Hệ số lương cơ bản là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc tính toán thu nhập của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong khu vực công. Bài viết sau đây của phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, cách tính và các quy định pháp lý liên quan đến hệ số này. Từ đó, giúp người lao động chủ động hơn trong việc theo dõi quyền lợi cũng như lộ trình tăng lương của mình.

1. Khái niệm hệ số lương là gì? 

Hệ số lương là một con số được dùng để tính ra lương cơ bản hàng tháng.

Ở khu vực công (như giáo viên, công chức…), người ta lấy hệ số này nhân với mức lương cơ sở để ra số tiền lương bạn được trả mỗi tháng.

Ngoài ra, trong doanh nghiệp tư nhân, hệ số lương cơ bản cũng được sử dụng làm cơ sở xây dựng thang – bảng lương, giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tùy chỉnh phù hợp với chiến lược nhân sự.

Hệ số lương là gì?

Hệ số lương là gì?

2. Ý nghĩa hệ số lương trong tính toán thu nhập

Hệ số lương cơ bản không chỉ là một con số trong bảng lương mà còn quyết định mức thu nhập thực tế của người lao động. Cụ thể:

  • Tính lương hàng tháng: Lương cơ bản = Hệ số × Mức lương cơ sở. Ví dụ: 2.34 × 1.800.000 đồng = 4.212.000 đồng/tháng.
  • Thể hiện năng lực & kinh nghiệm: Gắn với ngạch, bậc và thời gian làm việc, hệ số phản ánh vị trí, trình độ và thâm niên.
  • Căn cứ đóng bảo hiểm: Mức lương theo hệ số là nền tảng để tính các khoản BHXH, BHYT, BHTN.
  • Giúp quản lý quỹ lương: Doanh nghiệp dễ dàng tính toán ngân sách nhân sự, đảm bảo chi trả hợp lý và công bằng.
Ý nghĩa của hệ số lương cơ bản

Ý nghĩa của hệ số lương cơ bản

Xem thêm: Mức Lương Tối Thiểu Vùng 2025 Là Bao Nhiêu? Đối Tượng Áp Dụng

3. Quy định pháp luật về hệ số lương

Hệ số lương cơ bản được quy định trong nhiều văn bản pháp luật nhằm đảm bảo tính minh bạch, công bằng và thống nhất trong quản lý tiền lương của khu vực công. Dưới đây là các căn cứ pháp lý chính:

  • Nghị định 204/2004/NĐ-CP: Là văn bản nền tảng về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang. Theo đó, mỗi ngạch công chức sẽ có từ 1 – 12 bậc lương, với hệ số tăng dần tùy theo thâm niên và năng lực.
  • Nghị định 73/2024/NĐ-CP và Thông tư 07/2024/TT-BNV: Quy định về mức lương cơ sở áp dụng từ 01/7/2024 là 2.340.000 đồng/tháng. Mức lương cơ bản của người lao động trong khu vực công sẽ được tính bằng cách nhân hệ số lương với mức lương cơ sở này.
  • Bộ luật Lao động 2019: Với khu vực doanh nghiệp, pháp luật không bắt buộc áp dụng hệ số lương như khu vực công, nhưng nếu áp dụng, doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương, hệ số lương rõ ràng và đăng ký với cơ quan quản lý lao động địa phương.
  • Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (Điều 89): Quy định mức lương đóng BHXH phải bao gồm lương theo ngạch, bậc, chức danh, và các khoản phụ cấp cố định – trong đó có hệ số lương cơ bản nếu được ghi nhận trong hợp đồng lao động.
Căn cứ của pháp luật về hệ số lương

Căn cứ của pháp luật về hệ số lương

4. Bảng hệ số lương hiện hành

Để thuận tiện theo dõi và áp dụng đúng quy định, bạn có thể xem chi tiết bảng hệ số lương cơ bản hiện hành áp dụng từ năm 2025 tại đường dẫn dưới đây. Bảng này thể hiện hệ số theo từng ngạch, bậc và nhóm đối tượng cụ thể.

XEM TẠI ĐÂY

5. Cách tính lương theo hệ số

Lương hàng tháng = Hệ số lương cơ bản × Mức lương cơ sở

  • Hệ số lương cơ bản: Phụ thuộc vào ngạch công chức/viên chức và bậc lương hiện tại.
  • Mức lương cơ sở: Từ 01/07/2024 là 2.340.000 đồng/tháng theo Nghị định 73/2024/NĐ-CP.

Ví dụ minh họa

  • Ví dụ 1: Một giáo viên hạng II có hệ số 4.00 → Lương = 4.00 × 2.340.000 = 9.360.000 đồng/tháng.
  • Ví dụ 2: Một công chức loại C, bậc 5 có hệ số 2.65 → Lương = 2.65 × 2.340.000 = 6.201.000 đồng/tháng.
Hướng dẫn cách tính lương theo hệ số

Hướng dẫn cách tính lương theo hệ số

6. Cách áp dụng và điều chỉnh hệ số lương trong thực tế

Hệ số lương cơ bản không chỉ là công cụ tính toán thu nhập mà còn là cơ sở để đánh giá, điều chỉnh và quản lý tiền lương minh bạch trong doanh nghiệp và khu vực công. Việc áp dụng và điều chỉnh hệ số này cần tuân thủ quy trình rõ ràng, gắn với năng lực, thâm niên và quy định pháp luật hiện hành.

6.1 Khi nào được nâng hệ số lương?

Người lao động có thể được nâng hệ số lương cơ bản trong các trường hợp phổ biến sau:

  • Đủ thời gian giữ bậc theo quy định (thường là 2–3 năm tùy vị trí).
  • Đạt kết quả đánh giá công tác tốt trở lên trong các kỳ xét lương.
  • Được thăng chức, bổ nhiệm vào vị trí có hệ số cao hơn.
  • Có thành tích xuất sắc hoặc làm việc trong điều kiện đặc biệt (vùng sâu, vùng xa…).

6.2 Điều kiện tăng hệ số lương

Để được xét tăng hệ số, người lao động cần đáp ứng các điều kiện như:

  • Không vi phạm kỷ luật lao động trong kỳ đánh giá.
  • Có đầy đủ hồ sơ đánh giá, xác nhận hoàn thành nhiệm vụ.
  • Đáp ứng tiêu chí về năng lực chuyên môn, kinh nghiệm theo ngạch/bậc.
  • Tuân thủ quy định nội bộ về thời gian giữ bậc lương tối thiểu.
 Điều kiện để được tăng hệ số lương

Điều kiện để được tăng hệ số lương

6.3 Quy trình nâng bậc, điều chỉnh hệ số

Quy trình điều chỉnh hệ số lương cơ bản thường gồm các bước:

  1. Xác định đối tượng đủ điều kiện nâng lương theo định kỳ hoặc đột xuất.
  2. Đánh giá hiệu quả công việc, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của người lao động.
  3. Lập hồ sơ đề nghị điều chỉnh, có xác nhận của cấp quản lý trực tiếp.
  4. Trình ban lãnh đạo hoặc phòng nhân sự xét duyệt và ban hành quyết định.
  5. Cập nhật thay đổi hệ số lương vào bảng lương, hợp đồng và phần mềm quản lý nhân sự.

6.4 Một số lưu ý pháp lý khi điều chỉnh hệ số

  • Việc điều chỉnh hệ số cần đúng quy định tại Bộ luật Lao động 2019, Nghị định liên quan đến tiền lương và thang bảng lương.
  • Mọi thay đổi về hệ số lương phải được ghi rõ trong hợp đồng lao động sửa đổi hoặc phụ lục hợp đồng.
  • Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ điều chỉnh hệ số để phục vụ thanh tra, kiểm tra.
  • Không được cắt giảm hệ số lương trái luật nếu không có căn cứ rõ ràng và sự đồng thuận của người lao động.

7. Kinh nghiệm xây dựng và quản lý hệ số lương minh bạch

Để quản lý hệ số lương cơ bản hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng nguyên tắc rõ ràng, minh bạch và phù hợp với thực tiễn. Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng:

  • Phân tích rõ chức danh, vị trí công việc: Xác định cụ thể trách nhiệm, yêu cầu năng lực và độ phức tạp của từng vị trí giúp thiết lập hệ số lương phù hợp và nhất quán.
  • Thiết lập lộ trình tăng hệ số lương minh bạch: Đưa ra khung thời gian, tiêu chí xét nâng hệ số rõ ràng để nhân viên nắm bắt và phấn đấu.
  • Công khai tiêu chí áp dụng hệ số lương cơ bản: Minh bạch trong quy trình, tiêu chuẩn xét hệ số sẽ giúp tạo sự tin tưởng và công bằng trong nội bộ.
  • Liên kết hệ số lương với kết quả đánh giá hiệu suất: Áp dụng chính sách tăng lương gắn liền với năng suất làm việc, không chỉ dựa vào thâm niên.
  • So sánh với thị trường để điều chỉnh định kỳ: Thường xuyên tham khảo mặt bằng hệ số lương cơ bản trên thị trường để đảm bảo khả năng cạnh tranh trong thu hút nhân lực.
  • Lưu trữ và cập nhật đầy đủ hồ sơ nâng hệ số: Ghi nhận rõ các lần điều chỉnh, lý do và văn bản liên quan để phục vụ quản lý và thanh tra lao động.
  • Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật: Việc xây dựng và áp dụng hệ số lương cần đúng quy định về thang, bảng lương và đăng ký với cơ quan quản lý khi cần.
Kinh nghiệm xây dựng và quản lý hệ số lương

Kinh nghiệm xây dựng và quản lý hệ số lương

8.FAQ về hệ số lương

8.1 Hệ số lương có thay đổi hàng năm không?

Hệ số lương không tự động thay đổi hàng năm mà chỉ được điều chỉnh theo quy định của Nhà nước hoặc theo chính sách nội bộ của doanh nghiệp. Tuy nhiên, mức lương cơ sở có thể được điều chỉnh định kỳ nên tổng thu nhập vẫn có thể thay đổi theo thời gian.

8.2 Ai có quyền quyết định hệ số lương?

Đối với khu vực công, hệ số lương do Chính phủ ban hành theo từng ngạch, bậc cụ thể. Trong doanh nghiệp, quyền quyết định hệ số lương thuộc về ban lãnh đạo, phòng nhân sự, căn cứ vào chiến lược đã được phê duyệt và phù hợp với khung pháp luật.

8.3 Hệ số lương có tính bảo hiểm xã hội không?

Có. Hệ số lương là một phần cấu thành của mức lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, theo quy định tại Điều 89 Luật BHXH 2014. Điều này áp dụng cho cả khu vực công và doanh nghiệp nếu có thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động.

8.4 Hệ số lương và lương ngạch bậc: phân biệt thế nào?

Hệ số lương là con số dùng để nhân với mức lương cơ sở, xác định thu nhập cơ bản. Trong khi đó, lương ngạch bậc là mức lương tương ứng với từng vị trí/ngạch cụ thể, bao gồm nhiều bậc khác nhau. Mỗi bậc lương trong ngạch có một hệ số riêng biệt.

9. Kết luận

Việc nắm rõ hệ số lương cơ bản không chỉ giúp người lao động hiểu đúng về mức thu nhập đang hưởng mà còn tạo nền tảng cho việc lên kế hoạch phát triển sự nghiệp trong dài hạn. Hy vọng bài viết của phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về hệ số lương, cách tính, quy định pháp luật và cách áp dụng hiệu quả trong thực tế.

 Quản lý hệ số lương và tính lương tự động dễ dàng với phần mềm EasyHRM. Tích hợp đầy đủ ngạch bậc, hệ số, phụ cấp theo quy định mới.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ
phan-mem-hoa-don-dien-tu
Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về EasyHRM, đừng ngần ngại liên hệ theo thông tin:

Đánh giá bài viết