Mẫu xác nhận bảng lương được sử dụng cho nhiều mục đích, từ vay vốn ngân hàng, xin visa, làm hồ sơ bảo lãnh hay các thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước. Mỗi mẫu sẽ có cách trình bày, nội dung và yêu cầu riêng. Cập nhật các mẫu xác nhận lương sau đây của phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn tìm được mẫu phù hợp theo nhu cầu.
Tải miễn phí mẫu giấy xác nhận lương
Mục lục
1. Mẫu xác nhận lương là gì?
Mẫu xác nhận bảng lương hay còn được gọi là giấy xác nhận lương, xác nhận thu nhập. Văn bản này sẽ ghi rõ mức lương, thưởng và các khoản phụ cấp mà người lao động đã nhận được trong một khoảng thời gian nhất định.
Thông thường, giấy xác nhận lương sẽ do giám đốc, trưởng phòng nhân sự, kế toán hoặc người được ủy quyền ký và đóng dấu xác nhận.
Mẫu giấy xác nhận lương của công ty là gì?
1.1 Mục đích sử dụng giấy xác nhận lương
Giấy xác nhận lương được sử dụng trong nhiều tình huống cần chứng minh tài chính, đảm bảo thủ tục hành chính và hỗ trợ pháp lý:
- Vay vốn ngân hàng và tín dụng: Tài liệu cần thiết để chứng minh khả năng trả nợ, đặc biệt khi làm hồ sơ vay mua nhà, mua xe hoặc vay tiêu dùng.
- Mở thẻ tín dụng: Ngân hàng yêu cầu xác nhận thu nhập để đánh giá năng lực trả lãi của khách hàng.
- Xin visa, du học hoặc định cư nước ngoài: Nhiều cơ quan lãnh sự yêu cầu giấy xác nhận thu nhập để chứng minh khả năng tài chính.
- Quyết toán thuế TNCN: Được sử dụng làm chứng từ để khai báo và hoàn thuế thu nhập cá nhân.
- Mua nhà ở xã hội: Một phần trong thủ tục hồ sơ để chứng minh thu nhập đủ điều kiện
- Giành quyền nuôi con khi ly hôn: Chứng minh năng lực tài chính là yếu tố quan trọng trong quyết định của tòa án.
- Chuyển công tác hoặc bổ nhiệm từ doanh nghiệp khác: Một số đơn vị, nhất là cơ quan nhà nước, yêu cầu giấy xác nhận lương để làm hồ sơ điều chuyển.
Mẫu giấy xác nhận lương vay vốn ngân hàng
1.2 Giá trị pháp lý mẫu xác nhận bảng lương
Để có giá trị pháp lý, giấy xác nhận lương cần đảm bảo hai yếu tố:
- Phải có chữ ký của người có thẩm quyền như giám đốc, trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền hợp pháp.
- Phải được đóng dấu mộc tròn của công ty hoặc cơ quan.
Chỉ khi đáp ứng đầy đủ hai điều kiện này, giấy xác nhận lương mới được chấp nhận trong các thủ tục hành chính, tài chính hoặc pháp lý như:
- Vay vốn, xin visa, quyết toán thuế
- Làm hồ sơ mua nhà ở xã hội
- Chuyển công tác, xin việc tại đơn vị mới
- Giải quyết tranh chấp tài sản, quyền nuôi con,…
2. Những thông tin cần có trong giấy xác nhận lương
Một mẫu giấy xác nhận lương hợp lệ cần đảm bảo các nội dung sau để có giá trị pháp lý và phục vụ đúng mục đích sử dụng:
- Thông tin cá nhân của người lao động: Ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND/CCCD, chức vụ và phòng ban đang làm việc. Đây là phần giúp xác định chính xác ai là người được xác nhận.
- Thông tin về đơn vị công tác: Bao gồm tên công ty hoặc cơ quan, địa chỉ trụ sở, mã số thuế và số điện thoại liên hệ để đối chiếu khi cần.
