Chọn phần mềm tính lương như thế nào để vừa chính xác, vừa tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ chia sẻ rõ những tiêu chí chọn phần mềm tính lương cần thiết trước khi đưa ra quyết định.

Bỏ túi những tiêu chí chọn phần mềm tính lương chuẩn chỉnh, bài bản

1. Những khó khăn khi quản lý, tính lương thủ công?

Tính lương bằng cách thủ công như dùng Excel, sổ sách… tuy quen thuộc nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro và bất tiện trong quá trình vận hành. Chẳng hạn như:

• Dễ sai sót khi nhập liệu: Việc nhập tay từng con số như ngày công, hệ số lương, tiền thưởng – phạt… rất dễ nhầm lẫn. Chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của nhân viên.
• Xử lý dữ liệu phức tạp gặp nhiều trở ngại: Với những doanh nghiệp áp dụng nhiều hình thức trả lương (theo giờ, theo sản phẩm, theo KPI…), bảng tính bằng Excel sẽ nhanh chóng trở nên rối rắm, khó theo dõi và dễ bị thiếu sót.
• Thiếu sự liên kết giữa các dữ liệu: Lương thường liên quan chặt chẽ đến chấm công, ngày phép, các khoản thưởng – phạt, thuế… Nhưng khi làm thủ công, các dữ liệu này lại nằm rời rạc, khiến bộ phận nhân sự mất nhiều thời gian tổng hợp và đối chiếu.
• Bảo mật kém: Dữ liệu lương nếu chỉ lưu trên file máy tính mà không có bảo mật phân quyền rõ ràng rất dễ bị rò rỉ hoặc chỉnh sửa trái phép, gây ảnh hưởng đến sự minh bạch và uy tín của doanh nghiệp.
• Khó mở rộng khi công ty phát triển: Khi số lượng nhân viên tăng lên, việc tính lương thủ công sẽ trở nên quá tải, tốn công sức và dễ xảy ra sai sót – đặc biệt trong những kỳ lương cao điểm.

Những khó khăn khi tính lương bằng phương pháp thủ công

Xem thêm: Top 15+ Phần Mềm Tính Lương Nhân Viên Chính Xác, Giá Rẻ, Dễ Dùng

2. 7+ tiêu chí chọn phần mềm tính lương phù hợp nhất

Chọn mua phần mềm tính lương không chỉ là bài toán công nghệ, mà còn là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác và đảm bảo tính minh bạch. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dựa trên những tiêu chí cụ thể sau:

2.1 Tùy biến theo mô hình hoạt động của doanh nghiệp

Không có phần mềm nào “dùng chung cho tất cả”. Mỗi doanh nghiệp có cách tổ chức lao động và tính lương riêng. Ví dụ:

• Doanh nghiệp sản xuất thường cần tính lương theo sản lượng, tăng ca.
• Doanh nghiệp dịch vụ thì cần quản lý theo ca làm, số giờ làm thực tế.

Vì vậy, tiêu chí chọn phần mềm tính lương đầu tiên và quan trọng nhất là cần có khả năng tùy biến linh hoạt theo đặc thù ngành nghề và cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp bạn.

2.2 Hỗ trợ đa dạng phương pháp tính lương

Một phần mềm hiệu quả không nên “áp đặt” một cách tính lương duy nhất. Thay vào đó, cần hỗ trợ:

• Tính lương theo thời gian, sản phẩm, doanh thu, KPI
• Tính lương khoán, theo ca, làm thêm giờ
• Kết hợp nhiều phương pháp trong cùng một bảng lương

Điều này cho phép doanh nghiệp xây dựng chính sách lương linh hoạt, phù hợp với từng bộ phận, từng vị trí mà không cần chỉnh sửa thủ công quá nhiều.

2.3 Kết nối tự động với hệ thống chấm công, nghỉ phép

Việc nhập tay dữ liệu ngày công, giờ làm thêm… không chỉ tốn thời gian mà còn dễ sai sót. Một phần mềm hiện đại cần có khả năng:

• Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công
• Tự động lấy thông tin từ đơn xin nghỉ phép, đơn làm thêm

Nhờ vậy, bộ phận nhân sự sẽ giảm đáng kể thời gian tổng hợp và xử lý dữ liệu, đồng thời đảm bảo tính chính xác.

