhân viên tự trang bị trang phục.
  • Chi bằng hiện vật: Công ty trực tiếp đặt may hoặc mua sẵn đồng phục (áo sơ mi, vest, bảo hộ lao động,…) và phát cho nhân viên.
  • Chi kết hợp cả tiền mặt và hiện vật: Đây là hình thức phổ biến, ví dụ công ty phát 2 bộ đồng phục và chi thêm 2.000.000 đồng/năm để nhân viên tự mua giày dép hoặc phụ kiện đi kèm.

Tuy nhiên, dù chi trả dưới hình thức nào thì vấn đề cốt lõi mà cả kế toán và người lao động quan tâm chính là: Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không và định mức tối đa được miễn là bao nhiêu?

Phụ cấp trang phục được hiểu như thế nào?

Phụ cấp trang phục được hiểu như thế nào?

2. Phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không?

Căn cứ Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các khoản phụ cấp trang phục sẽ được miễn thuế TNCN nếu nằm trong định mức quy định. Cụ thể, có thể chia ra 3 trường hợp thực tế như sau:

2.1. Trường hợp chi phụ cấp trang phục bằng tiền

Nếu doanh nghiệp chi trả phụ cấp trang phục trực tiếp bằng tiền mặt (hoặc chuyển khoản) vào lương hàng tháng hoặc hàng năm cho nhân viên:

  • Mức miễn thuế: Tối đa 5.000.000 đồng/người/năm.
  • Phần tính thuế: Nếu số tiền chi vượt quá 5.000.000 đồng, thì phần chênh lệch vượt quá sẽ bị cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN.

Ví dụ: Công ty chi phụ cấp trang phục bằng tiền cho ông A là 7.000.000 đồng/năm.

  • 5.000.000 đồng được miễn thuế TNCN.
  • 2.000.000 đồng còn lại sẽ tính vào thu nhập chịu thuế của ông A.   
  • Lưu ý: Để doanh nghiệp được trừ khoản này khi tính thuế TNDN, công ty bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
Phụ cấp trang phục có phải chịu thuế thu nhập cá nhân?

Phụ cấp trang phục có phải chịu thuế thu nhập cá nhân?

2.2. Trường hợp chi phụ cấp trang phục bằng hiện vật

Nếu doanh nghiệp không phát tiền mà trực tiếp đặt may đồng phục, mua quần áo, giày dép… để phát cho nhân viên:

  • Mức miễn thuế: MIỄN TOÀN BỘ (Không giới hạn số tiền).
  • Điều kiện: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng hợp lệ theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp này, dù bộ đồng phục có giá trị lên tới 10 hay 20 triệu đồng thì người lao động vẫn không phải nộp thuế TNCN cho khoản này.

2.3. Trường hợp chi kết hợp cả tiền và hiện vật

Đây là phương án nhiều công ty áp dụng để tối ưu lợi ích cho nhân viên. Khi doanh nghiệp vừa phát đồng phục, vừa chi thêm tiền mặt thì cách tính như sau:

  • Phần hiện vật: Miễn toàn bộ thuế TNCN (cần có hóa đơn).
  • Phần tiền mặt: Miễn tối đa 5.000.000 đồng/người/năm. Phần tiền mặt vượt ngưỡng 5 triệu sẽ tính thuế như bình thường.

Tóm tắt định mức miễn thuế:

Hình thức chi trả Mức tối đa được miễn thuế TNCN Ghi chú
Bằng tiền mặt 5.000.000 đồng/người/năm Phần vượt mức 5 triệu phải nộp thuế. Doanh nghiệp cần chuyển khoản nếu chi từ 5 triệu trở lên để được trừ thuế TNDN.
Bằng hiện vật Không giới hạn Phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ. Doanh nghiệp cần chuyển khoản nếu chi từ 5 triệu trở lên để được trừ thuế TNDN.
Cả tiền và hiện vật Miễn toàn bộ hiện vật + 5 triệu tiền mặt Hình thức tối ưu nhất để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ và doanh nghiệp.

3. Điều kiện để phụ cấp trang phục không bị tính thuế TNCN

Để khoản tiền này được miễn thuế đúng luật và không gặp rắc rối khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp và người lao động cần đảm bảo 3 điều kiện cơ bản sau:

3.1. Được quy định rõ ràng trong giấy tờ của công ty

Đây là điều kiện bắt buộc. Khoản phụ cấp này phải được ghi cụ thể về mức hưởng (bao nhiêu tiền) và điều kiện được hưởng trong ít nhất một trong các loại giấy tờ sau:

  • Hợp đồng lao động: Ký giữa NLĐ và công ty.
  • Quy chế tài chính hoặc Quy chế lương thưởng: Do công ty ban hành.
  • Thỏa ước lao động tập thể: Văn bản thỏa thuận chung của toàn công ty.

3.2. Chi đúng định mức (đối với tiền mặt)

Nếu công ty trả bằng tiền mặt, NLĐ cần lưu ý con số 5.000.000 đồng/người/năm.

  • Chỉ cần chi đúng hoặc thấp hơn mức này, bạn sẽ không bị trừ thuế TNCN.
  • Nếu chi bằng quần áo, giày dép (hiện vật) thì không bị giới hạn số tiền này.

3.3. Có đầy đủ hồ sơ và chứng từ thực tế

Công ty cần lưu giữ các loại giấy tờ sau để chứng minh việc chi trả là có thật:

  • Danh sách ký nhận: Nhân viên ký tên khi nhận tiền hoặc nhận hiện vật.
  • Hóa đơn mua hàng: Đối với hình thức cấp hiện vật (Hóa đơn GTGT đúng tên, mã số thuế công ty).
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, đối với các hóa đơn hoặc lần chi trả có giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên, công ty bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) để được tính là chi phí hợp lệ.
Những điều kiện cần đáp ứng để phụ cấp trang phục được miễn thuế

Những điều kiện cần đáp ứng để phụ cấp trang phục được miễn thuế

4. Phần mềm EasyHRM -Giải pháp quản lý tiền lương, phụ cấp, thuế TNCN hiệu quả

Việc tính toán thủ công các khoản phụ cấp và thuế TNCN không chỉ tốn thời gian mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót về số liệu. EasyHRM ra đời như một trợ thủ đắc lực, giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình quản trị nhân sự và tiền lương trên một nền tảng duy nhất. 

Các tính năng nổi bật của EasyHRM trong việc quản lý lương và thuế:

  • Tùy biến công thức bảng lương: Cho phép doanh nghiệp linh hoạt thiết lập các điều kiện tính lương, thưởng phù hợp với đặc thù riêng của từng đơn vị.
  • Tính toán chuẩn xác thuế TNCN, BHXH: Hệ thống tự động cập nhật các biểu thuế, mức giảm trừ gia cảnh và tỷ lệ đóng bảo hiểm mới nhất theo quy định hiện hành, hạn chế tối đa sai lệch khi quyết toán.
  • Thiết lập phụ cấp linh hoạt: Dễ dàng cấu hình các loại phụ cấp (trang phục, ăn ca, xăng xe…) theo từng vị trí, bộ phận hoặc đối tượng lao động cụ thể.
  • Tự động hóa bảng lương: Các khoản phụ cấp và thuế được hệ thống tự động cộng/trừ vào bảng lương dựa trên công thức đã cấu hình sẵn, giúp kế toán tiết kiệm 80% thời gian làm việc.
  • Cập nhật chính sách nhanh chóng: Mọi thay đổi về quy định pháp luật hoặc chính sách nội bộ của công ty đều được điều chỉnh và áp dụng đồng bộ trên hệ thống chỉ với vài thao tác đơn giản.
  • Gửi và đối soát phiếu lương thần tốc: Nhân viên nhận phiếu lương điện tử qua App hoặc Email ngay sau khi lương được duyệt, quá trình đối soát thông tin trở nên chuyên nghiệp và bảo mật.

Đừng để việc tính thuế trở thành nỗi lo mỗi kỳ lương! Hãy trải nghiệm ngay EasyHRM để tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng tầm chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn.

EasyHRM - Phần mềm tính lương, phụ cấp và thuế TNCN chính xác, tiết kiệm

EasyHRM – Phần mềm tính lương, phụ cấp và thuế TNCN chính xác, tiết kiệm

5. Tạm kết

Hy vọng bài viết từ EasyHRM đã giúp bạn giải đáp được thắc mắc về việc phụ cấp trang phục có tính thuế TNCN không, cũng như nắm vững các định mức và điều kiện quan trọng để tối ưu số thuế phải nộp. Đừng quên rà soát kỹ lại quy chế và hồ sơ chứng từ của công ty để kỳ quyết toán thuế sắp tới trở nên nhẹ nhàng và suôn sẻ hơn nhé!

NHẬN BẢN DÙNG THỬ MIỄN PHÍ!
phan-mem-hoa-don-dien-tu
Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

—————————————-

EASYHRM – TỰ ĐỘNG HÓA QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN

Với chi phí linh hoạt, giao diện dễ dùng, EasyHRM phù hợp cho mọi doanh nghiệp, từ SME đến chuỗi hệ thống lớn quy mô từ 10 đến 10.000 nhân viên.

✔️ Chấm công thông minh bằng Face ID, Wi-Fi nội bộ, định vị GPS hoặc mã QR linh hoạt cho cả làm việc tại văn phòng lẫn từ xa.
✔️ Tuyển dụng thông minh, quản lý toàn bộ quy trình từ đăng tin, nhận CV, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn đến đánh giá ứng viên
✔️ Tính lương tự động, chính xác theo ca làm, số công, tăng ca, khấu trừ và phụ cấp.
✔️ Xếp ca – chia ca nhanh chóng, phù hợp cho doanh nghiệp nhiều ca, nhiều vị trí, nhiều chi nhánh.
✔️ Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng, bảo hiểm, đơn từ trên một nền tảng duy nhất, dễ tra cứu.
✔️ Đánh giá KPI – hiệu suất cá nhân, gắn trực tiếp với lương thưởng hoặc mục tiêu theo từng bộ phận.
✔️ Quản lý hợp đồng điện tử thông minh: Tạo, ký số, lưu trữ và quản lý vòng đời hợp đồng online, tự động nhắc hạn ký hoặc gia hạn, giảm tối đa giấy tờ thủ công và rủi ro sai sót.
✔️ Báo cáo trực quan, đầy đủ, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình nhân sự theo thời gian thực.

Hơn 50.000+ doanh nghiệp đã chuyển đổi và tiết kiệm tới 90% khối lượng công việc nhân sự. Bạn đợi điều gì nữa? Trải nghiệm miễn phí EasyHRM ngay hôm nay!

Thông tin liên hệ:

  • Hotline: 0869425631
  • Gmail: info@softdreams.vn
  • Website: https://easyhrm.vn/
  • Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
  • Trụ sở chính: Tầng 3, tòa nhà CT5AB, Khu đô thị Văn Khê, Phường Hà Đông, Thành phố Hà Nội.
  • Chi nhánh: Số H.54 đường Huỳnh Tấn Chùa, phường Đông Hưng Thuận, TP Hồ Chí Minh.
Đánh giá bài viết