- Thời gian làm việc: Cần ghi rõ ngày bắt đầu làm việc. Nếu người lao động đã nghỉ, nên nêu thêm thời điểm kết thúc để phản ánh chính xác quá trình công tác.
- Mức lương và các khoản thu nhập: Thể hiện mức lương cơ bản hoặc tổng thu nhập hàng tháng. Nếu có các khoản phụ cấp như xăng xe, chức vụ, nhà ở, trách nhiệm,… thì cũng cần ghi rõ. Đồng thời, nêu cụ thể thời gian áp dụng mức lương này, ví dụ: từ tháng 1 đến tháng 6 năm 2025.
- Mục đích xác nhận: Tùy từng trường hợp, có thể là để vay vốn ngân hàng, xin visa, làm hồ sơ hành chính, quyết toán thuế, mua nhà ở xã hội, v.v.
- Xác nhận từ người có thẩm quyền: Giấy cần được ký bởi giám đốc, kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền, đồng thời phải đóng dấu mộc tròn của đơn vị.
- Ngày xác nhận và hiệu lực: Ghi rõ ngày cấp giấy. Trong một số trường hợp, đơn vị tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu giấy xác nhận có thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày ký.
Những thông tin cần có trong đơn xin xác nhận lương
3. Top 5+ Mẫu giấy xác nhận lương tham khảo (có link tải)
Bạn đang cần mẫu giấy xác nhận lương nhưng chưa biết chọn mẫu nào? Xem ngay những mẫu tham khảo dưới đây để dễ dàng lựa chọn và sử dụng đúng mục đích.
3.1 Mẫu xác nhận bảng lương số 1
Đây là mẫu cơ bản, thiết kế đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết. Bạn có thể sử dụng trong hầu hết các tình huống phổ biến như xác minh thu nhập khi làm hồ sơ hành chính, xin xác nhận tại địa phương hoặc nộp kèm các thủ tục cá nhân.
3.2 Mẫu giấy xác nhận thu nhập số 2
Mẫu này được trình bày rõ ràng, bố cục dễ nhìn, phù hợp khi bạn cần làm hồ sơ vay vốn ngân hàng, mở thẻ tín dụng hoặc xin xác nhận tài chính từ đơn vị công tác. Các thông tin về lương, phụ cấp, thời gian công tác được thể hiện đầy đủ và dễ chỉnh sửa.
3.3 Mẫu giấy xác nhận bảng lương 3
Nếu bạn đang chuẩn bị hồ sơ xin visa, đi du học hoặc định cư nước ngoài, mẫu số 3 sẽ là lựa chọn phù hợp. Mẫu này giúp thể hiện rõ khả năng tài chính của bạn một cách chuyên nghiệp, đầy đủ và đúng chuẩn mà nhiều lãnh sự quán yêu cầu.
3.4 Mẫu giấc xác nhận bảng lương 4
Với cách trình bày chi tiết, mẫu này thường được dùng trong các trường hợp quyết toán hoặc hoàn thuế thu nhập cá nhân. Các khoản thu nhập hàng tháng và phụ cấp được liệt kê cụ thể, giúp bạn dễ dàng minh bạch thu nhập với cơ quan thuế.
3.5 Mẫu xác nhận lương 5
Nếu bạn đã nghỉ việc và cần xác nhận thu nhập trong quá khứ để làm hồ sơ tài chính, mẫu này sẽ rất hữu ích. Nội dung mẫu phù hợp để xin xác nhận lại thời gian công tác, mức lương từng nhận tại công ty cũ và dùng cho các thủ tục pháp lý liên quan.
3.6 Mẫu xác nhận bảng lương 6
Mẫu này thích hợp nếu bạn cần chứng minh thu nhập ổn định trong nhiều tháng liên tiếp, chẳng hạn như khi làm hồ sơ mua nhà ở xã hội hoặc đăng ký vay dài hạn. Các thông tin được trình bày rõ ràng, giúp quá trình xét duyệt trở nên nhanh chóng hơn.
3.7 Mẫu xác nhận lương 7
Đây là mẫu cuối cùng trong danh sách nhưng vẫn đảm bảo nội dung đầy đủ, cách trình bày mạch lạc, chuyên nghiệp.
Bạn có thể sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau như chuyển công tác, bổ nhiệm vị trí mới hoặc làm hồ sơ cá nhân cần xác minh thu nhập.
4. Hướng dẫn viết và xin giấy xác nhận lương
Để một mẫu xác nhận bảng lương hợp lệ và được chấp nhận, bạn cần chú ý đến cả cách viết và quy trình xin xác nhận tại nơi làm việc. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin cá nhân
Trước khi viết hoặc điền vào mẫu, bạn cần chuẩn bị các thông tin cơ bản như:
- Họ và tên
- Số CMND/CCCD
- Mã số nhân viên (nếu có)
- Chức vụ, phòng ban đang công tác
- Mức lương thực nhận hàng tháng
- Thời gian làm việc tại công ty
Bước 2: Điền đầy đủ nội dung vào mẫu
Dựa trên mẫu xác nhận bảng lương có sẵn, bạn cần điền thông tin chính xác, rõ ràng và đúng với hồ sơ nhân sự. Một số nội dung bắt buộc gồm:
- Thông tin người xin xác nhận
- Mức lương trong các tháng gần nhất (thường 3 – 6 tháng)
- Mục đích xin xác nhận (vay vốn, xin visa…)
- Thời gian và địa điểm xác nhận
- Chữ ký của người đề nghị và người xác nhận
- Dấu mộc công ty
Bước 3: Gửi đề nghị xác nhận
Sau khi hoàn tất mẫu, bạn gửi bản in đến bộ phận nhân sự hoặc hành chính để được kiểm tra và xác nhận. Một số doanh nghiệp yêu cầu kèm theo đơn đề nghị xác nhận lương riêng.
Bước 4: Nhận lại bản đã xác nhận
Thông thường, giấy xác nhận lương sẽ được trả trong vòng 1 – 3 ngày làm việc tùy theo quy trình nội bộ từng công ty. Sau khi nhận lại, bạn nên kiểm tra lại kỹ lưỡng về dấu mộc và chữ ký.
Hướng dẫn cách viết mẫu xác nhận bảng lương
5. Những câu hỏi thường gặp khi xin giấy xác nhận lương
5.1 Xin giấy xác nhận lương có mất phí không?
Thông thường, việc xin giấy xác nhận bảng lương không mất phí nếu bạn là nhân viên đang làm việc chính thức tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số công ty có thể thu phí nhỏ với trường hợp xin lại nhiều lần hoặc đối với nhân sự đã nghỉ việc.
5.2 Mất bao lâu mới lấy được giấy?
Thời gian cấp giấy xác nhận lương dao động từ 1 – 3 ngày làm việc, tùy theo quy trình xử lý nội bộ và mức độ phức tạp của yêu cầu. Một số doanh nghiệp có thể cấp trong ngày nếu hồ sơ đầy đủ và được bộ phận nhân sự hỗ trợ kịp thời.
5.3 Nếu đã nghỉ việc thì có xin xác nhận lương được không?
Có thể xin nếu bạn từng làm việc chính thức tại công ty và đơn vị còn lưu hồ sơ. Tuy nhiên, việc cấp giấy lúc này phụ thuộc vào chính sách nội bộ và sự hỗ trợ từ phòng nhân sự, vì không bắt buộc theo luật.
5.4 Ai có thẩm quyền ký xác nhận lương trong doanh nghiệp?
Thông thường, người có thẩm quyền ký là Giám đốc, Thủ trưởng đơn vị hoặc Trưởng phòng nhân sự được ủy quyền. Văn bản chỉ có giá trị pháp lý khi có chữ ký và dấu đỏ của công ty.
6. Kết luận
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ về mẫu xác nhận bảng lương, từ mục đích sử dụng, giá trị pháp lý đến cách viết và xin xác nhận đúng chuẩn. Đừng quên chuẩn bị đầy đủ thông tin và lựa chọn đúng mẫu phù hợp với nhu cầu để quá trình làm hồ sơ diễn ra thuận lợi, chính xác.