Bỏ túi các tiêu chí chọn phần mềm tính lương phù hợp

2.4 Tính đúng BHXH, thuế TNCN và các khoản khấu trừ

Một phần mềm tính lương chất lượng cần đảm bảo:

• Tính đúng các khoản bảo hiểm theo quy định
• Tính thuế thu nhập cá nhân, phụ cấp, khấu trừ đúng luật
• Cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách

Việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quyết toán, tránh các rủi ro pháp lý và tăng tính chuyên nghiệp trong vận hành.

2.5. Giao diện thân thiện, dễ thao tác với mọi người dùng

Không phải ai cũng có kiến thức kỹ thuật. Phần mềm lý tưởng là phần mềm mà:

• Nhân viên nhân sự dễ dàng nhập và xử lý bảng lương
• Nhân viên khác có thể tự tra cứu phiếu lương, lịch sử lương của mình
• Không mất nhiều thời gian để đào tạo hoặc hướng dẫn

Một giao diện rõ ràng, dễ hiểu chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

2.6 Bảo mật cao, phân quyền rõ ràng

Lương là thông tin nhạy cảm, nên tính bảo mật phải được ưu tiên hàng đầu. Phần mềm cần có:

• Cơ chế phân quyền cụ thể: ai được xem, ai được sửa, ai được phê duyệt
• Ghi nhận lịch sử truy cập, chỉnh sửa rõ ràng

Việc này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dữ liệu nhạy cảm và tăng tính minh bạch, tin tưởng trong nội bộ.

2.7 Dễ dàng xuất phiếu lương, báo cáo và tích hợp với kế toán

Phần mềm nên hỗ trợ:

• Xuất phiếu lương, bảng tổng hợp theo nhiều định dạng (PDF, Excel…)
• Lập báo cáo tùy chỉnh theo yêu cầu từng bộ phận

Kết nối với phần mềm kế toán để đồng bộ dữ liệu tài chính – nhân sự

Khả năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu mà còn hỗ trợ tốt cho công tác kiểm toán và quyết toán.

Chọn phần mềm quản lý nhân sự tiền lương có nhiều tính năng

2.8 Dịch vụ hỗ trợ kịp thời, không để bạn tự xử lý khi gặp sự cố

Một phần mềm tốt cần đi kèm với dịch vụ hỗ trợ nhanh và hiệu quả. Bạn nên tìm đến nhà cung cấp có:

• Đội ngũ kỹ thuật am hiểu nghiệp vụ nhân sự – tiền lương
• Hỗ trợ qua nhiều kênh (điện thoại, email, chat)
• Phản hồi nhanh chóng khi có sự cố

Một đối tác đồng hành đáng tin cậy sẽ giúp bạn vận hành phần mềm hiệu quả lâu dài, tránh gián đoạn vào những thời điểm quan trọng như kỳ trả lương.

3. Bật mí cách chọn phần mềm tính lương phù hợp

Việc lựa chọn phần mềm tính lương phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình mà còn giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí vận hành. 

Dưới đây là 5 bước giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp nhất:

3.1. Bước 1: Khoanh vùng nhu cầu thực tế

Trước tiên, bạn cần xác định rõ:

• Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân sự?
• Hình thức trả lương phổ biến là gì? (theo giờ, theo sản phẩm, KPI…)
• Có bao nhiêu chi nhánh, phòng ban?
• Có cần tính lương tăng ca, lương theo ca kíp, thưởng phạt, thuế TNCN, BHXH… hay không?

Việc nắm rõ nhu cầu thực tế giúp bạn tránh rơi vào tình trạng “dùng phần mềm không đủ chức năng” hoặc “mua phần mềm quá phức tạp, lãng phí”.

3.2. Bước 2: Lập danh sách các tính năng “phải có”

Dựa vào nhu cầu ở bước 1, bạn hãy liệt kê ra các tính năng mà phần mềm bắt buộc phải có. Ví dụ:

• Tính lương tự động theo công thức
• Tích hợp với máy chấm công
• Quản lý phụ cấp, thưởng – phạt, thuế – BHXH
• Xuất bảng lương, phiếu lương nhanh chóng
• Phân quyền truy cập theo vai trò

Danh sách tính năng này sẽ là cơ sở để bạn so sánh, đánh giá và lựa chọn phần mềm phù hợp sau này.

Chọn phần mềm tính lương phù hợp đặc thù đơn vị

3.3. Bước 3: Tìm các phần mềm uy tín để so sánh

Tìm kiếm các phần mềm được nhiều doanh nghiệp sử dụng, có đánh giá tốt trên các nền tảng uy tín, có thông tin rõ ràng, đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp.

Bạn cũng nên:

• Đọc review từ người dùng thực tế
• Xem demo video, bài viết phân tích từ chuyên gia
• Xin tư vấn từ các bên trung lập hoặc các doanh nghiệp đang dùng phần mềm

3.4. Bước 4: Đăng ký demo, dùng thử thực tế

Phần mềm phù hợp nhất là phần mềm dễ sử dụng, giao diện trực quan và đáp ứng đúng quy trình nội bộ. Vì vậy, đừng chỉ xem tính năng trên lý thuyết, hãy đăng ký demo để trực tiếp trải nghiệm, đánh giá độ tiện dụng và hiệu quả thực tế.

3.5. Bước 5: So sánh chi phí, tính năng và hỗ trợ

Cuối cùng, hãy đặt các phần mềm lên bàn cân: phần nào có đầy đủ tính năng, chi phí hợp lý và hỗ trợ kỹ thuật tốt thì nên ưu tiên. Đừng quên tính đến các chi phí phát sinh như phí triển khai, nâng cấp, bảo trì… để đưa ra quyết định chính xác nhất.

4. Phần mềm quản lý nhân sự tính lương nào tốt?

Khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô, việc quản lý nhân sự và tính lương bằng Excel hay sổ sách không còn phù hợp. Đây là lúc cần đến một phần mềm vừa dễ dùng, vừa đảm bảo tính chính xác và minh bạch. EasyHRM là một trong những lựa chọn được nhiều doanh nghiệp Việt tin tưởng.

Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự, từ lưu trữ hồ sơ, chấm công, tính lương, đến quản lý bảo hiểm, hợp đồng, khen thưởng, phạt. Đặc biệt, tính năng tính lương của EasyHRM được đánh giá cao nhờ:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình: Kết nối chặt chẽ với dữ liệu chấm công, nghỉ phép, phụ cấp, thuế… để lên bảng lương nhanh chóng, chính xác.
• Tùy chỉnh linh hoạt: Dễ dàng cấu hình các công thức lương theo từng phòng ban, loại hợp đồng, hình thức trả lương (theo giờ, theo KPI…).
• Minh bạch & bảo mật: Phân quyền rõ ràng, hỗ trợ xuất báo cáo chi tiết giúp kiểm soát thông tin lương rõ ràng và an toàn.

Dù bạn là một doanh nghiệp vừa, nhỏ hay công ty có hàng trăm nhân viên, EasyHRM vẫn có thể đáp ứng tốt nhờ khả năng tùy biến cao và giao diện thân thiện.

Anh Hoàng – CEO cà phê Bông – chia sẻ: từ mất 4 tiếng để chấm công và tính lương, giờ chỉ còn 10 phút với EasyHRM. Nhân viên cũng theo dõi nhanh chóng công lương từng ngày rất rõ ràng.

EasyHRM – Phần mềm tính lương dễ sử dụng, nhiều tính năng

5. Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm tính lương không thể dựa vào cảm tính mà cần dựa trên những tiêu chí chọn phần mềm tính lương rõ ràng, phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn có thêm cơ sở để đưa ra lựa chọn đúng đắn và hiệu quả nhất.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm tính lương hiệu quả, dễ triển khai và phù hợp với thực tế doanh nghiệp Việt – EasyHRM xứng đáng để trải nghiệm.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Đừng để quy trình tuyển dụng, chấm công, lương thưởng làm khó bạn mỗi tháng, liên hệ ngay với EasyHRM để được hỗ trợ tận tâm!

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM 
• Trụ sở chính: Nhà khách ATS, số 8 Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Chi nhánh: Số H.54 đường Dương Thị Giang, Phường Tân Thới Nhất, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh.