Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo minh bạch, hiệu quả và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa triển khai đúng cách. Bài viết này Phần mềm quản lý nhân sự HRM EasyHRM hướng dẫn chi tiết quy trình chuẩn từ A-Z và gợi ý giải pháp số hóa bằng phần mềm HRM để tiết kiệm thời gian, tối ưu vận hành.

Tìm hiểu quy trình quản lý hồ sơ nhân sự

1. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự là gì?

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự là chuỗi hoạt động nhằm thu thập, sắp xếp, lưu trữ, cập nhật và bảo vệ toàn bộ thông tin liên quan đến người lao động trong doanh nghiệp. Hồ sơ này bao gồm thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bằng cấp, bảo hiểm, quá trình công tác, quyết định khen thưởng – kỷ luật…

Một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cần đảm bảo:

• Tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ ngay từ đầu vào.
• Khả năng truy xuất nhanh chóng khi cần đối chiếu, báo cáo, hoặc phục vụ kiểm tra từ cơ quan chức năng.
• Bảo mật thông tin nhân sự, tránh rò rỉ hoặc thất lạc dữ liệu.
• Linh hoạt trong cập nhật, đồng bộ với các hệ thống nhân sự khác như tính lương, đánh giá hiệu suất, đào tạo…

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý hồ sơ thủ công đã bộc lộ nhiều hạn chế. Vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang số hóa quy trình quản lý hồ sơ nhân sự để tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực quản trị.

2. Quy định pháp lý về lưu trữ và bảo quản hồ sơ

Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự không chỉ là một phần trong quy trình quản lý hồ sơ nhân sự mà còn là yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, thậm chí gặp rủi ro pháp lý khi xảy ra tranh chấp lao động.

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ nhân sự trong suốt quá trình làm việc của người lao động và ít nhất 5 năm sau khi chấm dứt hợp đồng. Đối với một số tài liệu như hồ sơ bảo hiểm xã hội, quyết định nâng lương, hợp đồng lao động, thời gian lưu trữ có thể kéo dài tối thiểu 10-20 năm tùy theo loại văn bản.

Một số quy định đáng lưu ý gồm:

• Hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, có hệ thống và bảo đảm dễ truy xuất khi cần.
• Thông tin cá nhân, hợp đồng và giấy tờ liên quan phải được bảo mật theo quy định tại Luật An ninh mạng và Luật Bảo vệ thông tin cá nhân.
• Doanh nghiệp cần có biện pháp phòng chống thất thoát, hư hại hồ sơ, nhất là khi lưu trữ dưới dạng giấy.
• Với hồ sơ điện tử, phải có chữ ký số, mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập và hệ thống sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn thông tin.

Có quy định pháp lý về việc lưu trữ hồ sơ

3. Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự chi tiết từng bước

Một quy trình quản lý hồ sơ nhân sự bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát thông tin nhân sự, mà còn đáp ứng các yêu cầu pháp lý và nâng cao hiệu quả vận hành. Dưới đây là 5 bước cơ bản và cần thiết trong quy trình này:

3.1 Bước 1: Thu thập và tiếp nhận

Ngay từ khi nhân viên bắt đầu làm việc, bộ phận nhân sự cần thu thập đầy đủ các tài liệu và thông tin liên quan bao gồm:

• Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, CMND/CCCD, sổ hộ khẩu
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn
• Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng
• Thông tin tài khoản ngân hàng, bảo hiểm

Toàn bộ dữ liệu cần được kiểm tra kỹ lưỡng, tránh thiếu sót và xác minh tính hợp lệ.

3.2 Bước 2: Phân loại và lưu trữ

Sau khi thu thập, hồ sơ cần được phân loại theo nhóm thông tin, ví dụ: hồ sơ cá nhân, hồ sơ pháp lý, hồ sơ chuyên môn… rồi lưu trữ vào hệ thống quản lý hồ sơ.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức lưu trữ bằng bản giấy, bản mềm hoặc kết hợp cả hai để thuận tiện trong tra cứu và bảo quản.

3.3 Bước 3: Cập nhật và kiểm tra định kỳ

Thông tin nhân sự thường xuyên thay đổi (địa chỉ, chức vụ, mức lương…), vì vậy hồ sơ cần được cập nhật định kỳ để luôn phản ánh đúng thực tế. HR nên thiết lập lịch kiểm tra định kỳ theo quý hoặc 6 tháng/lần để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác, đầy đủ.

3.4 Bước 4: Tra cứu, sử dụng và phân quyền

Khi có nhu cầu sử dụng hồ sơ để tính lương, xét thưởng, ký phụ lục hợp đồng hoặc làm việc với cơ quan chức năng, việc tra cứu nhanh chóng và chính xác là rất quan trọng.

