Báo cáo tuyển dụng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, đánh giá và tối ưu quy trình tuyển dụng. Sử dụng mẫu báo cáo rõ ràng, chuyên nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính minh bạch giữa HR và các phòng ban. Bài viết này từ Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM sẽ tổng hợp các mẫu báo cáo tuyển dụng thông dụng, dễ áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp.

Báo cáo tuyển dụng - Biểu mẫu cần thiết cho mọi doanh nghiệp

Báo cáo tuyển dụng – Biểu mẫu cần thiết cho mọi doanh nghiệp

1. Mẫu báo cáo tuyển dụng là gì?

Mẫu báo cáo tuyển dụng là biểu mẫu chuẩn giúp doanh nghiệp ghi nhận, tổng hợp và phân tích toàn bộ quá trình tuyển dụng.

Báo cáo này thường bao gồm các thông tin như nhu cầu tuyển dụng theo vị trí, số lượng ứng viên, tỷ lệ đạt phỏng vấn và thử việc, thời gian tuyển dụng trung bình, nguồn ứng viên, chi phí cũng như những khó khăn gặp phải.

Một mẫu báo cáo đầy đủ sẽ giúp nhà quản lý đánh giá chính xác hiệu quả của từng đợt tuyển dụng, từ đó điều chỉnh quy trình và lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp hơn.

Dù doanh nghiệp quy mô nhỏ hay lớn, việc áp dụng mẫu báo cáo tuyển dụng chuyên nghiệp vẫn luôn cần thiết để quản lý nhân sự hiệu quả và xây dựng chiến lược lâu dài.

Xem Thêm: Review 15+ Phần Mềm Quản Lý Tuyển Dụng Được Tin Dùng Nhất Hiện Nay

2. Vì sao doanh nghiệp cần báo cáo tuyển dụng?

Trong bối cảnh doanh nghiệp liên tục cần nhân sự chất lượng để phát triển, việc theo dõi và phân tích quá trình tuyển dụng là điều bắt buộc. Một báo cáo tuyển dụng không chỉ là tài liệu hành chính, mà là công cụ chiến lược giúp nhà quản lý kiểm soát toàn diện hiệu quả tuyển dụng.

2.1 Đánh giá hiệu quả của chiến dịch tuyển dụng

Báo cáo giúp so sánh giữa kế hoạch và thực tế tuyển dụng: số lượng ứng viên, thời gian tuyển, tỷ lệ chuyển đổi qua các vòng. Từ đó, doanh nghiệp xác định được đâu là chiến dịch hiệu quả – đâu là điểm cần cải thiện.

2.2 Tối ưu nguồn tuyển và ngân sách

Báo cáo thể hiện rõ nguồn ứng viên đến từ đâu (website, mạng xã hội, giới thiệu nội bộ…), chi phí trên mỗi lượt tuyển thành công là bao nhiêu – từ đó tối ưu ngân sách và chọn đúng kênh phù hợp.

2.3 Kiểm soát chất lượng ứng viên theo từng vị trí

Giúp doanh nghiệp đánh giá được ứng viên có đáp ứng yêu cầu công việc không, vòng phỏng vấn nào gặp khó khăn nhất, vị trí nào tốn thời gian tuyển lâu nhất…

2.4 Đảm bảo minh bạch và theo dõi KPI của bộ phận HR

Báo cáo tuyển dụng là căn cứ để đo lường KPI: thời gian tuyển trung bình, tỷ lệ đạt, tỷ lệ rớt, mức độ phù hợp giữa ứng viên và yêu cầu công việc. Giúp HR chứng minh hiệu quả công việc một cách rõ ràng.

2.5 Hỗ trợ ra quyết định tuyển dụng chính xác và kịp thời

Quản lý có thể dựa vào báo cáo để quyết định tiếp tục hay dừng tuyển, điều chỉnh mức lương, điều chỉnh JD, hoặc thay đổi tiêu chí tuyển chọn.

2.6 Là cơ sở trình bày với cấp trên hoặc các bên liên quan

Báo cáo có thể được dùng trong các cuộc họp nhân sự, trình Giám đốc hoặc Hội đồng quản trị – giúp minh bạch hóa toàn bộ quá trình và hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp.

Báo cáo tuyển dụng là điều bắt buộc

Báo cáo tuyển dụng là điều bắt buộc

3. Tổng hợp các loại báo cáo tuyển dụng phổ biến

Tùy theo mục tiêu quản trị và đặc thù doanh nghiệp, báo cáo tuyển dụng có thể được chia thành nhiều loại với các góc nhìn khác nhau. Dưới đây là những mẫu báo cáo tuyển dụng phổ biến và hữu ích nhất hiện nay:

3.1 Báo cáo số lượng ứng viên theo kênh tuyển dụng

Giúp doanh nghiệp thống kê số lượng hồ sơ nhận được từ từng nguồn như: website công ty, fanpage, nền tảng tuyển dụng (VietnamWorks, TopCV, LinkedIn…), giới thiệu nội bộ… Từ đó dễ dàng đánh giá và chọn lọc các kênh hiệu quả.

3.2 Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi ứng viên

Thể hiện tỷ lệ ứng viên vượt qua từng vòng tuyển (sơ loại, phỏng vấn, thử việc…). Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá chất lượng ứng viên và hiệu quả sàng lọc trong quy trình tuyển dụng.

3.3 Báo cáo chi phí tuyển dụng

Tổng hợp các khoản chi liên quan: chi phí đăng tin, phí phỏng vấn, chi phí hoa hồng headhunter, chi phí truyền thông… Giúp kiểm soát ngân sách và tính được chi phí tuyển dụng trung bình/ứng viên trúng tuyển.

3.4 Báo cáo thời gian tuyển dụng

Ghi nhận thời gian trung bình để hoàn tất tuyển dụng một vị trí, từ lúc mở JD đến khi ứng viên nhận việc. Từ đó có thể cải tiến quy trình, giảm thiểu các điểm nghẽn mất thời gian.

3.5 Báo cáo chất lượng ứng viên

Phản ánh mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí tuyển dụng, tỷ lệ gắn bó sau thử việc, đánh giá từ quản lý trực tiếp… Đây là báo cáo giúp nâng cao chất lượng đầu vào nhân sự.

3.6 Báo cáo hiệu quả nhà tuyển dụng/nhân viên phụ trách

So sánh hiệu suất làm việc giữa các nhân viên tuyển dụng: số lượng vị trí hoàn thành, thời gian xử lý hồ sơ, tỷ lệ thành công… Hữu ích để đo lường KPI cá nhân trong team HR.

4. Tải File mẫu báo cáo tuyển dụng chi tiết, chuyên nghiệp

Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và dễ dàng bắt đầu theo dõi hiệu quả tuyển dụng, EasyHRM đã tổng hợp sẵn mẫu báo cáo tuyển dụng được trình bày khoa học, dễ chỉnh sửa, phù hợp với nhiều loại hình và quy mô doanh nghiệp.

Các biểu mẫu đều có sẵn công thức và cấu trúc rõ ràng – từ theo dõi số lượng ứng viên, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí tuyển dụng đến đánh giá chất lượng nhân sự mới.

Bạn có thể tải về và sử dụng ngay, hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp mình.

⇒ Tải File mẫu báo cáo tuyển dụng

Mẫu báo cáo tuyển dụng chi tiết

Mẫu báo cáo tuyển dụng chi tiết

5. Những hạn chế khi lập báo cáo tuyển dụng thủ công

Dù Excel hay Google Sheets vẫn là công cụ quen thuộc với bộ phận nhân sự, nhưng cách lập báo cáo tuyển dụng thủ công lại tiềm ẩn nhiều bất cập, nhất là khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

  • Dễ sai sót, thiếu đồng bộ: Nhập liệu thủ công rất dễ dẫn đến nhầm lẫn công thức hoặc thao tác sai, làm sai lệch kết quả phân tích và khiến việc đánh giá hiệu quả tuyển dụng không chính xác.
  • Tốn thời gian tổng hợp: HR thường phải gom thông tin từ đủ nguồn: email, file CV, bảng theo dõi… để lập báo cáo cuối kỳ, mất nhiều thời gian, đặc biệt với doanh nghiệp có nhu cầu tuyển liên tục.
  • Khó theo dõi, so sánh: Thiếu hệ thống biểu đồ hay báo cáo trực quan khiến HR khó nhận ra xu hướng, khó đánh giá được kênh tuyển dụng nào hiệu quả hay vị trí nào tốn nhiều chi phí, thời gian.
  • Không kết nối với hệ thống khác: Các báo cáo rời rạc gây khó khăn khi liên kết với hồ sơ nhân sự, hợp đồng hay bảng lương, dẫn đến chậm trễ trong ra quyết định và giảm độ chính xác.
  • Hạn chế về bảo mật và phân quyền: File Excel dễ bị chỉnh sửa, thất lạc hoặc rò rỉ nếu không có cơ chế bảo mật chặt chẽ. Điều này rất rủi ro khi chứa thông tin nhân sự nhạy cảm.
Làm cáo báo thủ công rất dễ sai sót

Làm cáo báo thủ công rất dễ sai sót

6. Tự động hóa báo cáo tuyển dụng với EasyHRM

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, ứng dụng phần mềm tự động hóa báo cáo tuyển dụng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác và minh bạch trong toàn bộ quy trình.

EasyHRM là một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu đăng tuyển, tiếp nhận hồ sơ, đánh giá ứng viên cho đến tổng hợp báo cáo theo thời gian thực.

Với EasyHRM, bộ phận HR có thể:

  • Cập nhật nhu cầu tuyển dụng linh hoạt: Dễ dàng nhập và điều chỉnh yêu cầu tuyển dụng theo phòng ban, vị trí, thời điểm, đảm bảo đồng bộ với kế hoạch nhân sự tổng thể.
  • Tổng hợp nguồn ứng viên đa dạng: Kết nối và thu thập hồ sơ từ nhiều kênh khác nhau như website, mạng xã hội, nền tảng đăng tin hay giới thiệu nội bộ, tránh bỏ sót ứng viên tiềm năng.
  • Báo cáo và đo lường hiệu quả: Hệ thống tự động tổng hợp các chỉ số quan trọng — số lượng ứng viên, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí, thời gian xử lý hồ sơ — và hiển thị qua bảng biểu, biểu đồ trực quan, dễ theo dõi.
  • Liên kết với hệ thống lương: Khi tuyển thành công, hồ sơ ứng viên sẽ tự động đồng bộ sang dữ liệu nhân sự, giúp tính lương, hợp đồng, chế độ ngay từ ngày đầu đi làm.
  • Duy trì kết nối với ứng viên: Lưu trữ lịch sử tương tác và thông tin ứng viên chưa trúng tuyển để tái khai thác cho các đợt tuyển dụng sau, xây dựng nguồn nhân lực dự phòng hiệu quả.

Nhờ hệ thống báo cáo thông minh tích hợp, EasyHRM giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác và kịp thời hiệu quả tuyển dụng, từ đó đưa ra quyết định nhân sự nhanh chóng và tối ưu nguồn lực.

EasyHRM có đầy đủ nghiệp vụ tuyển dụng

EasyHRM có đầy đủ nghiệp vụ tuyển dụng

7. FAQ về báo cáo tuyển dụng

7.1 Ai là người chịu trách nhiệm lập báo cáo tuyển dụng?

Thông thường, bộ phận Nhân sự (HR), cụ thể là người phụ trách tuyển dụng sẽ đảm nhận việc lập báo cáo tuyển dụng. Tuy nhiên, trong doanh nghiệp lớn, nhiệm vụ này có thể do chuyên viên tuyển dụng hoặc trưởng nhóm tuyển dụng thực hiện và báo cáo cho quản lý cấp trên.

7.2 Báo cáo tuyển dụng nên thực hiện theo định kỳ nào?

Tùy theo nhu cầu quản lý, báo cáo tuyển dụng có thể được thực hiện theo tuần, tháng, quý, hoặc sau mỗi chiến dịch tuyển dụng. Doanh nghiệp có thể linh hoạt tần suất để kịp thời đánh giá và điều chỉnh kế hoạch nhân sự.

7.3 Tiêu chí cần có trong một báo cáo tuyển dụng hoàn chỉnh là gì?

Một báo cáo tuyển dụng hiệu quả cần đảm bảo có các nội dung chính:

  • Số lượng vị trí cần tuyển và số lượng đã tuyển
  • Số lượng và nguồn ứng viên
  • Tỷ lệ chuyển đổi giữa các vòng
  • Thời gian tuyển trung bình
  • Chi phí tuyển dụng
  • Chất lượng ứng viên đầu vào
  • Nhận xét và đề xuất cải tiến quy trình

8. Tạm kết

Trên đây là những mẫu báo cáo tuyển dụng phổ biến. Doanh nghiệp có thể áp dụng để kiểm soát hiệu quả quá trình tuyển dụng, tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng nhân sự đầu vào.

Nhưng thay vì phải vất vả nhập liệu thủ công và loay hoay tổng hợp số liệu, giờ đây bạn hoàn toàn có thể để EasyHRM lo liệu tất cả. Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện này không chỉ tự động hóa báo cáo tuyển dụng mà còn hỗ trợ bạn xuyên suốt từ đăng tin, sàng lọc hồ sơ đến theo dõi hiệu suất và chế độ đãi ngộ.

Nếu bạn muốn quy trình tuyển dụng nhanh gọn, minh bạch và dễ dàng kiểm soát, hãy dùng thử EasyHRM ngay hôm nay để quản lý nhân sự chưa bao giờ nhẹ nhàng đến thế!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ
phan-mem-hoa-don-dien-tu
Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về EasyHRM, đừng ngần ngại liên hệ theo thông tin:

5/5 - (1 bình chọn)