Quyết định điều chuyển nhân sự là giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp phân bổ lại nguồn lực, sắp xếp nhân sự hợp lý và phục vụ mục tiêu phát triển chung. Tuy nhiên, nếu thiếu quy trình rõ ràng và cách truyền đạt phù hợp, việc này dễ gây hoang mang hoặc phản ứng tiêu cực từ người lao động. Bài viết của Phần mềm quản lý nhân sự EasyHRM sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm, mẫu biểu, quy trình và cách thông báo nội bộ chuyên nghiệp khi thực hiện điều chuyển trong doanh nghiệp.

Quyết định điều chuyển nhân sự chuẩn form

1. Tìm hiểu chung về điều chuyển nhân sự

1.1 Điều chuyển nhân sự là gì?

Điều chuyển nhân sự là quá trình doanh nghiệp thay đổi vị trí làm việc, bộ phận hoặc địa điểm công tác của người lao động, nhưng không chấm dứt hợp đồng lao động.

Mục tiêu là để sắp xếp nhân sự hợp lý hơn với năng lực, chuyên môn, hoặc nhu cầu vận hành tại thời điểm đó.

Xem Thêm: 15+ Cách Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả Trong Doanh Nghiệp Hiện Đại

1.2 Các trường hợp cần áp dụng điều chuyển nhân sự

Doanh nghiệp thường ra quyết định điều chuyển nhân sự trong những tình huống phổ biến sau:

• Sắp xếp lại nhân sự theo cơ cấu tổ chức mới
• Đáp ứng nhu cầu công việc phát sinh tại bộ phận khác
• Nhân viên được đề bạt, luân chuyển để phát triển năng lực quản lý
• Xử lý tình trạng thiếu hụt, dư thừa nhân sự cục bộ
• Yêu cầu từ phía người lao động vì lý do cá nhân (gần nơi ở, hoàn cảnh gia đình…)
• Phù hợp với định hướng điều động nhân sự linh hoạt sau dịch bệnh hoặc biến động kinh tế.

1.3 Phân biệt điều động và điều chuyển nhân sự

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa điều động và điều chuyển nhân sự, dù cả hai đều liên quan đến việc thay đổi vị trí làm việc. Điểm khác biệt chính nằm ở phạm vi và mục đích áp dụng:

Điều chuyển nhân sự nhằm mục đích tối ưu nguồn lực

2. Quy trình điều chuyển nhân sự nội bộ đúng chuẩn

Để đảm bảo việc điều chuyển nhân sự diễn ra minh bạch, đúng quy định và hạn chế tối đa ảnh hưởng tiêu cực tới tâm lý người lao động, doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình rõ ràng, chuyên nghiệp. Dưới đây là các bước điều chuyển nhân sự nội bộ thường được áp dụng:

2.1. Đánh giá lý do và nhu cầu điều chuyển

Trước tiên, bộ phận quản lý hoặc nhân sự cần xác định rõ mục tiêu điều chuyển: là để bổ sung nhân sự cho bộ phận khác, sắp xếp lại cơ cấu, phát triển năng lực nhân sự hay xuất phát từ đề xuất cá nhân. Việc đánh giá kỹ lưỡng lý do sẽ giúp đưa ra quyết định chính xác, phù hợp với cả người lao động và tổ chức.

2.2. Trao đổi trước với nhân sự liên quan

Việc trao đổi minh bạch với nhân sự được điều chuyển là bước quan trọng giúp giảm bớt lo lắng, tránh hiểu nhầm. Trong cuộc trao đổi, người quản lý nên làm rõ lý do, kỳ vọng và lộ trình điều chuyển, đồng thời lắng nghe phản hồi để đảm bảo tính thiện chí và sự đồng thuận.

2.3. Lập tờ trình đề xuất & trình ký phê duyệt

Sau khi thống nhất về mặt chủ trương, bộ phận nhân sự hoặc người quản lý trực tiếp sẽ lập tờ trình điều chuyển nhân sự gửi lên Ban Giám đốc hoặc người có thẩm quyền để phê duyệt. Tờ trình cần nêu rõ thông tin cá nhân, vị trí cũ – mới, lý do và thời gian dự kiến điều chuyển.

2.4. Soạn và ban hành quyết định điều chuyển nhân sự nội bộ

Sau khi được phê duyệt, bộ phận nhân sự tiến hành soạn quyết định điều chuyển nhân sự theo mẫu chuẩn, có đóng dấu và ký xác nhận. Văn bản này có tính pháp lý và là căn cứ để các phòng ban thực hiện đúng theo nội dung điều chuyển.

2.5. Ra thông báo điều chuyển nhân sự đến các phòng ban liên quan

Một thông báo nội bộ cần được gửi tới các phòng/ban liên quan để phối hợp bàn giao, tiếp nhận và sắp xếp công việc cho nhân sự được điều chuyển. Thông báo có thể đăng trên hệ thống nội bộ hoặc gửi email trực tiếp tới các bộ phận liên quan.

2.6. Bàn giao công việc & theo dõi hiệu quả sau điều chuyển

Cuối cùng, quá trình bàn giao công việc giữa các bên cần được thực hiện đầy đủ, rõ ràng và có biên bản xác nhận. Sau điều chuyển, bộ phận nhân sự và quản lý mới cần theo sát hiệu quả làm việc của nhân sự để kịp thời hỗ trợ, điều chỉnh nếu cần.

6 bước điều chuyển nhân sự

3. Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự – Đầy đủ & dễ áp dụng

Tùy theo đặc thù doanh nghiệp, mẫu biểu có thể linh hoạt điều chỉnh nhưng vẫn phải đảm bảo rõ ràng và đúng quy định. Dưới đây là 3 mẫu quyết định phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo và sử dụng ngay.

3.1 Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự theo chuẩn hành chính

Dành cho doanh nghiệp cần văn bản hành chính rõ ràng, đầy đủ, phù hợp với hồ sơ nội bộ hoặc thanh kiểm tra.

⇒ Tải Mẫu quyết định điều chuyển nhân sự theo chuẩn hành chính

3.2 Mẫu quyết định điều động nhân sự sang chi nhánh khác

Áp dụng trong trường hợp nhân sự được chuyển đến một địa điểm làm việc mới (tỉnh/thành khác), có điều chỉnh cả nơi công tác và bộ phận quản lý.

⇒ Tải Mẫu quyết định điều động nhân sự sang chi nhánh khác

3.3 Mẫu điều chuyển nhân sự nội bộ giữa các phòng ban

Phù hợp với tình huống tái bố trí nhân sự trong cùng hệ thống công ty, không thay đổi địa điểm làm việc nhưng thay đổi chức năng, nhiệm vụ công việc.

⇒ Tải Mẫu điều chuyển nhân sự nội bộ giữa các phòng ban

Mẫu điều chuyển nhân sự

4. Mẫu thông báo điều chuyển nhân sự – Chuyên nghiệp, linh hoạt

Bên cạnh quyết định điều chuyển, doanh nghiệp cũng cần ban hành thông báo điều chuyển nhân sự để cập nhật tới toàn bộ phòng ban liên quan, đảm bảo tính minh bạch và phối hợp suôn sẻ trong quá trình chuyển giao.

Mẫu thông báo nên được trình bày rõ ràng, ngắn gọn nhưng đầy đủ các thông tin cốt lõi như: họ tên nhân sự, phòng ban/vị trí cũ – mới, thời gian điều chuyển và các yêu cầu phối hợp thực hiện.

Việc sử dụng mẫu chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách vận hành nội bộ.

⇒ Tải Mẫu thông báo điều chuyển nhân sự

5. Quy định điều chuyển nhân sự nội bộ doanh nghiệp cần biết

Việc điều chuyển nhân sự nội bộ tuy không phải là chấm dứt hợp đồng lao động, nhưng vẫn chịu sự điều chỉnh của Bộ luật Lao động hiện hành. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nguyên tắc quan trọng sau:

• Không được làm thay đổi trái luật quyền lợi của người lao động: Mọi điều chuyển phải đảm bảo không cắt giảm thu nhập bất hợp lý hoặc làm việc ở điều kiện thấp hơn.
• Phải có sự trao đổi, thông báo trước với nhân sự: Theo luật, việc điều chuyển công việc khác so với hợp đồng cần có sự đồng thuận hoặc thông báo ít nhất 3 ngày làm việc.
• Phải ban hành văn bản rõ ràng: Bao gồm quyết định điều chuyển và thông báo đi kèm, ghi rõ vị trí, thời gian, lý do, trách nhiệm các bên.
• Tuân thủ thời gian và điều kiện lao động: Nếu điều chuyển sang vị trí tạm thời không đúng chuyên môn, doanh nghiệp cần có thời hạn cụ thể và không được kéo dài quá 60 ngày (trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản).

Tuân thủ đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro pháp lý và duy trì được uy tín trong nội bộ.

6. Những lưu ý giúp điều chuyển nhân sự diễn ra suôn sẻ

Dù không chấm dứt hợp đồng lao động, việc điều chuyển nhân sự nội bộ vẫn phải tuân theo các quy định của Bộ luật Lao động. Doanh nghiệp cần lưu ý một số nguyên tắc quan trọng sau:

• Không xâm phạm quyền lợi người lao động: Việc điều chuyển không được làm giảm thu nhập hoặc thay đổi điều kiện làm việc theo hướng bất lợi một cách trái luật.
• Phải trao đổi và thông báo trước: Nếu công việc được điều chuyển khác với nội dung trong hợp đồng, doanh nghiệp cần thông báo trước ít nhất 3 ngày hoặc có sự đồng thuận bằng văn bản.
• Văn bản phải rõ ràng, đầy đủ: Bao gồm quyết định điều chuyển và thông báo đi kèm, nêu rõ vị trí, thời gian, lý do và trách nhiệm của các bên.
• Tuân thủ thời hạn và điều kiện lao động: Nếu điều chuyển sang vị trí tạm thời không đúng chuyên môn, thời gian không được vượt quá 60 ngày, trừ khi có thỏa thuận khác bằng văn bản.

Lưu ý khi điều chuyển nhân sự

7. Câu hỏi thường gặp về điều chuyển nhân sự

7.1. Điều chuyển nhân sự có cần sự đồng ý của nhân sự không?

Trong trường hợp điều chuyển công việc đúng chuyên môn, trong cùng địa điểm làm việc và không làm ảnh hưởng bất lợi đến quyền lợi của người lao động, doanh nghiệp có thể ra quyết định mà không cần sự đồng thuận.

Tuy nhiên, nếu điều chuyển sang vị trí khác chuyên môn, địa điểm khác hoặc có ảnh hưởng đáng kể đến thu nhập, cần có sự trao đổi và đồng ý từ phía người lao động theo quy định tại Bộ luật Lao động.

7.2. Khi điều chuyển có cần giữ nguyên lương không?

Nguyên tắc chung là không được cắt giảm thu nhập trái quy định.

Nếu vị trí mới có mức lương thấp hơn, doanh nghiệp cần có lộ trình điều chỉnh rõ ràng và được người lao động đồng ý bằng văn bản. Trường hợp lương tăng sau điều chuyển, cần ghi rõ trong quyết định hoặc phụ lục hợp đồng.

7.3. Gửi thông báo điều chuyển trước bao lâu là hợp lý?

Doanh nghiệp nên gửi thông báo điều chuyển ít nhất từ 3 – 7 ngày làm việc trước ngày áp dụng chính thức.

Thời gian này đủ để người lao động chuẩn bị tinh thần, bàn giao công việc và đơn vị tiếp nhận sắp xếp công tác tổ chức nội bộ.

7.4. Gửi thông báo điều chuyển qua email có được không?

Hoàn toàn được, nếu doanh nghiệp đã có quy định nội bộ hoặc văn hóa sử dụng email làm kênh trao đổi chính thức.

Tuy nhiên, thông báo email thường nên đi kèm với quyết định bản cứng hoặc văn bản PDF có chữ ký, con dấu để đảm bảo tính pháp lý.

7.5. Phần mềm nào hỗ trợ điều chuyển và quản lý nhân sự hiệu quả?

EasyHRM là một trong những phần mềm quản trị nhân sự hrm. Trong đó có tính năng theo dõi và quản lý điều chuyển nhân sự.

Từ việc cập nhật hồ sơ, quy trình phê duyệt điều chuyển đến lưu trữ quyết định và thông báo, tất cả đều được số hóa – giúp doanh nghiệp xử lý nhanh gọn, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian vận hành.

EasyHRM hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý nhân sự

Trên đây là những thông tin quan trọng về quyết định điều chuyển nhân sự, từ khái niệm, quy trình đến biểu mẫu áp dụng thực tế. Hy vọng bài viết giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng, triển khai điều chuyển nội bộ một cách minh bạch, hợp lý và hiệu quả hơn.

Để quá trình điều chuyển nhân sự diễn ra nhanh gọn, minh bạch và đúng quy định, doanh nghiệp nên áp dụng giải pháp số hóa toàn bộ quy trình trên phần mềm EasyHRM.

Với EasyHRM, bạn dễ dàng cập nhật hồ sơ, theo dõi luồng phê duyệt, ban hành quyết định và thông báo chỉ trong vài thao tác.

Trải nghiệm miễn phí ngay hôm nay để tối ưu quy trình quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn!

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN VÀ DÙNG THỬ

HOÀN TẤT ĐĂNG KÝ

Gửi thông tin thành công, EasyHRM sẽ liên hệ sớm nhất đến với quý khách hàng!

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về EasyHRM, đừng ngần ngại liên hệ theo thông tin:

• Hotline: 0869425631
• Gmail: info@softdreams.vn
• Website: https://easyhrm.vn/
• Facebook: Phần mềm quản trị nhân sự EasyHRM