Đồng thời, cần thiết lập phân quyền truy cập rõ ràng trong nội bộ để đảm bảo an toàn, tránh rò rỉ thông tin.

3.5 Bước 5: Xử lý khi nhân sự nghỉ việc

Khi nhân viên chấm dứt hợp đồng, hồ sơ cần được chuyển trạng thái lưu trữ, kèm theo các tài liệu thanh lý, quyết định nghỉ việc, bảo lưu bảo hiểm… Hồ sơ này phải được lưu giữ tối thiểu theo quy định pháp luật, đồng thời khóa quyền truy cập của cá nhân đó trên hệ thống.

Chi tiết 5 bước quản lý hồ sơ nhân sự

4. Quy trình quản lý hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Áp dụng quy trình quản lý hồ sơ nhân sự theo tiêu chuẩn ISO không chỉ giúp doanh nghiệp tăng tính chuyên nghiệp, mà còn đảm bảo tuân thủ các yêu cầu quản trị quốc tế, đặc biệt trong các lĩnh vực như sản xuất, tài chính, công nghệ, y tế…

Trong đó, ISO 9001:2015 là tiêu chuẩn quản lý chất lượng phổ biến nhất, có yêu cầu rõ ràng về kiểm soát thông tin dạng văn bản, bao gồm cả hồ sơ nhân sự. Các nguyên tắc ISO đặt ra giúp đảm bảo hồ sơ nhân sự được kiểm soát chặt chẽ, truy xuất dễ dàng và cập nhật kịp thời.

Các yêu cầu chính theo ISO 9001:2015

• Xác định rõ danh mục hồ sơ cần lưu: Gồm loại hồ sơ, nội dung, người chịu trách nhiệm và thời gian lưu trữ.
• Kiểm soát phiên bản và cập nhật: Mỗi khi có thay đổi thông tin (về hợp đồng, lương, chức danh…), phải lưu lại phiên bản mới, đánh dấu ngày sửa đổi và người thực hiện.
• Bảo mật và phân quyền: Chỉ những người được phân quyền mới có thể truy cập, chỉnh sửa hoặc in ấn hồ sơ nhân sự.
• Truy xuất và thu hồi nhanh chóng: Hệ thống lưu trữ phải đảm bảo khả năng tìm kiếm nhanh, có log truy cập và phục hồi dữ liệu khi cần.
• Đánh giá định kỳ: ISO yêu cầu tổ chức thực hiện kiểm tra, đánh giá việc quản lý hồ sơ định kỳ để đảm bảo tính tuân thủ và cải tiến liên tục.

5. Cách lưu trữ, bảo quản hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân sự không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo tính liên tục, minh bạch và tuân thủ pháp luật trong công tác quản trị nhân lực. Dưới đây là những phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách an toàn và khoa học:

5.1 Phân loại hồ sơ khoa học ngay từ đầu

Ngay từ khâu tiếp nhận, doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ theo nhóm nội dung như:

• Hồ sơ cá nhân (CMND/CCCD, sơ yếu lý lịch…)
• Hồ sơ pháp lý (hợp đồng lao động, quyết định…)
• Hồ sơ đào tạo, đánh giá, khen thưởng – kỷ luật
• Hồ sơ bảo hiểm, lương, phụ cấp

5.2 Lưu trữ hồ sơ vật lý đúng chuẩn

Với các tài liệu giấy, doanh nghiệp nên sử dụng tủ hồ sơ chuyên dụng, chống ẩm, chống cháy, sắp xếp theo mã số nhân viên hoặc phòng ban.

Mỗi bộ hồ sơ cần được đánh dấu rõ ràng, tránh thất lạc, sai lệch thông tin. Ngoài ra, nên có nhật ký mượn – trả hồ sơ để kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng nội bộ.

5.3 Số hóa hồ sơ nhân sự bằng phần mềm HRM

Việc số hóa không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn mang lại hiệu quả vượt trội trong quản lý. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm HRM như EasyHRM để:

• Lưu trữ hồ sơ điện tử tập trung
• Tra cứu thông tin nhanh, mọi lúc mọi nơi
• Đồng bộ hồ sơ với các phân hệ chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất
• Thiết lập lịch nhắc tự động khi hồ sơ cần cập nhật

5.4 Tăng cường bảo mật và kiểm soát quyền truy cập

Bảo mật thông tin nhân sự là yêu cầu bắt buộc trong mọi tổ chức. Khi lưu trữ trên hệ thống, cần:

