Xây dựng thang bảng lương là bước không thể thiếu trong công tác quản lý nhân sự tại doanh nghiệp, giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và tuân thủ quy định pháp luật. Nếu bạn đang băn khoăn không biết bắt đầu từ đâu hoặc cần mẫu tham khảo hãy đọc ngay bài viết dưới đây của phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM. 

1. Thang bảng lương là gì? 

Thang bảng lương là hệ thống do doanh nghiệp xây dựng nhằm phân loại, sắp xếp mức lương theo từng vị trí, chức danh, trình độ và năng lực làm việc của người lao động. Trong đó:

• Thang lương dùng để xác định các bậc lương ứng với từng nhóm chức danh, nghề nghiệp, tạo cơ sở xét nâng lương định kỳ.
• Bảng lương là bảng tổng hợp tiền lương thực tế phải chi trả cho người lao động trong một kỳ, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và các khoản trợ cấp khác.

Mặc dù không được định nghĩa trong văn bản pháp luật cụ thể, “thang bảng lương” là thuật ngữ quen thuộc trong quản lý lao động, giúp doanh nghiệp trả lương minh bạch, công bằng và hiệu quả.

Thang bảng lương là gì?

Tìm hiểu thêm: Top 15+ Phần Mềm Tính Lương Nhân Viên Chính Xác, Giá Rẻ, Dễ Dùng

2. Cơ sở pháp lý khi xây dựng thang bảng lương

Việc xây dựng và áp dụng thang bảng lương được thực hiện dựa trên các quy định pháp luật sau:

• Bộ luật Lao động 2019: Là văn bản nền tảng quy định nguyên tắc trả lương, quyền lợi và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động.
• Nghị định 38/2022/NĐ-CP: Quy định mức lương tối thiểu vùng mới nhất, áp dụng từ ngày 01/07/2022.
• Nghị định 12/2022/NĐ-CP: Hướng dẫn xử phạt nếu doanh nghiệp vi phạm quy định về trả lương, bảo hiểm, hoặc đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài.

Cơ sở pháp lý khi xây dựng thang bảng lương

3.Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương?

Dưới đây là 4 lý do quan trọng khiến doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương theo quy định.

3.1 Tuân thủ quy định pháp luật

Xây dựng thang bảng lương giúp doanh nghiệp thể hiện sự tuân thủ trong quản lý lao động và thực hiện đúng các quy định về tiền lương. Đồng thời, đây cũng là cơ sở quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính liên quan.

3.2 Cơ sở đóng BHXH

Thang bảng lương là căn cứ pháp lý để đóng bảo hiểm xã hội và các chế độ liên quan. Việc áp dụng đúng hệ thống lương giúp doanh nghiệp thực hiện đầy đủ trách nhiệm bảo vệ quyền lợi người lao động và tránh rủi ro về bảo hiểm & kiểm tra pháp lý .

3.3 Tránh tranh chấp tiền lương

Hệ thống thang bảng lương giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong trả lương, hạn chế tình trạng nhân viên nghi ngờ hoặc mâu thuẫn về chế độ lương thưởng. Điều này góp phần giảm tranh chấp nội bộ và duy trì môi trường làm việc ổn định.

Lý do các doanh nghiệp nên xây dựng thang bảng lương

3.4 Thuận tiện tuyển dụng và giữ chân người lao động

Công bố công khai thang bảng lương giúp ứng viên và nhân viên hiểu rõ chế độ đãi ngộ, mức thăng tiến. Hệ thống rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp cạnh tranh hiệu quả trên thị trường lao động, thu hút và giữ chân nhân lực chất lượng .

4. Những yếu tố cần lưu ý khi thiết kế thang bảng lương

Khi thiết kế thang bảng lương, doanh nghiệp không chỉ cần tuân thủ quy định pháp luật mà còn phải đảm bảo tính hợp lý, minh bạch và phù hợp với thực tiễn hoạt động. Dưới đây là 5 yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

4.1 Thang bảng lương phải được công bố công khai tại nơi làm việc

Theo Điều 93 của Bộ Luật Lao động 2019, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau khi xây dựng thang bảng lương:

• Doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm căn cứ tuyển dụng, ký hợp đồng và trả lương.
• Mức lao động cần phù hợp với năng lực chung của người lao động và phải được thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức.
• Tại nơi có tổ chức đại diện người lao động, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến trước khi ban hành.
• Thang lương, bảng lương và định mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.

Thang bảng lương phải được công bố công khai

4.2 Mức lương trên thang bảng lương không được thấp hơn mức lương tối thiểu

Theo Điều 90 của Bộ Luật Lao động 2019, khi xây dựng thang bảng lương, doanh nghiệp cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

• Mức lương trả cho người lao động (gồm lương cơ bản, phụ cấp và các khoản bổ sung) phải được thỏa thuận rõ ràng và hợp pháp.
• Tiền lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước quy định.
• Doanh nghiệp phải trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính cho các vị trí có giá trị công việc tương đương.

4.3 Tuân thủ quy định mức lương tối thiểu

Doanh nghiệp cần áp dụng đúng mức lương tối thiểu giờ theo quy định hiện hành tại Nghị định 74/2024/NĐ-CP.

4.4 Bỏ quy định trả lương cao hơn 7% cho lao động đã qua đào tạo

• Trước ngày 01/07/2022, theo Nghị định 90, doanh nghiệp phải trả lương cao hơn ít nhất 7% cho lao động đã qua đào tạo so với mức lương tối thiểu vùng.
• Từ ngày 01/07/2022, Nghị định 38 có hiệu lực và không còn quy định mức chênh lệch 7% này. Do đó, doanh nghiệp hiện không bắt buộc phải áp dụng mức lương cao hơn cho lao động đã qua đào tạo như trước.

4.5 Các vi phạm phổ biến về xây dựng thang bảng lương

Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt 5.000.000 – 10.000.000 đồng nếu vi phạm các quy định sau:

• Không công khai thang lương, bảng lương, mức lao động và quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
• Không xây dựng thang bảng lương hoặc không thử nghiệm mức lao động trước khi chính thức ban hành.
• Không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
• Không thông báo bảng kê trả lương đúng quy định cho người lao động.
• Có hành vi trả lương không bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với các công việc có giá trị tương đương.

5. Quy trình xây dựng thang bảng lương trong doanh nghiệp

Việc xây dựng thang bảng lương cần thực hiện theo quy trình khoa học và đúng quy định pháp luật để đảm bảo công bằng, minh bạch và phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp. 

Dưới đây là 5 bước cơ bản trong quy trình xây dựng thang bảng lương:

5.1 Khảo sát và phân tích vị trí công việc

Doanh nghiệp cần thu thập thông tin chi tiết về từng vị trí công việc hiện có, bao gồm: nhiệm vụ chính, yêu cầu về trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, trách nhiệm và điều kiện làm việc. Phân tích kỹ lưỡng giúp xác định giá trị thực của từng vị trí trong tổ chức là cơ sở để xây dựng mức lương hợp lý.

5.2 Xác định nhóm chức danh, nhóm vị trí

Sau khi phân tích công việc, doanh nghiệp sẽ tiến hành phân loại các chức danh, vị trí thành từng nhóm có tính chất, độ phức tạp và giá trị đóng góp tương đồng. Cách phân nhóm này giúp thiết lập hệ thống lương hợp lý và đảm bảo công bằng giữa các vị trí có mức độ tương đương.

5.3 Xây dựng khung lương cho từng nhóm

Ở bước này, doanh nghiệp thiết lập mức lương khởi điểm và số bậc lương cho mỗi nhóm chức danh. Cần xác định mức chênh lệch giữa các bậc (thường dao động từ 5–10%) để tạo động lực phát triển nghề nghiệp cho người lao động. Ngoài ra, mức lương phải tuân thủ quy định về lương tối thiểu và khả năng chi trả của doanh nghiệp.

5.4 Thẩm định và phê duyệt

Sau khi hoàn thiện khung thang bảng lương, bộ phận nhân sự cần trình lên ban lãnh đạo để xem xét và phê duyệt. Nếu trong doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động, cần lấy ý kiến trước khi ban hành chính thức nhằm đảm bảo sự đồng thuận.

5.5 Công bố và niêm yết

Cuối cùng, thang bảng lương và định mức lao động cần được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Niêm yết rõ ràng giúp người lao động nắm được quyền lợi của mình và tạo sự minh bạch trong chính sách tiền lương của doanh nghiệp.

Hướng dẫn quy trình xây dựng thang bảng lương

6. Mẫu thang bảng lương tham khảo mới nhất 2025 (kèm link tải)

Dưới đây là một số mẫu thang bảng lương mới nhất năm 2025 mà doanh nghiệp có thể tham khảo và tùy chỉnh phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Bạn đọc có thể tải về để sử dụng hoặc làm cơ sở xây dựng hệ thống lương minh bạch, đúng chuẩn.

Mẫu thang bảng lương 2025

Mẫu thang bảng lương mới nhất 2025

7. Những câu hỏi thường gặp về xây dựng thang bảng lương

7.1 Doanh nghiệp dưới 10 lao động có phải làm thang bảng lương không?

Có. Doanh nghiệp dưới 10 lao động vẫn phải xây dựng thang lương, bảng lương để làm căn cứ trả lương, ký hợp đồng và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên, theo Nghị định 121/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp được miễn gửi thang bảng lương và định mức lao động đến cơ quan quản lý nhà nước cấp huyện.

7.2 Nếu điều chỉnh lương tối thiểu vùng, có phải nộp lại thang bảng lương?

Không bắt buộc nộp lại thang bảng lương khi Nhà nước điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần rà soát, điều chỉnh mức lương trong thang bảng lương sao cho phù hợp với mức tối thiểu mới, tránh vi phạm quy định về trả lương thấp hơn mức sàn.

7.3 Mức chênh lệch giữa các bậc lương tối thiểu là bao nhiêu?

Pháp luật không quy định cứng về mức chênh lệch giữa các bậc lương. Tuy nhiên, trên thực tế, khoảng chênh lệch phổ biến từ 5% đến 10% giữa các bậc lương để tạo động lực phát triển nghề nghiệp và ghi nhận sự tiến bộ trong quá trình làm việc.

7.4 Có bắt buộc niêm yết công khai thang bảng lương?

Có. Theo Điều 93 Bộ Luật Lao động 2019, doanh nghiệp bắt buộc công bố công khai thang lương, bảng lương và mức lao động tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo quyền lợi và sự minh bạch cho người lao động.

8. Kết luận

Trên đây là toàn bộ thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình, nguyên tắc và lưu ý khi xây dựng thang bảng lương.

Để việc áp dụng thang bảng lương vào thực tế trở nên nhanh chóng, chính xác và chuyên nghiệp hơn, bạn có thể tham khảo phần mềm quản lý nhân sự tiền lương EasyHRM. Công cụ này giúp doanh nghiệp tự động hóa việc tính lương theo đúng thang, bảng, bậc đã thiết lập, quản lý phụ cấp, bảo hiểm, thuế TNCN và xuất báo cáo minh bạch chỉ trong vài thao tác.

Dùng thử miễn phí EasyHRM ngay hôm nay để tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự và tiền lương cho doanh nghiệp của bạn.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Đừng để quy trình lương thưởng làm khó bạn mỗi tháng, liên hệ ngay với EasyHRM để được hỗ trợ tận tâm!

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.