• Phân quyền truy cập theo vai trò (nhân sự, kế toán, trưởng phòng…)
• Ghi log hoạt động: ai truy cập, thời điểm nào, thực hiện hành động gì
• Sao lưu định kỳ, đặt mật khẩu, mã hóa file nhạy cảm
• Cập nhật chính sách bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật

Cần có phương pháp lưu trữ hồ sơ

6. EasyHRM – Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự nên dùng

Trong kỷ nguyên số, quản lý hồ sơ nhân sự không thể dừng lại ở việc lưu trữ thủ công, rời rạc. Doanh nghiệp cần một giải pháp toàn diện, dễ triển khai và đồng bộ thông tin – và EasyHRM chính là phần mềm đáp ứng trọn vẹn điều đó. Phát triển bởi Softdreams, EasyHRM nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số dành cho doanh nghiệp Việt, với mục tiêu tự động hóa nghiệp vụ nhân sự từ A-Z.

Những lý do khiến EasyHRM được HR tin dùng:

• Lưu trữ hồ sơ tập trung: Thông tin nhân viên, hợp đồng, lương thưởng… đều nằm gọn trong một hệ thống, tìm là ra, kiểm soát dễ dàng.
• Theo dõi lộ trình nghề nghiệp: Quá trình thăng tiến, đào tạo, đánh giá năng lực được cập nhật rõ ràng theo từng giai đoạn.
• Đề xuất & khen thưởng linh hoạt: Ghi nhận KPI, đề xuất khen thưởng giúp xây dựng văn hóa nội bộ tích cực.
• Điều phối nhân sự thông minh: Kết nối với hệ thống chấm công, phân ca, sắp xếp nhân sự nhanh chóng, phù hợp từng dự án.
• Kho tài liệu nhân sự sẵn có: Mẫu báo cáo, hợp đồng, quyết định… đầy đủ, tiết kiệm thời gian soạn thảo.

EasyHRM lưu trữ tập trung hồ sơ NS

7. FAQ về quy trình quản lý hồ sơ nhân sự

7.1 Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là tập hợp các tài liệu, thông tin liên quan đến một nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Bao gồm: sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bằng cấp, chứng chỉ, bảng lương, đánh giá hiệu suất, quyết định bổ nhiệm – điều chuyển – khen thưởng – kỷ luật, v.v… Hồ sơ này phục vụ cho việc quản trị nhân sự, tính lương, đóng BHXH, pháp lý và lưu trữ nội bộ.

7.2 Có nên dùng Excel để quản lý hồ sơ không?

Excel có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự và quy trình đơn giản. Tuy nhiên, khi số lượng nhân viên tăng lên, việc quản lý hồ sơ bằng Excel sẽ trở nên rối rắm, dễ sai sót và khó kiểm soát.

Do đó, các doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp như EasyHRM để tối ưu hóa dữ liệu, bảo mật thông tin và kết nối với các nghiệp vụ khác như chấm công, tính lương, đánh giá.

7.3 Bộ hồ sơ nhân sự tiêu chuẩn gồm những gì?

Một bộ hồ sơ nhân sự đầy đủ thường bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Sơ yếu lý lịch, CMND/CCCD, hộ khẩu
• Hồ sơ tuyển dụng: Đơn xin việc, CV, bằng cấp, chứng chỉ
• Hợp đồng lao động và các phụ lục liên quan
• Tài liệu pháp lý: Quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, kỷ luật (nếu có)
• Hồ sơ lương – thưởng: Bảng lương, phiếu lương, thuế TNCN
• Bảo hiểm xã hội – y tế – thất nghiệp
• Đánh giá hiệu suất, KPI, đào tạo, đề xuất tăng lương
• Hồ sơ nghỉ việc (nếu có): Quyết định thôi việc, bàn giao, thanh lý hợp đồng

8. Tạm kết

Quy trình quản lý hồ sơ nhân sự không còn đơn thuần là việc lưu trữ giấy tờ mà đã trở thành một phần quan trọng trong chiến lược quản trị và phát triển nhân lực. Một quy trình bài bản, đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và tăng hiệu quả vận hành.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để số hóa và chuyên nghiệp hóa công tác quản lý hồ sơ nhân sự, thì EasyHRM chính là lựa chọn đáng đầu tư. Phần mềm hỗ trợ lưu trữ tập trung, tra cứu nhanh, cập nhật linh hoạt và bảo mật cao.

Dùng thử EasyHRM ngay hôm nay để tối ưu quy trình quản lý hồ sơ nhân sự và đưa bộ phận HR của bạn tiến gần hơn tới chuẩn quản trị hiện đại!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về EasyHRM, đừng ngần ngại liên hệ theo thông tin:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM